В Битрикс24 Почту можно перенести письма сотрудников из другого почтового сервиса. Так при переезде компания не теряет переписку: сотрудники сразу видят свои письма в новых корпоративных ящиках.

Перенос понадобится, если корпоративная почта перестала синхронизироваться с Битрикс24 из-за ограничений стороннего сервиса. Если почта работает, перенести ее можно по желанию — например, чтобы управлять ящиками сотрудников в Битрикс24 без отдельного почтового провайдера.
Битрикс24 Почта: корпоративные ящики на домене компании

Что подготовить перед переносом

Подключите домен и создайте ящики. Подключите домен компании к Битрикс24 Почте, подтвердите владение доменом и создайте ящики для всех сотрудников, чью почту переносите. Перенести письма можно только в существующие ящики.

Создать ящики можно до смены MX-записи — для этого достаточно подтвердить владение. MX-запись — это настройка домена, которая определяет, на какой почтовый сервер доставлять входящие письма.
Как подключить домен к Битрикс24 Почте
Как создать корпоративные ящики в Битрикс24 Почте

Проверьте доступ к настройкам домена. Чтобы новые письма начали приходить в Битрикс24 Почту, в настройках домена нужно будет изменить MX-запись. Если домен настраивает другой сотрудник или подрядчик, заранее договоритесь с ним, когда он изменит запись.

Подготовьте данные для подключения к прежней почте. Для переноса понадобятся адреса и пароли прежних ящиков. Еще понадобятся адрес IMAP-сервера и порт прежнего сервиса, например imap.example.ru и 993. Обычно их указывают в справке почтового сервиса. Консоль может определить сервер автоматически, но на всякий случай подготовьте эти данные заранее.

Некоторые сервисы не дают подключаться к почте из сторонних программ по обычному паролю. В этом случае создайте в прежнем сервисе пароль для приложений с доступом к почте по IMAP.

Подготовьте список ящиков. Адреса и пароли прежних ящиков добавляют списком в консоль Битрикс24 Почты — это отдельная страница для настройки почты компании, она откроется, когда будете запускать перенос. Список можно загрузить файлом или вставить текстом. Если ящиков немного, его можно заполнить вручную при запуске.

source_email;target_email;password;source_host;source_port
a.ivanova@company.ru;a.ivanova@company.ru;пароль1;;
p.smirnov@company.ru;p.smirnov@company.ru;пароль2;imap2.company.ru;993

Предупредите сотрудников. Пока идет перенос, сотрудники не смогут отправлять письма. Заранее сообщите им, когда начнется перенос.

Как запустить перенос

Перенос запускают в консоли Битрикс24 Почты. Чтобы открыть консоль:

1. Откройте раздел Почта и нажмите Управлять ящиками сотрудников. Откроется страница Подключенные ящики.
2. В блоке Переведите почту компании в Битрикс24 нажмите Перевести почту компании. Консоль откроется в новой вкладке.

Для входа в консоль администратору не нужен почтовый ящик в Битрикс24 Почте. Чтобы позже вернуться в консоль, например проверить ход переноса, на той же странице нажмите Настроить почту компании.

В консоли запустите перенос:

1. Откройте раздел Миграции — здесь собраны все переносы, список можно отфильтровать по состоянию и домену.
2. Нажмите Создать миграцию.
3. В поле Домен выберите домен, к которому подключены ящики сотрудников. Если у компании несколько доменов, каждый домен переносят отдельно.
4. В полях Сервер-источник и Порт сервера-источника укажите адрес и порт IMAP-сервера прежнего сервиса. Если оставить поля пустыми, консоль попробует определить сервер автоматически.
5. Добавьте ящики одним из способов:

• загрузите файл в поле Файл со списком ящиков,
• вставьте список в поле Содержимое списка,
• добавьте строки по одной кнопкой Добавить строку.

6. Проверьте список. Консоль сразу показывает, сколько строк заполнено верно и сколько с ошибками. Строки с ошибками не перенесутся, поэтому исправьте или удалите их. Ящики без пароля будут перенесены только после указания пароля.
7. Нажмите Создать задание. Откроется карточка переноса.

Как проходит перенос

Консоль переносит письма в два прохода. Первый проход начинается сразу после запуска и копирует всю историю писем, без ограничения по дате, пока почта еще приходит на прежний сервис. Догоняющий проход запускают после смены MX-записи: он копирует письма, которые пришли на прежний сервис за это время. Ход переноса виден в карточке: прогресс, число и объем перенесенных писем, состояние каждого ящика.

Пока идет перенос, сотрудники могут читать и искать письма, но не могут их отправлять. В Битрикс24 они видят сообщение о переносе, а после завершения получают уведомление. Настраивать сотрудникам ничего не нужно.

Состояние переноса видно в списке раздела Миграции и в карточке переноса:

• Ожидает начала — перенос создан, но еще не начался.
• Идет перенос — письма копируются.
• Приостановлено — перенос остановлен.
• Проход завершен — очередной проход закончился, перенос остается открытым.
• Завершено — перенос закрыт, итог зафиксирован.
• Ошибка — перенос не удался.
• Отменено — перенос отменили.

Состояние каждого ящика видно в таблице ящиков в карточке переноса:

• Ожидает начала — перенос этого ящика еще не начался.
• Нужен пароль — в строке ящика не указан пароль.
• Идет перенос — письма этого ящика копируются.
• Перенесен — письма ящика скопированы.
• Ошибка — письма ящика скопировать не удалось.
• Исключен — ящик убран из переноса.

Когда проход завершится, проверьте результат в отчете. Он показывает число перенесенных ящиков и писем, их общий объем и ошибки. Чтобы получить отчет, в карточке переноса нажмите Сформировать отчет.

Отчет не обновляется автоматически: после каждого прохода нажмите Сформировать заново, чтобы увидеть актуальные данные.

Как переключить прием писем и завершить перенос

Новые письма приходят на прежний сервис, пока на него указывает MX-запись домена. Когда первый проход завершен, переключите прием писем на Битрикс24 Почту и перенесите письма, которые успели прийти в прежние ящики.

Перед переключением проверьте, что:

• первый проход завершен — в карточке переноса состояние Проход завершен,
• в отчете нет ящиков с ошибкой,
• доступ к прежним ящикам еще работает.

Чтобы переключить прием писем:

1. Выберите время переключения и предупредите сотрудников.
2. В консоли откройте раздел Домены и выберите домен. В карточке домена опубликуйте все записи из блока Обязательные записи, кроме MX.
3. В выбранное время замените MX-запись.
4. В карточке домена нажмите Проверить снова и убедитесь, что домен перешел в состояние Активен.
5. В карточке переноса нажмите Догоняющий проход. Консоль перенесет письма, которые пришли на прежний сервис после первого прохода. Уже перенесенные письма повторно в отчет не попадут.

Когда догоняющий проход закончится, сформируйте отчет заново. Если в нем не осталось ящиков с ошибкой, нажмите Завершить задание. После завершения перенос нельзя изменить, и консоль больше не пересчитывает итог. Чтобы посмотреть его, откройте карточку переноса и нажмите Показать итог.

Пока перенос не завершен или не отменен, ящики, которые в нем участвуют, нельзя удалить.
Как управлять корпоративными ящиками в Битрикс24 Почте

Перенос можно отменить кнопкой Отменить задание. Отмененный перенос нельзя возобновить.

Что делать, если не получается перенести почту

Собрали частые проблемы при переносе и способы их решения. Если обращаетесь в поддержку Битрикс24, не отправляйте пароли от прежних ящиков и список ящиков.

• В списке ящиков есть строки с ошибками — проверьте адреса и порт в этих строках. Исправьте или удалите их, чтобы продолжить.
• Нет кнопки Перевести почту компании — перенос доступен только администратору Битрикс24. Если вы администратор, проверьте, что перенос доступен на вашем тарифе. Если все верно, подождите: обновление приходит в Битрикс24 постепенно.
• Не открывается консоль — обратитесь в поддержку Битрикс24.