(1).png)
Базы знаний и отдельные документы можно временно скрыть из доступа или удалить, если они больше не нужны. Например, заархивировать документы по проекту, который приостановили, или удалить материалы по продукту, который компания больше не продает.
В статье расскажем, как:
Как работать с Архивом
Чтобы временно убрать базу знаний или отдельные документы из общего доступа, архивируйте их. Документы и их вложения переместятся в раздел Архив — каждый отдельно, с указанием к какому справочнику он относится. Восстановить материалы можно в любой момент.
- Архивировать документы могут сотрудники с правом на редактирование базы знаний.
- Восстанавливать и удалять из архива — с правом на администрирование.
- Право на просмотр позволяет открывать, копировать и скачивать архивные документы в формате .md.
Архивировать документ.
1–2. В меню слева перейдите в раздел База знаний 2.0 и откройте базу знаний или документ.
3–4. Нажмите Три точки (...) > Архивировать.
5. Для документа с вложениями отметьте галочкой Архивировать вместе со вложенными документами, если нужно переместить в Архив всю ветку. Если опция не активна, архивируется только выбранный документ — вложения останутся в базе знаний и поднимутся на уровень выше.
6. Подтвердите действие.
Переместить базу знаний или документ в Архив можно также через чат с Агентом BitrixGPT.
Как работать в Базе знаний 2.0 с Агентом BitrixGPT
Уроки, обучение, полезные истории, кейсы и эксклюзивные эфиры — все в канале Max для пользователей «Битрикс24 печатает»
Восстановить или удалить документ.
1. На панели управления слева перейдите в раздел Архив.
Как работать с панелью управления
2–3. Чтобы управлять всеми архивными документами, нажмите в правом верхнем углу Три точки (...) и выберите действие:
- Восстановить все — все архивные документы снова станут доступны пользователям.
- Удалить все — документы переместятся в Корзину. Потребуется подтверждение действия.
4–6. Чтобы управлять отдельным документом, откройте его и нажмите Три точки (...) > Восстановить или Удалить — потребуется подтверждение действия.
Архивировать документ.
1–2. В правом нижнем углу нажмите Меню > База знаний 2.0.
3–4. Нажмите в левом верхнем углу на Меню (☰ ) и откройте базу знаний или документ.
5–6. Нажмите в правом верхнем углу Три точки (...) > Архивировать.
7. Для документа с вложениями отметьте галочкой Архивировать вместе со вложенными документами, если нужно переместить в Архив всю ветку. Если опция не активна, архивируется только выбранный документ — вложения останутся в базе знаний и поднимутся на уровень выше.
8. Подтвердите действие.
Восстановить или удалить документ.
1–2. Нажмите в левом верхнем углу Меню (☰) > Архив.
3–4. Чтобы управлять всеми архивными документами, нажмите в правом верхнем углу Три точки (...). Выберите действие Восстановить все или Удалить все — потребуется подтверждение действия.
5–6. Чтобы управлять отдельным документом, откройте его и нажмите Три точки (...) > Восстановить или Удалить — потребуется подтверждение действия.
Как работать с Корзиной
Если база знаний или документ больше не нужны, их можно удалить: база знаний удалится сразу, а документы из нее переместятся в раздел Корзина — каждый отдельно, с указанием к какому справочнику он относится. Материалы можно восстановить в течение 30 дней — после этого срока они станут недоступны.
- Перемещать документы в корзину могут сотрудники с правом на редактирование базы знаний.
- Восстанавливать и окончательно удалять — с правом на администрирование.
- Если база знаний удалена, восстановить документ может его автор или сотрудник, который его удалил.
- Право на просмотр позволяет открывать, копировать и скачивать удаленные документы в формате .md.
Переместить документ в Корзину.
1. В меню слева перейдите в раздел База знаний 2.0.
2–4. Откройте базу знаний или документ, нажмите Три точки (...) > Удалить.
5. Для документа с вложениями отметьте галочкой Удалить вместе со вложенными документами, если нужно переместить в Корзину всю ветку. Если опция не активна, удаляется только выбранный документ — вложения останутся в базе знаний и поднимутся на уровень выше.
6. Подтвердите действие.
Переместить базу знаний или документ в Корзину можно также через чат с Агентом BitrixGPT.
Восстановить или навсегда удалить документ.
1. На панели управления слева перейдите в раздел Корзина.
2–3. Чтобы управлять всеми удаленными документами, нажмите в правом верхнем углу Три точки (...). Выберите действие:
- Восстановить все — все удаленные документы снова станут доступны пользователям. Доступ к документам останется прежним.
- Очистить корзину — документы будут удалены без возможности восстановления. Потребуется подтверждение действия.
4–6. Чтобы управлять отдельным документом, найдите его в списке и откройте. Нажмите Три точки (...) и выберите действие: Восстановить или Удалить навсегда — потребуется подтверждение действия.
Документы, удаленные из Архива, при восстановлении возвращаются в Архив.
Переместить документ в Корзину.
1–2. В правом нижнем углу нажмите Меню > База знаний 2.0.
3–4. Нажмите в левом верхнем углу на Меню (☰ ) и откройте базу знаний или документ.
5–6. Нажмите в правом верхнем углу Три точки (...) > Удалить.
7. Для документа с вложениями отметьте галочкой Удалить вместе со вложенными документами, если нужно переместить в Корзину всю ветку. Если опция не активна, удаляется только выбранный документ — вложения останутся в базе знаний и поднимутся на уровень выше.
8. Подтвердите действие.
Восстановить или навсегда удалить документ.
1–2. Нажмите в левом верхнем углу Меню (☰) > Корзина.
3–4. Чтобы управлять всеми удаленными документами, нажмите в правом верхнем углу Три точки (...) и выберите действие:
- Восстановить все — все удаленные документы снова станут доступны пользователям. Структура восстановленных баз знаний и доступ к ним сохранятся.
- Очистить корзину — документы будут удалены без возможности восстановления. Потребуется подтверждение действия.
5–6. Чтобы управлять отдельным документом, найдите его в списке и откройте. Нажмите Три точки (...) и выберите действие Восстановить или Удалить навсегда — потребуется подтвердить действие.
Документы, удаленные из Архива, при восстановлении возвращаются в Архив.
Коротко
- В Базе знаний 2.0 можно временно скрывать контент из доступа или удалять его, если материалы больше не нужны. Действия доступны в Битрикс24 на компьютере и в мобильном приложении Битрикс24.
- Чтобы временно скрыть базу знаний или документ из доступа — заархивируйте его. Восстановить можно в любой момент через раздел Архив.
- Чтобы удалить ненужный документ — переместите его в Корзину. Там он хранится 30 дней, после чего удаляется автоматически.
- Если документ переместили в Корзину из Архива, при восстановлении он вернется в Архив.