В задачах Битрикс24 сотрудник может быть постановщиком, исполнителем, соисполнителем или наблюдателем. Эти роли определяют участие в конкретной задаче, но не ограничивают доступ к изменениям. Если у всех сотрудников есть полный доступ, они смогут вносить изменения в задачи или удалять их. Это может привести к ошибкам и задержкам в работе.

Права доступа определяют, кто может редактировать задачи и шаблоны, а кто — только ставить и выполнять поручения. Это помогает избежать случайных изменений и сохранить порядок в работе.

По умолчанию настроить права доступа может администратор Битрикс24, но он может выдать права другим сотрудникам. Чтобы настроить права, откройте Задачи и проекты > Еще > Права доступа.

В статье расскажем, как:

• выбрать стандартные роли
• создать и настроить свои роли,
• настроить права доступа,
• присвоить роли сотрудникам.

Выбрать стандартные роли

В правах доступа на задачи есть три роли с готовыми наборами прав:

• Полный доступ — по умолчанию эта роль есть только у администратора Битрикс24, но он может выдать ее другим сотрудникам. Пользователь с этой ролью может выполнять любые действия с задачами, а также управлять правами доступа.
• Руководитель — роль автоматически назначается руководителям отделов в структуре компании. Они могут управлять задачами отдела, но не могут настраивать роли и права доступа. Руководители всегда видят задачи своих подчиненных, даже если такое право отключено в настройках.
• Менеджер — роль автоматически назначается всем сотрудникам. Пользователи работают только со своими задачами и не видят задачи коллег.

Создать и настроить свои роли

Если стандартные роли не подходят, их можно скопировать, отредактировать или создать новые.

Создать новую роль. Роль можно создать с нуля, чтобы настроить права доступа под процессы компании.

1–2. Нажмите Создать роль и укажите ее название.
3. Настройте нужные права с помощью переключателей.
4. Кликните Сохранить.

Скопировать роль. Это поможет создать новую роль с похожими правами, чтобы не настраивать ее с нуля.

1. Нажмите Копировать из роли и выберите нужную роль из списка.
2. Укажите название новой роли.
3–4. Настройте права доступа и кликните Сохранить.

Настроить права доступа

В настройках каждой роли можно задать права к разным инструментам в разделе Задачи и проекты.

Задачи — права определяют, что сотрудники могут делать с задачами.

Права для исполнителей:

• Редактирование задачи — изменять название, описание, сроки и другие параметры задачи. Руководитель всегда может редактировать задачи от своих подчиненных, даже если в настройках это право отключено.
• Делегирование задачи — передавать ее другому сотруднику. Руководитель всегда может делегировать задачу подчиненным. В остальных случаях делегирование возможно только если есть право ставить задачи этим сотрудникам.
• Добавление соисполнителя — добавлять в задачу дополнительных участников. Для этого нужно право ставить задачу выбранному сотруднику.
• Смена исполнителя — назначать другого исполнителя. По умолчанию можно выбрать сотрудника своего отдела. Чтобы назначить исполнителем руководителя или сотрудника другого отдела, нужно право ставить им задачи.
• Редактирование чек-листа — изменять и удалять пункты чек-листа. Отмечать выполненные пункты можно независимо от этой настройки.
• Добавление новых пунктов в чек-листы — добавлять новые пункты и редактировать свои. Изменять пункты других участников нельзя.

Права для постановщиков:

• Редактирование задачи после завершения — изменить задачу после того, как исполнитель выполнил ее.
• Удаление задач — удалять задачи, которые поставил сам сотрудник.

Права внутри своего отдела:

• Постановка задач сотрудникам своего отдела — ставить задачи коллегам по отделу.
• Постановка задач начальнику своего отдела — ставить задачи руководителю.
• Просмотр всех задач в своем отделе — видеть задачи сотрудников и руководителя. Право действует во всех отделах, в которых работает пользователь.
• Редактирование доступных задач в своем отделе — редактировать задачи отдела, которые доступны для просмотра.
• Редактирование завершенных задач в своем отделе — изменять завершенные задачи отдела, доступные для просмотра.
• Удаление доступных задач своего отдела — удалять задачи отдела, которые доступны для просмотра.

Права для других отделов:

• Постановка задач начальникам других отделов — ставить задачи руководителям других отделов.
• Постановка задач сотрудникам других отделов — ставить задачи сотрудникам других отделов.
• Просмотр всех задач в других отделах — видеть задачи сотрудников других отделов без участия в них.
• Редактирование доступных задач в других отделах — изменять задачи других отделов, доступные для просмотра.
• Редактирование завершенных задач в других отделах — изменять завершенные задачи других отделов, к которым есть доступ на просмотр.
• Удаление доступных задач в других отделах — удалять задачи коллег из других отделов, к которым есть доступ на просмотр.

Общие права:

• Экспорт задач, к которым есть доступ — выгружать список доступных задач в файл.
• Импорт задач — загружать задачи в Битрикс24 из файла.

Шаблоны задач — права определяют, что сотрудники могут делать с шаблонами. Это помогает сохранить единый стандарт работы и защитить шаблоны от случайных изменений.
Шаблоны задач

• Создание шаблонов задач — создавать новые шаблоны с нужными настройками.
• Просмотр всех шаблонов своего отдела — видеть шаблоны, созданные сотрудниками своего отдела.
• Просмотр всех шаблонов других отделов — видеть шаблоны коллег из других отделов.
• Редактирование шаблонов своего отдела — изменять шаблоны коллег из своего отдела.
• Редактирование шаблонов других отделов — изменять шаблоны других отделов, к которым есть доступ на просмотр.
• Удаление шаблонов, к которым есть доступ — удалять шаблоны, доступные для просмотра.

Потоки — нужны, чтобы собирать в одном месте однотипные задачи от разных сотрудников. В настройках прав доступа можно определить, кто будет создавать новые потоки. Обычно это руководители или сотрудники, которые отвечают за организацию процессов.
Битрикс24 Потоки: начало работы

Роботы — автоматизируют действия в личных задачах: например, отправку уведомлений или создание задачи. По умолчанию настраивать роботов может любой сотрудник, но при необходимости это право можно ограничить. Это помогает избежать путаницы и лишних автоматических действий в задачах.
Роботы и триггеры: как автоматизировать работу с задачами

Права доступа — определяют, кто может изменять настройки прав на задачи. По умолчанию это доступно только администратору Битрикс24, но он может выдать это право другим сотрудникам.

Добавить сотрудников

Нажмите на Плюс (+) под названием роли. Выберите, кому назначить эту роль:

• Последние — отображаются сотрудники, отделы и группы, которых вы искали в любых разделах Битрикс24.
• Группы — предустановленные группы пользователей, которые нельзя изменять. Например, Руководители, Заместители и так далее.
• Мои группы — выберите группу или проект.
• Сотрудники и отделы — выберите пользователя или отдел из структуры компании.
• Поиск — можно найти любого сотрудника, для этого введите его имя в строке поиска.

Рекомендуем прочитать:

• Как контролировать завершенные задачи
• Как использовать теги в задачах и проектах
• Регулярные задачи в Битрикс24: как создать и настроить
• Структура компании: новый интерфейс и возможности