Лист ожидания — помогает не потерять клиента, даже если все слоты заняты. Когда кто-то отменяет запись, менеджер может сразу предложить освободившееся время тем, кто заранее оставил заявку и ждет своей очереди.

С помощью листа ожидания бизнес может:

Сохранить клиентов. Если на нужную дату и время нет свободных слотов, клиент может уйти в другой салон или сервис. Лист ожидания помогает удержать такого клиента: вы сохраняете его контакты и пожелания, и как только освобождается подходящее время — делаете предложение. Например, клиент хотел записаться к стилисту на пятницу, но все занято. Менеджер вносит его в лист ожидания. В четверг кто-то отменяет запись — и менеджер предлагает освободившееся время. Клиент соглашается, и вы не теряете продажу. Кроме того, этот клиент остается в CRM — позже можно сделать повторное предложение.

Загрузить ресурсы. Если кто-то отменил визит в последний момент, без листа ожидания слот может остаться пустым. Лист ожидания позволяет сразу пригласить другого клиента — и время специалиста или оборудование не простаивает. Например, ремонтный сервис работает с ограниченным числом мастеров. Один клиент отменил визит в последний момент, и без замены мастер бы потерял час. Менеджер открывает лист ожидания, находит клиента с похожим запросом и предлагает свободное время. В результате мастер не сидит без дела, а сервис получает оплату за работу.

Сценарии работы с листом ожидания

Лист ожидания поможет в ситуациях, когда количество обращений превышает доступные ресурсы компании или клиенты часто отменяют записи. Вместо отказа вы предлагаете подождать — и как только освобождается время, связываетесь с клиентом из листа ожидания. Это полезно при высоком спросе и частых отменах.

• Сезонный спрос. Когда все слоты заняты, администратор предлагает клиенту оставить свои данные. Если кто-то отменяет запись, менеджер звонит следующему в списке и быстро заполняет свободное время.
• Частые отмены. В салонах красоты отмены случаются за несколько часов до визита. Чтобы избежать простоя, администратор может связаться с клиентом из листа ожидания и предложить освободившееся время.

Например, шиномонтаж ведет запись на замену резины. Все утренние и вечерние слоты заняты на две недели вперед. Клиенты, которые не успели записаться на удобное время, попадают в лист ожидания. Если кто-то отменяет визит, менеджер сразу предлагает освободившееся время ожидающим. Так сервис не теряет время и деньги из-за простоя оборудования.

Использовать лист ожидания в онлайн-записи

Работа с листом ожидания включает четыре действия: добавление клиента, отслеживание свободного времени, перенос в расписание и удаление неактуальных записей. Ниже — четыре шага, как менеджер может работать с листом ожидания:

1. Добавить клиента в лист ожидания. В блоке Лист ожидания нажмите + Добавить. Выберите клиента из CRM или создайте нового, укажите услугу, предпочтительные дату и время. При необходимости добавьте комментарий — например, если у клиента есть пожелания по специалисту. Клиент появится в списке ожидания и будет ждать свободного времени.

2. Проверить лист ожидания. С листом ожидания нужно работать регулярно. Менеджер проверяет список утром и в течение дня, чтобы видеть, кто ждет записи. По умолчанию первыми отображаются последние добавленные записи, поэтому важно обращать внимание на всю очередь — особенно на тех, кто ждет дольше всех.

3. Перенести клиента в расписание. Когда в расписании появляется свободный слот, менеджер перетаскивает запись из листа ожидания в календарь. Битрикс24 записывает клиента на нужное время и отправляет ему уведомление.

4. Удалить неактуальные записи. Если клиент больше не ждет услугу, удалите его из списка — это поможет поддерживать лист ожидания в актуальном состоянии.
Онлайн-запись: как внести клиента в лист ожидания