В Битрикс24 можно общаться с клиентами по почте из карточки CRM. История переписки сохраняется в карточке клиента и вы можете быстро найти нужное письмо. В статье собрали ответы на часто задаваемые вопросы о почте в CRM.
Эта статья поможет узнать:
- почему письма автоматически не сохраняются в CRM,
- кто может создавать лиды и сделки из писем,
- можно ли привязать письмо к другой сделке,
- кто может быть ответственным за письмо в карточке CRM,
- почему у одного и того же письма указано разное время в почте и CRM,
- почему сотрудник не видит письмо в карточке CRM.
Почему письма автоматически не сохраняются в CRM
Если письма автоматически не сохраняются в CRM, но сотрудник может сделать это вручную, проверьте настройки почтового ящика.
1-2. Перейдите в раздел Почта > Настройки (⚙️) > Настройки ящика.
3. Выберите Настроить папки для синхронизации.
4. Проверьте, что указано в пункте Спам перемещать в папку. Если выбрана папка Входящие, то все входящие письма не будут автоматически сохраняться в CRM.
5. Выберите для спама другую папку, например, Спам. После этого входящие письма будут сохраняться в CRM.
Кто может создавать лиды и сделки из писем
Если в настройках почтового ящика включена интеграция с CRM, лиды или сделки создаются автоматически.
Если интеграция выключена, то сотрудник с доступом к почтовому ящику может вручную сохранить письмо в CRM. Для этого в списке входящих писем нажмите В CRM напротив нужного письма.
Можно ли привязать письмо к другой сделке
Чтобы привязать письмо к другой сделке, у сотрудника должны быть права на изменение этих сделок. Настроить права доступа к CRM могут администратор Битрикс24 и сотрудник с правом Разрешить изменять настройки CRM.
Как настроить права доступа к CRM
- Откройте сделку, к которой привязано письмо. В таймлайне рядом с письмом нажмите Открыть.
- Нажмите Еще > Сменить сделку.
Если кнопки Сменить сделку нет, то привязать письмо к другой сделке не получится. Это происходит после конвертации лида в сделку — письмо привязано не только к сделке, но и к лиду.
Поле «Связанные документы» неактивно — в нем нельзя сменить сделку
Кто может быть ответственным за письмо в карточке CRM
Ответственный за письмо в карточке CRM — это сотрудник, ответственный за саму карточку. На него автоматически назначаются все задачи и дела, связанные с письмом (1).
Когда письмо сохраняется в карточку CRM, кроме запланированного дела в таймлане появляется системная запись о новом письме. Рядом с этой записью отображается аватар сотрудника, который подключил почтовый ящик (2). Этот сотрудник может изменить настройки интеграции почты с CRM.
Почему у одного письма указано разное время в почте и CRM
У письма может быть указано три разных времени:
- когда письмо получено фактически,
- когда письмо попало в CRM,
- когда в карточке CRM создано дело из письма.
Когда получено письмо. Перейдите в раздел Почта и откройте нужное письмо. Фактическое время получения письма указано в правом верхнем углу.
Когда письмо попало в CRM. Это время можно посмотреть в таймлайне карточки.
Когда создано дело из письма. У запланированного дела будет указано время, когда письмо попало в CRM. Если дело завершено — время его завершения.
Пример завершенного дела в карточке CRM
Почему сотрудник не видит письмо в карточке CRM
Чтобы сотрудник видел письмо в карточке CRM, у него должны быть права на просмотр элементов, к которым это письмо привязано. Например, если письмо связано со сделкой и контактом, но у сотрудника нет прав доступа к контакту, он не увидит это письмо и в карточке сделки.
Настроить права доступа могут администратора Битрикс24 и сотрудник с правом Разрешить изменять настройки CRM.
Как настроить права доступа к CRM
