Шаблон бизнес-процесса — это заранее настроенный набор действий для быстрого запуска процессов. Чтобы использовать шаблон в CRM, надо заполнить его параметры.

1. Перейдите в раздел Автоматизация.
2-3. Нажмите Бизнес-процессы > Процессы в CRM.
4. Выберите элемент, для которого надо создать шаблон бизнес-процесса. В списке отображаются все элементы СRM и смарт-процессы, для которых можно настроить процессы.
5. Нажмите Добавить шаблон, чтобы создать новый шаблон процесса. Выберите Список шаблонов, чтобы отредактировать существующий шаблон.
6. Перейдите на вкладку Параметры шаблона.

Указать основную информацию

На вкладке Основное заполните поля.

Название — отображается в списке шаблонов.

Описание — напишите, для чего нужен процесс. Это поможет сотрудникам выбрать нужный процесс в списке.

Автоматически запускать — выберите, как запускать бизнес-процесс:

• При добавлении — бизнес-процесс запускается автоматически, когда сотрудник создает элемент.
• При изменении — бизнес-процесс запускается автоматически, когда сотрудник изменяет элемент.

Чтобы запускать процесс вручную, уберите галочки с опции Автоматически запускать.

Скрыть из меню ручного запуска — шаблон смогут видеть и использовать только его создатель и пользователи с правами на запуск.

Сортировка — определяет порядок расположения шаблонов в списке: чем меньше число, тем выше шаблон.

Включить запись событий в журнал на 7 дней — установите галочку, чтобы события процесса попали в журнал отладки. Это позволит протестировать бизнес-процесс и убедиться, что в нем нет ошибок.
Журнал отладки бизнес-процессов: как включить хранение логов

Показать события этого процесса в таймлайне — в карточке CRM отобразятся события бизнес-процесса: новые задания, комментарии, результат и так далее.
События бизнес-процессов в карточке CRM

Когда заполните основные настройки, нажмите Сохранить.

Добавить параметры, переменные и константы

Параметры — это данные, которые сотрудник указывает при запуске процесса. После запуска их нельзя изменить. Например, в процессе «Согласование коммерческого предложения» это может быть имя клиента или срок действия предложения.

Переменные — это временные данные, которые можно изменять после запуска бизнес-процесса. В процессе «Согласование коммерческого предложения» это может быть сумма или менеджер по продажам.

Константы — это постоянные значения, которые нельзя изменить после запуска бизнес-процесса. Это может быть процентная ставка, дата, роль сотрудника и так далее. Например, можно создать константу «Главный бухгалтер» и закрепить за ней конкретного сотрудника.

На вкладках Параметры, Переменные и Константы нажмите Добавить и заполните поля. На каждой вкладке они одинаковые.

• Идентификатор — уникальный код или номер, который присваивается каждому значению в бизнес-процессе. Придумайте свой или оставьте стандартный. Он предотвращает дублирование значений, помогает легко находить и изменять их.
• Название и описание — добавьте информацию для параметра, переменной или константы. Например, при запуске процесса сотруднику надо указать срок действия предложения или имя клиента.
• Тип — выберите из списка подходящий формат: строка, число, дата и так далее. В зависимости от выбранного типа можно указать дополнительные параметры. Например, чтобы создать константу для роли Главный бухгалтер, выберите тип данных Привязка к пользователю и выберите нужного сотрудника.
• Обязательный — сотрудники не смогут запустить процесс, если не укажут значение.
• Множественный — сотрудники смогут указать несколько значений.
• Значение по умолчанию — введите вручную или выберите через форму Вставка значения. Поле заполнится автоматически, но сотрудник сможет его изменить. Например, для переменной с типом Деньги укажите сумму коммерческого предложения.
Форма Вставка значения

Нажмите Ок и Сохранить.

Настроить отображение в воронках

Если настраиваете бизнес-процесс для сделок или смарт-процессов, можно указать, в каких воронках он будет отображаться.

Отметьте нужные воронки в списке. В остальных воронках сотрудники по умолчанию не увидят этот шаблон.
Воронки продаж: как в CRM разделить работу по отделам

Рекомендуем прочитать:

• Как запустить бизнес-процесс в карточке CRM
• Карточка CRM: возможности и настройки
• Туннели продаж в CRM: что это и как настроить