В Потоках Битрикс24 можно собирать задачи отдела или проекта и распределять их между исполнителями.

Перейдите в раздел Задачи и Проекты > Потоки.

Создать Поток можно двумя способами: добавить новый или выбрать готовый пример. В примерах уже есть название, описание и шаблон задачи для Потока. Нажмите Создать Поток или выберите шаблон. Далее перейдите к настройке Потока.

Заполните информацию о Потоке

1. Добавьте название и описание Потока.
2. В поле Кто может добавлять задачи в поток отметьте сотрудников, которые увидят новый Поток и смогут ставить задачи в нем.
3. Укажите срок, за который сотрудник должен выполнить задачу, — в часах, днях или месяцах. Такой же срок автоматически появится во всех задачах Потока.

Настройте Поток

1. Выберите, как распределять задачи между сотрудниками. От этого зависит, кто и когда получит новую задачу:

• По очереди — добавьте сотрудников в очередь распределения задач. Новая задача автоматически назначится следующему сотруднику из списка. Когда все сотрудники получат задачу, распределение начнется заново — с первого в очереди. Такой вариант подойдет командам, где важно распределять нагрузку равномерно.
• Вручную — все задачи назначаются выбранному сотруднику. При необходимости он передает их коллегам. Такой способ удобен, если задачи должен сначала получать координатор или руководитель, который решает, кому поручить работу. Например, в потоке отдела маркетинга все задачи сначала получает менеджер проекта — он оценивает их и распределяет между дизайнером, копирайтером и таргетологом.
• Самостоятельно — сотрудники сами берут задачи, когда готовы приступить к новым. Такой вариант подходит для команд, где задачи распределяются по принципу свободного выбора — без жесткого назначения исполнителя. Например, в потоке «Юридический отдел» задачи создают все сотрудники компании. Юристы открывают список и берут следующую задачу, когда у них появляется возможность заняться новым запросом.
• По правилам автоматизации — задачи создаются и назначаются автоматически с помощью роботов или бизнес-процессов. Исполнитель определяется в настройках: это может быть конкретный сотрудник или значение из поля CRM, например «Ответственный за сделку» или «Создатель лида». Параметры задачи — проект, срок и другие поля — берутся из настроек потока. Например, при переходе сделки на стадию «Договор» робот создает задачу в потоке «Юридическая проверка» и назначает исполнителем юриста, который отвечает за проверку договоров.

2. Настройте дополнительные опции для задач: разрешать исполнителю изменять крайний срок, уведомлять исполнителя на половине срока, отправлять на проверку постановщику.
3. Выберите проект для Потока.
4. Чтобы коллеги создавали задачи в Потоке только по шаблону, сдвиньте переключатель. Выберите шаблон из списка или создайте новый.

Настройте контроль

1. Укажите администратора для контроля Потока. Он получает уведомления по задачам и меняет настройки.
2. Настройте оповещения об изменениях в задачах Потока. Они предупреждают администратора о перегрузке и низкой эффективности команды. Если эффективность упадет, воронка Потока станет красной.
3. Нажмите Сохранить поток.

Чтобы отредактировать, выключить или удалить Поток, нажмите Меню (≡) и выберите действие. Опция Выключить временно приостанавливает работу Потока, и коллеги не смогут поставить в нем задачу. В будущем Поток можно снова включить.

Рекомендуем прочитать:

• Битрикс24 Потоки: начало работы
• Создать задачу в Потоке
• Как распределить задачи в Потоке