Удобная работа со смарт-процессами.

Любые отчеты по данным смарт-процессов Битрикс24. Возможность импортировать элементы в смарт-процесс с помощью Excel шаблона. Распределение элементов смарт-процессов по сотрудникам на отдел, с учетом их рабочего дня и нагрузки. Возможность получить любые данные смарт-процесса. И автоматически синхронизировать комментарии между Сделками и смарт-процессами.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Импорт Товаров
• Смарт-отчеты
• Импорт смарт-процессов
• Конвейер Смарт-Процессов
• Получение данных из полей смарт-процесса
• Синхронизация комментариев в таймлайне
• Мастер отчетов по Смарт-процессам
• Зависимые списки
• Импорт и экспорт смарт-процессов

Импорт Товаров

Импорт, экспорт и обновление товаров в смарт-процессах.

Возможности решения

Приложение позволяет подгружать и выгружать товарные позиции в раздел Товары смарт-процессов. В качестве шаблона используется Excel файл.

Важно: во время установки приложение автоматически создает поля Бренд и Артикул в товарах. Поля могут не использоваться и являются опциональными.

Экспорт

Формируется Excel по шаблону из привязанных товарных позиций к выбранному смарт-процессу и сразу скачивается.

Алгоритм работы с импортом

• В карточке, элементе смарт-процесса откройте приложение Импорт Товаров.

• Скачайте – кнопка Пример – и заполните шаблон файла для импорта: №, Артикул, Бренд, Наименование, Цена, Количество.

• Приложить заполненный файл в форму кнопки Импорт.

Сценарии загрузки

Если товарные позиции есть в смарт-процессе, то перед импортом они все будут удалены.

Приложение проверяет совпадение по наименованию с существующим товаром:

• В случае если товар найден, то в смарт-процессе создается товарная позиция на основании найденного товара.

• Если товар не был найден, то создается новый товар с указанными атрибутами и в смарт-процессе создается товарная позиция на основании созданного товара.

Смарт-отчеты

Любые отчеты на основе смарт-процессов.

Возможности решения

• Любые отчеты по данным смарт-процессов Битрикс24 с использованием нескольких уровней группировки.

• Решение для тех, кому не хватает возможностей типовых отчётов Битрикс24. – Неограниченное количество отчетов по вашим правилам.

Гибкая настройка фильтров. Многоуровневая структура

• Простая группировка по направлениям, стадиям и по ответственным.

• Можно настроить до четырех уровней группировки данных. Легко менять расположение группировок и получать результат в различных ракурсах.

• Быстро и просто увидеть: с какими процессами работает выбранный сотрудник по каждому направлению; с какими клиентами эти процессы связаны; и в каких стадиях находятся процессы в данный момент времени.

• Также можно развернуть стадию процесса и увидеть список процессов, которые в нее входят.

• При клике на строке процесса или колонке с клиентом, в новом окне откроется процесс или карточка клиента.

Дополнительные плюсы и возможности

• Публикация в живую ленту. Удобная коммуникация с коллегами, возможность совместно работать над данными отчета и предлагать новые сценарии развития. Отчет может быть опубликован непосредственно в сообщении и прикреплен файлом.

• Выгрузка в MS EXCEL. Приложение формирует файл, полностью совместимый с MS Excel, включая группировку данных.

Встраивание в интерфейс смарт-процессов

Можно встроить любой отчет в контекстное меню списка элементов смарт-процесса и формировать любой отчет прямо из смарт-процесса.

Импорт смарт-процессов

Импортировать с помощью шаблона элементы в смарт-процесс.

Польза и возможности приложения

• Приложение предоставляет возможность импортировать элементы в выбранный смарт-процесс на вашем портале с помощью MS Excel шаблона, доступного внутри решения.

• Работа с приложением совершенно проста. Скачать шаблон из приложения, заполнить его и затем загрузить. В результате в выбранном смарт-процессе будут созданы новые элементы, взятые из шаблона.

• В зависимости от того, какой смарт-процесс вы выберите в списке у себя на портале, вы получите соответствующие поля внутри скачанного шаблона.

• Польза – возможность быстро, не вручную, открывая каждую сущность, внести необходимые данные или изменения в данные смарт-процессов. Экономия времени сотрудников.

Конвейер Смарт-Процессов

Распределение элементов смарт-процессов по сотрудникам на отдел, с учетом их рабочего дня и нагрузки.

Возможности решения

Приложение для быстрого и равномерного распределения элементов смарт-процессов по сотрудникам.

Примеры использования

• Автоматически распределять заявки в HR-отдел для поиска соискателей.

• Распределять заявки в юридическую службу для обработки: наследственные дела, консультации общего профиля, передача прав собственности и т.д.

• Заявки в отдел технической поддержки и обслуживания продукта и так далее.

Дополнительный функционал

• При распределении на тарифе, где есть учет рабочего времени – можно выбрать статус текущего дня. Опция Учитывать статус дня проверяет, начал ли рабочий день сотрудник.

• Можно сужать фильтры распределения через поля Источник и свое пользовательское поле с типом Список.

• Поле Стадия, с которой будем делать перенос позволяет не только распределять рабочие Сделки, но и Сделки, которые были в отказе, на новых сотрудников отдела продаж.

Получение данных из полей смарт-процесса

Любые данные из смарт-процессов Битрикс24.

В чем польза приложения

Что делать, если возникла необходимость получить данные из сущности Смарт-процессы.

Смарт-процесс в Битрикс24 никак не связан со Сделками, Контактами, Компаниями и другими типовыми сущностями.

Штатным функционалом Битрикс24 не предусмотрено получение данных из смарт-процессов для использования в бизнес-процессах.

Для таких случаев подойдет активити Получение данных из полей смарт-процессов, c помощью которого появляется возможность получить любые данные смарт-процесса из любой CRM-сущности.

Приложение будет полезно, например, если необходимо экспортировать данные из полей смарт-процесса в другую сущность, например, в Сделку. Позволит избавиться от ручного труда.

Получение данных полей из смарт-процессов

Для получения данных необходимо заполнить 3 обязательных поля:

• Идентификатор типа смарт-процесса (его можно увидеть в разделе Смарт-процессы в колонке списка Идентификатор типа смарт-процесса)

• ID элемента (можно посмотреть в карточке смарт-процесса в адресной строке)

• Код поля (можно посмотреть, перейдя в Настройки полей)

Результатом будут поля, которые заполнены данными из карточки смарт-процесса.

Результат использования

Теперь можно легко и быстро получать нужную информацию из смарт-процессов, не заходя в них, если над Сделкой и смарт-процессом работают разные сотрудники и доступ у них должен быть разграничен.

Приложение позволит получить значения полей смарт-процесса, а также использовать эти значения при построении новых бизнес-процессов, что значительно сократит временные и финансовые затраты.

Синхронизация комментариев в таймлайне

Автоматическая синхронизация комментариев между Сделками и смарт-процессами.

Для чего нужно решение

У многих компаний Смарт-процессы логически связаны со Сделками. Например, для Сделки требуется предварительный замер и какой-либо расчёт. В таком случае удобно использовать отдельную воронку Смарт-процесса.

Но если менеджеру по продажам или сотруднику сервисной службы нужно оставить какой-то комментарий, ему приходится оставлять его сразу в двух сущностях, теряя при этом время на переключение между ними.

Основной функционал

Приложение добавит на портал возможность автоматической, двусторонней синхронизации комментариев в таймлайне между Сделками и Смарт-процессами.

При этом можно выбирать Смарт-процессы для которых требуется синхронизация.

Удобная автоматизация

Теперь при написании комментария в таймлайне Сделки он автоматически появится во всех выбранных Смарт-процессах, которые связаны со Сделками.

И наоборот, при создании комментария в Смарт-процессе он автоматически появится в таймлайне Сделки.

Мастер отчетов по Смарт-процессам

Гибкие отчеты по всем смарт-процессам и связанным с ними сущностям CRM.

В чем польза приложения

С Мастером отчетов по смарт-процессам можно:

• Строить отчеты по всем смарт-процессам компании, в том числе, по тем, которые не связаны с CRM (например, цифровые рабочие места).

• Выбирать поля сразу в нескольких сущностях. Не только типовые, но и пользовательские. Учитываются те связи, в которых смарт-процесс – главная, родительская сущность. К нему могут быть привязаны Лиды, Сделки, Счета или другие смарт-процессы.

• Комбинировать поля и колонки так, как понадобится.

• Фильтровать, сортировать данные – и видеть только необходимую информацию.

• Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.

• Визуализировать информацию с помощью графиков.

• Подбирать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.

• Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько элементов смарт-процесса в каждой стадии. А также группировать по временным периодам – дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.

Данные в безопасности

• Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM конфиденциальная информация скрывается.

• Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

• Так как смарт-процессы есть только на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз – приложение будет полезно только для них.

Дополнительные преимущества

• Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” – можно вывести данные за весь период.

• Быстро искать поля по любой части названия.

• Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Компании и Контакты.

• Сохранять отчеты в шаблоны и открывать одним кликом.

• Выгружать готовый отчет в Google Таблицы и Excel.

• Сохранять отчет в виде ссылки и делиться им.

• Опубликовать отчет в Живой ленте для обсуждения с коллегами.

Зависимые списки

Зависимые списки доступны в карточках смарт-процессов, а также счетов и коммерческих предложений.

Для чего нужно решение

Основная цель приложения – упростить заполнение свойств в карточках Лида, Сделки, Контакта и Компании и запретить выбор некорректных комбинаций свойств. Важная особенность приложения в том, что оно работает на любых тарифах Битрикс24, где есть подписка, а также на коробочной редакции Битрикс24.

Основной функционал

• Приложение позволяет отображать в карточках Лидов, Сделок, Контактов и Компаний свойства нового типа, так называемые каскадные списки.

• Каждый каскадный список объединяет в себе несколько свойств обычного типа "Список" и позволяет в удобной форме заполнять их.

• Основная суть в уменьшении множества значений следующего свойства в зависимости от значения предыдущего, чтобы вам не приходилось листать слишком большой список и чтобы случайно не создать некорректную комбинацию значений.

Теперь и в смарт-процессах

Зависимые списки доступны в карточках смарт-процессов, а также счетов и коммерческих предложений.

Импорт и экспорт смарт-процессов

Экспортировать и импортировать любые новые элементы в Битрикс24 и настраивать их под задачи конкретно Вашего бизнеса.

Возможности решения

Смарт-процессы в Битрикс24 – это мощный инструмент для создания и управления произвольными сущностями и реестрами.

Приложение расширяет эти возможности, предоставляя функции экспорта и импорта данных, что делает управление более гибким и эффективным.

Работа с данными

Импорт данных

• С помощью приложения можно загружать в Битрикс большие объемы данных без ручного ввода.

• Просто скачайте шаблон для импорта, заполните его и загрузите обратно в Битрикс24.

• Приложение автоматически обновит существующие записи или создаст новые, экономя ваше время и усилия.

Обновление данных

• При использовании нашего приложения для загрузки обновленных данных, изменения в смарт-процессах отражаются мгновенно.

Экспорт данных

• С приложением можно легко экспортировать данные из любого смарт-процесса в формате Excel.

• Это позволяет быстро анализировать информацию, создавать отчеты и делиться данными с коллегами в удобной форме.

Какие бизнес-процессы поможет упростить

• Процессы аренды и продажи недвижимости и авто – Можно создать бизнес-процессы продажи и аренды квартир, продажи авто. Отслеживать карточку каждой квартиры или карточку автомобиля. Можно вести реестр объектов недвижимости и автомобилей и видеть какие из них доступны для аренды или продажи.

• Процессы доставки и возврата товара – Менеджеры смогут обрабатывать обращения клиентов и видеть все этапы в канбане – от момента поступления до рассмотрения жалобы.

• Процессы найма сотрудников – Все стадии в Битрикс24: получение резюме, отправка тестового задания, собеседование и т.д. HR-менеджер сможет удобно работать с соискателями и не пропускать отклики при большом потоке кандидатов.

• Процессы производства – Можно создать и контролировать этапы и любые стадии производства: заказ сырья, доставка, обработка, упаковка и прочие.

• Процессы бухгалтерии – Можно создать процессы выставления счетов, подготовки закрывающих документов. Вести реестр документов и задолженностей.

• Процессы записи клиентов на прием – Можно создать и упростить контроль за процессами записей клиентов в медицинские клиники, сервисные-центры, вызова мастеров на дом. Через смарт-процессы можно создать сущность Пациент или Клиент.