Удобная работа со смарт-процессами.

Любые отчеты по данным смарт-процессов Битрикс24. Возможность импортировать элементы в смарт-процесс с помощью Excel шаблона. Распределение элементов смарт-процессов по сотрудникам на отдел, с учетом их рабочего дня и нагрузки. Возможность визуализировать сроки смарт-процесса. И автоматически синхронизировать данные таймлайна между элементами CRM и смарт-процессами.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Импорт Товаров
• Задачи в CRM и Смарт-Процессах
• Смарт-отчеты
• Импорт смарт-процессов
• Конвейер Смарт-Процессов
• Гант в Смарт-Процессах
• Копирование Таймлайна CRM и Смарт-Процессов
• Мастер отчетов по Смарт-процессам
• Зависимые списки
• Импорт и экспорт смарт-процессов

Импорт Товаров

Импорт, экспорт и обновление товаров в смарт-процессах.

Возможности решения

Приложение позволяет подгружать и выгружать товарные позиции в раздел Товары смарт-процессов. В качестве шаблона используется Excel файл.

Важно: во время установки приложение автоматически создает поля Бренд и Артикул в товарах. Поля могут не использоваться и являются опциональными.

Экспорт

Формируется Excel по шаблону из привязанных товарных позиций к выбранному смарт-процессу и сразу скачивается.

Алгоритм работы с импортом

• В карточке, элементе смарт-процесса откройте приложение Импорт Товаров.

• Скачайте – кнопка Пример – и заполните шаблон файла для импорта: №, Артикул, Бренд, Наименование, Цена, Количество.

• Приложить заполненный файл в форму кнопки Импорт.

Сценарии загрузки

Если товарные позиции есть в смарт-процессе, то перед импортом они все будут удалены.

Приложение проверяет совпадение по наименованию с существующим товаром:

• В случае если товар найден, то в смарт-процессе создается товарная позиция на основании найденного товара.

• Если товар не был найден, то создается новый товар с указанными атрибутами и в смарт-процессе создается товарная позиция на основании созданного товара.

Задачи в CRM и Смарт-Процессах

Вкладка "Задачи" в Лидах, Компаниях, Контактах, Сделках, Счетах и Смарт-Процессах- показывает связанные задачи.

Возможности решения

Битрикс24 позволяет добавлять в интерфейсе множества модулей свои кнопки. Это называется встройка.

При клике на кнопку по факту открывается внешнее приложение – сервис, страница.

Многие компании работают с Задачами, которые привязаны к конкретным компаниям, сделкам, смарт-процессам, чаще всего это связано с отслеживанием трудозатрат и составлением отчетов.

Приложение регистрирует новую вкладку "Задачи" в карточках:

• Лида

• Компании

• Контакта

• Сделки

• Счета

• Смарт-Процессов

в которых будут отображаться все связанные задачи.

Смарт-отчеты

Любые отчеты на основе смарт-процессов.

Возможности решения

• Любые отчеты по данным смарт-процессов Битрикс24 с использованием нескольких уровней группировки.

• Решение для тех, кому не хватает возможностей типовых отчётов Битрикс24. – Неограниченное количество отчетов по вашим правилам.

Гибкая настройка фильтров. Многоуровневая структура

• Простая группировка по направлениям, стадиям и по ответственным.

• Можно настроить до четырех уровней группировки данных. Легко менять расположение группировок и получать результат в различных ракурсах.

• Быстро и просто увидеть: с какими процессами работает выбранный сотрудник по каждому направлению; с какими клиентами эти процессы связаны; и в каких стадиях находятся процессы в данный момент времени.

• Также можно развернуть стадию процесса и увидеть список процессов, которые в нее входят.

• При клике на строке процесса или колонке с клиентом, в новом окне откроется процесс или карточка клиента.

Дополнительные плюсы и возможности

• Публикация в живую ленту. Удобная коммуникация с коллегами, возможность совместно работать над данными отчета и предлагать новые сценарии развития. Отчет может быть опубликован непосредственно в сообщении и прикреплен файлом.

• Выгрузка в MS EXCEL. Приложение формирует файл, полностью совместимый с MS Excel, включая группировку данных.

Встраивание в интерфейс смарт-процессов

Можно встроить любой отчет в контекстное меню списка элементов смарт-процесса и формировать любой отчет прямо из смарт-процесса.

Импорт смарт-процессов

Импортировать с помощью шаблона элементы в смарт-процесс.

Польза и возможности приложения

• Приложение предоставляет возможность импортировать элементы в выбранный смарт-процесс на вашем портале с помощью MS Excel шаблона, доступного внутри решения.

• Работа с приложением совершенно проста. Скачать шаблон из приложения, заполнить его и затем загрузить. В результате в выбранном смарт-процессе будут созданы новые элементы, взятые из шаблона.

• В зависимости от того, какой смарт-процесс вы выберите в списке у себя на портале, вы получите соответствующие поля внутри скачанного шаблона.

• Польза – возможность быстро, не вручную, открывая каждую сущность, внести необходимые данные или изменения в данные смарт-процессов. Экономия времени сотрудников.

Конвейер Смарт-Процессов

Распределение элементов смарт-процессов по сотрудникам на отдел, с учетом их рабочего дня и нагрузки.

Возможности решения

Приложение для быстрого и равномерного распределения элементов смарт-процессов по сотрудникам.

Примеры использования

• Автоматически распределять заявки в HR-отдел для поиска соискателей.

• Распределять заявки в юридическую службу для обработки: наследственные дела, консультации общего профиля, передача прав собственности и т.д.

• Заявки в отдел технической поддержки и обслуживания продукта и так далее.

Дополнительный функционал

• При распределении на тарифе, где есть учет рабочего времени – можно выбрать статус текущего дня. Опция Учитывать статус дня проверяет, начал ли рабочий день сотрудник.

• Можно сужать фильтры распределения через поля Источник и свое пользовательское поле с типом Список.

• Поле Стадия, с которой будем делать перенос позволяет не только распределять рабочие Сделки, но и Сделки, которые были в отказе, на новых сотрудников отдела продаж.

Гант в Смарт-Процессах

Визуальное управление сроками смарт-процессов в Битрикс24.

Польза приложения

Возможность видеть все элементы смарт-процессов на диаграмме Ганта: удобно, структурировано и наглядно.

Что дает приложение:

• Представление Ганта для всех смарт-процессов;

• Возможность двигать элементы смарт-процессов по временной шкале прямо на диаграмме;

• Редактировать дату начала и завершения элементов в один клик;

• Масштабирование по дням, неделям, месяцам;

• Удобно для учета дедлайнов, этапов, аренды, сроков и других процессов.

Кому подойдет приложение

• IT и проектных отделов;

• Юридических и бухгалтерских процессов;

• Учета аренды и сроков по объектам;

• Ведения реестров оборудования, документов и обращений.

Упростите контроль, улучшите планирование – начните использовать Гант в Смарт-Процессах.

Копирование Таймлайна CRM и Смарт-Процессов

Копирует в таймлайн: звонки, письма, открытые линии, дела (включая 1С и БП), задачи, комментарии, CRM-формы и прочее.

Возможности решения

Робот или активити в Бизнес-Процессе позволяет скопировать все или выбранные элементы таймлайна из одного элемента CRM или Смарт-Процесса в другой элемент CRM или Смарт-Процесс:

• Дела – универсальные, 1С, Бизнес-Процессы, кастомные и т.д.;

• Звонки;

• Письма;

• Открытые линии;

• Задачи;

• Комментарии;

• Результаты заполнения CRM-форм;

• Встречи.

Позволяет копировать из/в: Лид, Контакт, Компания, Сделка, Предложение, Счет, Смарт-Процесс.

Примеры использования

1. В сделках в штатном функционале Битрикс24 есть воронки и туннели продаж. В настройках робота Копировать сделку есть две опции – копировать или переместить.

• Копировать. С точки зрения аналитики и подсчета конверсии по воронкам, это более правильный вариант. Но в новую сделку не копируется история взаимодействия – таймлайн.

• Переместить. В таком случае наша исходная сделка переезжает в новую воронку вместе с таймлайном, но теперь становится непросто посчитать конверсию в первой воронке, т.к. все выигранные сделки перемещаются из нее в новую воронку.

С помощью приложения можно использовать штатную настройку копирования, дополненную роботом копирования таймлайна. – Таким образом, вы получаете правильную аналитику и при этом сохраняете историю коммуникации.

2. Смарт-Процессы. Зачастую после продажи формируется элемент Смарт-Процесса в котором ведется учет выполненных работ, подготовки документов, отгрузок и т.д.

• Например в автотранспортной логистике менеджер осуществляет коммуникацию с клиентом в сделке, а логист выполняет поиск подходящего транспорта в карточке элемента смарт-процесса, с помощью решения можно перенести таймлайн из сделки в карточку элемента Смарт-Процесса, чтобы логист выбирал подрядчика с учетом коммуникации с клиентом.

• Монтажные работы (окна, натяжные потолки и т.д.) монтажник работает с элементом смарт-процесса, но не имеет доступ в сделку, при этом может потребоваться ознакомиться с коммуникацией с клиентом.

3. Копирование Таймлайн из Лида в Предложение.

Некоторые компании работают в формате Лид – Коммерческое Предложение – Сделка, с помощью приложения можно передать историю коммуникации с клиентом из Лида в карточку Коммерческого Предложения.

Мастер отчетов по Смарт-процессам

Гибкие отчеты по всем смарт-процессам и связанным с ними сущностям CRM.

В чем польза приложения

С Мастером отчетов по смарт-процессам можно:

• Строить отчеты по всем смарт-процессам компании, в том числе, по тем, которые не связаны с CRM (например, цифровые рабочие места).

• Выбирать поля сразу в нескольких сущностях. Не только типовые, но и пользовательские. Учитываются те связи, в которых смарт-процесс – главная, родительская сущность. К нему могут быть привязаны Лиды, Сделки, Счета или другие смарт-процессы.

• Комбинировать поля и колонки так, как понадобится.

• Фильтровать, сортировать данные – и видеть только необходимую информацию.

• Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.

• Визуализировать информацию с помощью графиков.

• Подбирать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.

• Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько элементов смарт-процесса в каждой стадии. А также группировать по временным периодам – дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.

Данные в безопасности

• Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM конфиденциальная информация скрывается.

• Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

• Так как смарт-процессы есть только на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз – приложение будет полезно только для них.

Дополнительные преимущества

• Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” – можно вывести данные за весь период.

• Быстро искать поля по любой части названия.

• Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Компании и Контакты.

• Сохранять отчеты в шаблоны и открывать одним кликом.

• Выгружать готовый отчет в Google Таблицы и Excel.

• Сохранять отчет в виде ссылки и делиться им.

• Опубликовать отчет в Живой ленте для обсуждения с коллегами.

Зависимые списки

Зависимые списки доступны в карточках смарт-процессов, а также счетов и коммерческих предложений.

Для чего нужно решение

Основная цель приложения – упростить заполнение свойств в карточках Лида, Сделки, Контакта и Компании и запретить выбор некорректных комбинаций свойств. Важная особенность приложения в том, что оно работает на любых тарифах Битрикс24, где есть подписка, а также на коробочной редакции Битрикс24.

Основной функционал

• Приложение позволяет отображать в карточках Лидов, Сделок, Контактов и Компаний свойства нового типа, так называемые каскадные списки.

• Каждый каскадный список объединяет в себе несколько свойств обычного типа "Список" и позволяет в удобной форме заполнять их.

• Основная суть в уменьшении множества значений следующего свойства в зависимости от значения предыдущего, чтобы вам не приходилось листать слишком большой список и чтобы случайно не создать некорректную комбинацию значений.

Теперь и в смарт-процессах

Зависимые списки доступны в карточках смарт-процессов, а также счетов и коммерческих предложений.

Импорт и экспорт смарт-процессов

Экспортировать и импортировать любые новые элементы в Битрикс24 и настраивать их под задачи конкретно Вашего бизнеса.

Возможности решения

Смарт-процессы в Битрикс24 – это мощный инструмент для создания и управления произвольными сущностями и реестрами.

Приложение расширяет эти возможности, предоставляя функции экспорта и импорта данных, что делает управление более гибким и эффективным.

Работа с данными

Импорт данных

• С помощью приложения можно загружать в Битрикс большие объемы данных без ручного ввода.

• Просто скачайте шаблон для импорта, заполните его и загрузите обратно в Битрикс24.

• Приложение автоматически обновит существующие записи или создаст новые, экономя ваше время и усилия.

Обновление данных

• При использовании нашего приложения для загрузки обновленных данных, изменения в смарт-процессах отражаются мгновенно.

Экспорт данных

• С приложением можно легко экспортировать данные из любого смарт-процесса в формате Excel.

• Это позволяет быстро анализировать информацию, создавать отчеты и делиться данными с коллегами в удобной форме.

Какие бизнес-процессы поможет упростить

• Процессы аренды и продажи недвижимости и авто – Можно создать бизнес-процессы продажи и аренды квартир, продажи авто. Отслеживать карточку каждой квартиры или карточку автомобиля. Можно вести реестр объектов недвижимости и автомобилей и видеть какие из них доступны для аренды или продажи.

• Процессы доставки и возврата товара – Менеджеры смогут обрабатывать обращения клиентов и видеть все этапы в канбане – от момента поступления до рассмотрения жалобы.

• Процессы найма сотрудников – Все стадии в Битрикс24: получение резюме, отправка тестового задания, собеседование и т.д. HR-менеджер сможет удобно работать с соискателями и не пропускать отклики при большом потоке кандидатов.

• Процессы производства – Можно создать и контролировать этапы и любые стадии производства: заказ сырья, доставка, обработка, упаковка и прочие.

• Процессы бухгалтерии – Можно создать процессы выставления счетов, подготовки закрывающих документов. Вести реестр документов и задолженностей.

• Процессы записи клиентов на прием – Можно создать и упростить контроль за процессами записей клиентов в медицинские клиники, сервисные-центры, вызова мастеров на дом. Через смарт-процессы можно создать сущность Пациент или Клиент.