top
Главная страница

Поддержка24

Шаблоны задач

Рейтинг:

Задачи, в отличие от снежинок, иногда бывают и одинаковыми. Например, каждый вторник в 12:00 нужно проверить список входящих документов. Сделать это не так сложно - можно просто поставить соответствующую задачу. Но во второй раз создавать такую же задачу вам будет уже лень, в третий вы будете делать это с ненавистью на все живое на Земле, а в 4й - просто забьете и работа не будет выполнена.

Откажитесь от рутины при помощи шаблонов задач. Задачи будут ставиться автоматически в нужное для вас время и без вашего непосредственного участия.

Для чего создавать шаблоны?

Шаблоны задач позволяют решить 2 основные проблемы:

  1. Когда вам нужно, чтобы задача регулярно создавалась сама собой в определенный момент.
  2. Если у вас имеется какая-то типовая задача с одинаковыми значениями полей и вам не хочется в очередной раз их заполнять заново. Заведите шаблон с заполненными полями, а потом просто создавайте задачу, когда это нужно.

Как создать шаблон задачи?

По сути, создание шаблона идентично созданию самой задачи. Форма практически одинаковая, с небольшими отличиями. Посмотрите видеопример, а после него я дам комментарии по некоторым ключевым моментам:

  • Как я уже говорил, задачи по шаблону могут создаваться автоматически в указанное время либо вручную. На видео мы выбрали первый вариант. Для этого в поле Повторять задачу я указал пункт Сделать задачу регулярной и ввел время создания.

    Если вы не хотите, чтобы задача автоматически создавалась, то пропустите это поле. Задачу в таком случае нужно будет создать из списка шаблонов:

    Добавить задачу по шаблону.png
  • Очень часто нужно создать большую задачу, охватывающую целый комплекс регулярных работ. Добавьте к шаблону подзадачи, и они будут сразу создаваться вместе с главной. Сделать это можно как при редактировании шаблона, так и по команде Добавить подзадачу для шаблона на скриншоте выше. Создание подзадачи идентично - не будем останавливаться на этом:)

  • Лайфхак по указанию крайних сроков для шаблонов. Регулярные задачи трудно жестко привязать к датам, ведь они часто могут создаваться в разные дни. Укажите продолжительность выполнения задачи в поле Крайний срок через, как я это делал на видео. Таким образом, крайний срок будет высчитываться автоматически в зависимости от того, когда вы создадите задачу.
Администратору сайта доступна опция Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника во вкладке Еще. Эта задача будет автоматически ставиться новому сотруднику при его приеме на работу и добавлению на портал. Данная возможность пока не присутствует в "коробочной" версии Битрикс24.

Можно ли поделиться шаблонами задач с коллегами?

Некоторые задачи иногда бывает необходимо выполнять всем сотрудникам подразделения, но при этом отдельно друг от друга. Чтобы сэкономить время и усилия коллектива, шаблоны задач может создать один человек, а пользоваться ими - кто угодно. Для этого надо дать вашим коллегам Права доступа.

Настройка прав доступа к шаблону задачи.png

Есть 2 уровня доступа:

  1. Полный доступ к шаблону задачи - пользователь, наделенный такими правами, может просматривать шаблон, редактировать его и создавать задачи по шаблону.
  2. Чтение шаблона задачи - пользователю доступны только просмотр шаблона и создание задачи. Редактировать шаблон он не может.

Просто найдите нужного человека в списке и укажите его права доступа.


Как видите, шаблоны решают очень много производственных задач и упрощают работы по целому ряду направлений. Уверен, вы найдете им достойное применение:)

Спасибо, помогло! Спасибо :) Не помогло Очень жаль :(
Уточните, пожалуйста, почему:
Это не то, что я ищу
Очень сложно и непонятно

Помогите мне, пожалуйста, улучшить этот ответ. Напишите, какой информации вам не хватает, я постараюсь дополнить.

Александр Рабенок

Не нашли ответ на свой вопрос?

ЗАДАЙТЕ ВОПРОС КОМАНДЕ ПОДДЕРЖКИ24