Управление задачами в Битрикс24: от редактирования до аналитики.

Приложения для управления задачами в Битрикс24 объединяют глубокую настройку, автоматизацию и аналитику в единую систему: редактируйте задачи прямо в списке, добавляйте любые пользовательские поля, привязывайте их к CRM и настраивайте сложные бизнес-процессы через 15 готовых роботов.

Автоматически рассчитывайте себестоимость и валовую прибыль по сделкам на основе фактического времени, формируйте публичные дашборды для клиентов с отработанными часами и задолженностями, а также генерируйте детальные отчеты с графиками и фильтрами – все без Excel и ручного сбора данных.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Задачи ПРО
• Отчет по задачам по внешней ссылке
• Контроль задач и прибыли
• BI-отчет: Аналитика задач PRO
• Набор роботов для работы с задачами
• Задачи KPI
• Поля в Задачах
• Мастер отчетов по Задачам

Задачи ПРО

Управлять задачами гибко, быстро и эффективно.

Описание решения

Задачи ПРО – управление задачами в Битрикс24 без переходов в карточки.

Приложение превращает список задач в интерактивный рабочий инструмент – где редактирование, фильтрация, группировка и анализ происходят прямо в таблице, без открытия карточек.

Что умеет решение

Редактировать задачи в режиме Grid название, статус, ответственный, срок, приоритет, пользовательские поля – все меняется одним кликом.

Поддержка всех типов полей: списки (цветные, множественные), даты, деньги, адреса, ссылки, да/нет, числа – можно редактировать и создавать новые, включая цветные списки.

Двухуровневая группировка: по исполнителю, проекту, сроку, приоритету, статусу – комбинируйте с фильтрами, чтобы видеть только релевантные задачи (например: «Проект X + срок – эта неделя + приоритет – высокий»).

Интеллектуальные фильтры по срокам: Сегодня, На этой неделе, Просроченные без проекта – без ручного ввода дат.

Сохраняемые представления: настройки фильтров, сортировки, колонок и группировок – сохраняются как пресеты и делятся ссылкой. Коллега открывает и видит то же самое.

Связь с объектами CRM: в карточках Лида, Компании, Контакта, Сделки, Счета – появляется вкладка Задачи ПРО с отфильтрованным списком связанных задач.

Учет времени: отслеживается плановое и фактическое время выполнения – для анализа нагрузки и эффективности.

Кому подойдет решение

• Командам с 50+ задачами в день.

• Руководителям, которым нужно видеть «что горит» без ручного отчета.

• Командам, использующим пользовательские поля – теперь они работают в списке, а не только в карточке.

Отчет по задачам по внешней ссылке

Готовый список задач из вашего Битрикс24 с суммой задолженности по указанной ставке и списком счетов/актов.

Описание решения

Отчет по задачам по внешней ссылке, автоматический дашборд для клиентов по часам работы.

Приложение генерирует публичный дашборд на основе данных Битрикс24 – клиент получает ссылку, где видит актуальную задолженность, отработанные часы и список задач без необходимости ручной подготовки отчетов.

Какие данные выводятся в дашборд

• Список закрытых задач с указанием времени (в минутах) и ставки.

• Расчет задолженности: сумма = ∑(время × ставка), с учетом индивидуальных настроек задач.

• Учет оплаченных счетов: если оплата превышает отработанное время – отображается положительный баланс, иначе – задолженность.

• Список неактивированных работ – отдельно, для удобства менеджера.

Гибкие правила расчета

• Индивидуальная ставка в задаче – приоритет над ставкой в Сделке.

• Срочная задача – стоимость умножается на 2.

• Гарантийный случай – не учитывается в задолженности.

• Предоплата – дашборд автоматически снижает баланс при отработке часов, показывает остаток или перерасход.

Польза решения

• Клиент видит отчет по затраченному времени и стоимости в режиме реального времени – без задержек и ошибок.

• Менеджер не тратит время на сбор данных, составление PDF или ответы на вопросы «сколько мы уже отработали?».

• Поддержка предоплаты и гарантийных работ – без ручной настройки.

Для кого будет работать

Будет полезно юридическим, консалтинговым, IT-компаниям, где оплата в основном проходит по фактически отработанным часам.

Командам, которые часто отправляют клиентам отчеты по времени – теперь это делает система.

Контроль задач и прибыли

Учитывать время задач и конвертировать расход времени в себестоимость.

Описание решения

Контроль задач и прибыли измеряйте себестоимость и валовую прибыль по сделкам на основе времени сотрудников.

Приложение автоматически рассчитывает себестоимость и валовую прибыль по каждой Сделке в Битрикс24, основываясь на фактически затраченном времени сотрудников – без ручного учета и Excel.

Какие показатели считает

Время по задачам: каждая задача, созданная из Сделки, фиксирует время начала, пауз и завершения (с возможностью ручной коррекции с комментарием).

Себестоимость часа: настраивается индивидуально для каждого сотрудника – учитывает зарплату, налоги, амортизацию, аренду и другие расходы.

Итоговая прибыль: сумма оплаты от клиента минус сумма затрат по всем задачам, связанным со Сделкой – включая время менеджеров, бухгалтеров, юристов, курьеров.

Скрытые траты: приложение не игнорирует работу «за кадром» – все, что зафиксировано в задачах, учитывается.

Алгоритм работы

• Задачи создаются в карточке Сделки → исполнители отмечают Приступить и Завершить → время автоматически записывается.

• Приложение собирает данные по всем задачам Сделки → умножает время на ставку сотрудника → суммирует затраты → вычитает из оплаты клиента → выводит валовую прибыль.

• Результат отображается в новой вкладке Финансовый результат на карточке Сделки – в реальном времени.

Гибкость настроек

• Индивидуальные ставки для каждого сотрудника.

• Ручная коррекция времени – с обязательным комментарием.

• Поддержка всех типов задач – даже если они созданы вручную или через шаблоны.

• Уведомления по падению прибыли – настраиваются через роботов Битрикс24.

Для кого это решение

• Для компаний, продающих услуги по часам: IT, консалтинг, дизайн, юридические, маркетинговые агентства.

• Руководителей, которым нужно понимать: «Сколько мы реально заработали на этом клиенте?»

• Финансовых и операционных менеджеров – для анализа эффективности процессов и персонала.

BI-отчет: Аналитика задач PRO

Расширенный отчет для BI Конструктора Битрикс24 по задачам.

Описание решения

BI-отчет: Аналитика задач PRO дает прозрачность и контроль рабочих процессов в Битрикс24.

Приложение превращает хаотичный поток задач в структурированный аналитический дашборд – помогает видеть, где теряется время, кто перегружен, а где процессы работают эффективно.

Что анализирует

• Просроченные и зависшие задачи – выявляет задачи, которые «застоялись» на стадиях.

• Загрузка сотрудников и групп – показывает, кто выполняет больше задач, а кто простаивает.

• Перерасход трудозатрат – сравнивает запланированное и фактическое время, потраченное на выполнение задачи.

• Динамика дедлайнов – отслеживает, насколько часто сроки сдвигаются и почему.

• Активность по типам задач – понимает, какие задачи (проектные, операционные, поддержка) доминируют.

Что включено в дашборд

39 интерактивных визуализаций: диаграммы, таблицы, гистограммы – без лишнего текста.

5 вкладок:

• Общее – сводка по всем задачам

• Сотрудники – индивидуальная продуктивность

• Группы – нагрузка по отделам

• Сроки – динамика соблюдения дедлайнов

• Трудозатраты – сравнение плана и факта

Сквозные фильтры: по дате, статусу, ответственному, группе, типу задачи – любой срез за секунду.

Список задач с прямыми ссылками – кликнул на задачу – открылась карточка в Битрикс24.

Польза решения

• Руководители видят реальную картину работы, без отчетов и опросов.

• Менеджеры находят узкие места и перераспределяют нагрузку.

• Команды снижают количество «зависших» задач на 30–50% за счет прозрачности.

• Нет необходимости вручную собирать данные – все автоматически собирается и формируется на основе ваших данных из Битрикс24.

Набор роботов для работы с задачами

Автоматизация при работе с задачами.

Описание приложения

Приложение предоставляет 15 дополнительных активити для роботов и бизнес-процессов в Битрикс24 – чтобы автоматизировать действия при работе с задачами.

Что умеет решение

• Управлять наблюдателями добавлять или заменять их в задаче.

• Менять постановщика автоматически переназначать ответственного при смене стадии.

• Перепривязывать к CRM обновлять привязку задачи к Лиду, Сделке, Контакту или Компании при изменении данных.

• Читать и передавать комментарии извлекать последний комментарий (включая пинги) и передавать его в поля или другие процессы.

• Работать с чек-листами получать статистику (всего/закрыто), добавлять пункты (с разделами), создавать их автоматически.

• Получать статус задачи возвращать числовое значение статуса для условий в роботах.

• Закрывать/возобновлять задачи автоматически завершать или перезапускать задачи по условиям.

• Отключать звук отключать уведомления для конкретного пользователя (например, при плановом контроле).

• Получать результаты задачи извлекать файлы и текст результата для передачи в другие процессы.

• Запускать учет времени инициировать таймер от имени указанного пользователя. Переименовывать задачи динамически менять название на основе данных из CRM или процесса.

• Получать ID чата задачи использовать его в штатных активити для отправки сообщений.

• Отправлять файлы в чат прикреплять файлы с диска к чату задачи с текстом (BB-коды поддерживаются).

Как работает

• Все активити отдельные элементы, которые можно устанавливать/удалять по необходимости.

• Работают только в рамках бизнес-процессов и роботов, не требуют ручного вмешательства.

• Поддерживают отладку: возвращают результаты операций, ID, статусы, ошибки.

• Удаление активити – двухэтапное, чтобы избежать сбоев в существующих процессах.

Кому будет полезно

Командам с комплексными процессами: IT, консалтинг, производство, проектные отделы.

Администраторам, которые настраивают роботов и сталкиваются с ограничениями штатного функционала.

Компаниям, где задачи привязаны к CRM, требуют точного контроля статусов, комментариев и файлов.

Задачи KPI

Просрочки, перерасход времени, возвращенные, перенесенные.

Описание решения

Аналитика задач – справедливый отчет по времени, просрочкам и нагрузке для расчета премий.

Приложение предоставляет точные, неискаженные данные о работе сотрудников – чтобы премии, оценки и аналитика основывались на реальных фактах, а не на приблизительных отчетах.

Что анализирует

Находились в работе, задачи, которые:

• Созданы до периода, но закрыты после него

• Созданы до периода и остаются «В работе»

• Закрыты в течение периода

→ Показывает, кто реально работал над задачами в заданный срок, даже если они не были завершены.

Созданные за период, все задачи, созданные в указанный интервал – с детализацией:

• Всего создано

• Сейчас в работе (с разбивкой по статусам)

• Закрытые (успешно / с просрочкой)

• Перенесенные

По списанному времени, детализация по дням и сотрудникам – сколько часов потрачено каждый день, с возможностью погружения в детали.

Ключевые метрики для справедливой оценки

• С перерасходом времени, затрачено > запланированного.

• Закрыты с просрочкой, дата закрытия > крайнего срока.

• Возвращены в работу, закрыты, но снова открыты (для выявления доработок).

• Перенесенные, срок сдвигался – показывает, насколько часто менялись планы.

Гибкость и контроль

Доступные фильтры: по периоду, отделу, ответственному, постановщику, группе, свойствам задач (в избранном, важные, с оценками).

Настройки:

• Скрыть ненужные столбцы.

• Учитывать уволенных/экстранет-пользователей.

• Темная тема (по умолчанию).

Безопасность:

• Видны только задачи, доступные вашему пользователю.

• Никаких изменений в данных – только чтение.

• Отчет генерируется в браузере – данные не уходят на сервер.

Для кого решение

• Руководители, которые хотят объективно оценивать нагрузку и результативность.

• HR и финансовые отделы – для расчета премий, KPI, бонусов.

• Команды с высокой динамикой задач – где важно понимать, кто реально работал, а не кто «записал» задачу.

Поля в Задачах

Добавлять пользовательские поля в задачи Битрикс24.

Описание решения

Поля в задачах – расширить функционал задач в Битрикс24 любыми пользовательскими полями.

Приложение позволяет добавлять в задачи Битрикс24 любые типы пользовательских полей, которых нет в штатной версии – и использовать их для точной настройки под ваши бизнес-процессы.

Поддерживаемые типы полей

• Строка, целое число, число

• Да/Нет (переключатель)

• Дата и время

• Список (одиночный и множественный)

• Привязка к пользователю

• Адрес

• Деньги

• Ссылка

Бизнес-польза решения

Возможность классифицировать задачи: например, тип – «Срочная», «Техническая», «Клиентская» – через списки.

Планировать точно: указыват не только срок, но и время начала/окончания работы.

Привязывать ответственных: не только исполнителя, но и эксперта, согласователя, заказчика.

Фиксировать финансовые данные: стоимость задачи, бюджет, расходы – прямо в карточке.

Добавлять ссылки и адреса: к документам, локациям, внешним ресурсам – без перехода в CRM.

Как это работает

• Поля создаются в настройках приложения – не требуют кода.

• Появляются в карточке задачи и в списке задач (можно включить/выключить в колонках).

• Работают в фильтрах, группировках, экспорте – как штатные поля.

• Доступны для всех пользователей с доступом к задачам.

Для кого это решение

• Для команд, которым нужно больше деталей в задачах – IT, маркетинг, строительство, логистика.

• Руководителей, которые хотят видеть в задачах не только «что», но и «почему», «когда» и «сколько».

• Администраторов, которые хотят избежать костылей в виде комментариев или CRM-сущностей.

Мастер отчетов по Задачам

Гибкие отчеты по задачам, Компаниям и Контактам, графики.

Описание решения

Мастер отчетов по задачам – комплексный анализ задач, Сделок, Контактов и Компаний в одном инструменте.

Приложение позволяет создавать кастомизированные отчеты на основе задач Битрикс24 и связанных с ними сущностей CRM – без программирования, с визуализацией, фильтрацией и автоматической публикацией.

Что можно анализировать

Задачи: название, статус, ответственный, срок, затраченное время, пользовательские поля.

Элементы CRM: Сделки, Лиды, счета, Компании, Контакты – включая их типовые и пользовательские поля.

Даты: фильтрация по любой дате – создание, закрытие, крайний срок, изменение – с предустановленными диапазонами (сегодня, последний месяц, последние 30 дней и т.д.).

Итоги: сумма, среднее, максимум, минимум, количество, количество уникальных значений – для числовых и списочных полей.

Ключевые возможности

• Гибкая настройка: выбирайте любые поля, сортируйте, группируйте, фильтруйте – даже по пустым/непустым значениям.

• Графики: стройте диаграммы по любым числовым и датам – для наглядного анализа.

• Шаблоны: сохраняйте настройки как шаблоны – публичные или личные, с возможностью делиться ссылкой.

• Регулярные отчеты: автоматическая публикация в ленту новостей по расписанию (ежедневно, еженедельно и т.д.) – для руководителей и команд.

• Экспорт, скачивайте отчеты в Excel и Google Таблицы.

• Безопасность: данные обрабатываются только в браузере – никто не получает доступ к вашим задачам. Видны только те данные, к которым у пользователя есть права.

Примеры использования

• Контроль проектов – найти все просроченные задачи по конкретному проекту.

• Оценка эффективности – посчитать, сколько задач закрыл каждый сотрудник за месяц.

• Контроль Сделок – выявить Сделки, у которых есть незакрытые задачи, чтобы не пропустить этап.

• Анализ нагрузки – собрать все затраченные часы сотрудника, даже если задачи были привязаны к разным Сделкам.

Для кого будет полезным

• Руководители, которым нужны точные данные без ручного сбора.

• Менеджеры проектов – для контроля сроков и нагрузки.

• HR и финансовые отделы – для анализа производительности и распределения ресурсов.

• Администраторы – для настройки регулярных отчетов под нужды команд.