Регулярные задачи в Битрикс24 — это инструмент, который автоматически создает повторяющиеся поручения по расписанию. Это помогает не забывать о важных делах и избавляет от ручной постановки однотипных задач.

Вы один раз задаете параметры — описание, исполнителя, периодичность, а Битрикс24 сам создает новые задачи по этим правилам. Например, для бухгалтера 25 числа каждого месяца автоматически создается задача «Сдать отчетность», а для маркетолога каждую пятницу — «Проверить рекламные кампании». Так сотрудники ничего не забывают, а руководители могут быть уверены, что важные процессы выполняются по плану.

Регулярные задачи создаются на основе шаблона. Его можно изменить или приостановить в любой момент — например, если меняется исполнитель или расписание задач.

Как создать регулярную задачу

Чтобы сделать задачу регулярной, настройте шаблон:

1–2. Перейдите раздел Задачи и проекты > Шаблоны.
3–4. Нажмите Создать или откройте готовый шаблон задачи.
5. При создании шаблона заполните основные поля — название, описание, исполнитель, крайний срок и другие. При необходимости добавьте дополнительные элементы — например, файлы, чек-лист и напоминания.
6. В нижней части шаблона включите опцию Регулярная задача — появится блок настроек повторения.

Как настроить повторение задачи

Настройки регулярной задачи помогают точно задать, как и когда будут создаваться новые поручения.

Выберите периодичность — как часто будут автоматически создаваться новые задачи.

• День — подходит для ежедневных задач, которые важно выполнять регулярно. Например, проверять отчеты по продажам, обрабатывать заявки клиентов или сверять остатки на складе.
• Неделю — выберите конкретные дни недели, когда должна появляться новая задача. Например, каждый вторник руководителю отдела продаж приходит задача «Проверить выполнение недельного плана», а маркетолог каждую пятницу получает задачу «Обновить показатели рекламных кампаний».
• Месяц — выберите конкретное число месяца или день недели, когда должна появляться новая задача. Например, каждое 15 число или каждый второй понедельник месяца. Подходит для ежемесячных процессов — например, сдачи отчетности или выставления счетов.
• Год — выберите конкретное число и месяц или день недели и месяц. Подходит для редких, но обязательных задач — например, годовые отчеты, аудит или продление лицензий.

Укажите дату начала повторения — день, с которого задачи начнут создаваться по расписанию. По умолчанию регулярные задачи создаются сразу после настройки, но можно выбрать конкретную дату старта.

Например, отдел продаж готовится к новогодней акции, которая начинается 1 декабря. Руководитель заранее настраивает регулярную задачу «Проверять выполнение плана продаж по акции» с этой даты. До 1 декабря задачи не создаются, а с начала акции появляются еженедельно, по расписанию.

Настройте завершение повторения — чтобы не создавать лишние задачи, задайте, когда повторение должно остановиться. Есть три способа:

• По дате — задачи создаются до указанного дня.
• По количеству повторов — задачи создаются заданное число раз, после чего повторение останавливается.
• Без ограничений — задачи продолжают создаваться, пока вы не отключите повторение вручную.

Выберите время создания новой задачи — во сколько должна появляться новая задача. По умолчанию задачи создаются в начале рабочего дня — это время, которое указано в настройках Битрикс24. Эта опция помогает выбирать удобный момент, чтобы задачи появлялись тогда, когда сотрудники уже на месте и могут сразу приступить к работе.

Укажите, создавать ли задачи в выходные и праздники — если дата повторения попадает на нерабочий или праздничный день, по умолчанию задача будет создаваться в этот же день. Чтобы она появилась на следующий рабочий день, выберите вариант «Не создавать».

Когда настроили все параметры регулярной задачи, нажмите Сохранить.

Как изменить или остановить регулярную задачу

Изменять настройки регулярной задачи могут создатель шаблона, администратор Битрикс24 и сотрудники, у которых есть право «Полный доступ» в настройках шаблона. Если у сотрудника только права на просмотр, возможность редактирования зависит от роли: в разделе «Задачи и проекты» должны быть включены права на редактирование шаблонов своего или других отделов.
Права доступа в задачах

1–2. Перейдите в раздел Задачи и проекты > Шаблоны.
3–4. Нажмите на фильтр и выберите Регулярные.
5. Откройте нужный шаблон задачи.
6–7. Нажмите на условие повтора, чтобы изменить параметры повторения. Если нужно удалить повтор, нажмите Крестик (х) рядом с ним.

Когда вы измените настройки, новые задачи будут создаваться по обновленным условиям. Если отключить регулярность — создание задач прекратится.

Как управлять регулярными задачами

После настройки шаблона вы можете управлять регулярными задачами — просматривать историю их создания и настраивать права доступа.

Посмотреть историю создания регулярных задач — в разделе История сохраняется список всех автоматически созданных задач по шаблону. Это помогает проверить, когда появилась последняя задача, и убедиться, что повторение работает корректно.

Настроить права доступа — определить, кто может просматривать, изменять и удалять шаблон.

Редактировать шаблон могут:

• создатель шаблона,
• администратор Битрикс24,
• сотрудники с полным доступом к шаблону,
• сотрудники, у которых в разделе «Задачи и проекты» есть права на «Редактирование шаблонов своего отдела» или «Редактирование шаблонов других отделов».

Если у сотрудника есть только права на просмотр, он сможет открыть шаблон, но не изменить его.
Права доступа к шаблонам задач

Рекомендуем прочитать:

• Создание задачи в Битрикс24
• Подзадачи и связанные задачи
• Напоминания и наблюдатели в задачах