Битрикс24 Календарь — это инструмент для планирования встреч, задач и событий. Он помогает управлять личным расписанием и видеть занятость коллег.

В статье расскажем, как:

• быстро создать событие,
• создать событие с детальными настройками,
• отредактировать событие.

Как быстро создать событие

Быстрая форма создания событий подходит для простых встреч без детальных настроек. Перейдите в раздел Календарь и нажмите на любое свободное время.

Заполните поля события в форме:

Название — будет отображаться в календаре.

Календарь — выберите календарь, к которому относится событие. Например, рабочий — для деловых встреч, а частный — для личных. Это позволит группировать события и быстро ориентироваться в расписании.

Время — укажите дату и время начала и окончания события. Можно выбрать конкретное время или создать событие на весь день.

Участники — нажмите Изменить и выберите сотрудников, которых надо пригласить на встречу. Откроется планировщик, в котором отображается занятость коллег.

Место проведения — укажите место, где будет проходить событие. Например, если встреча в офисе клиента — добавьте адрес. Для встреч в вашем офисе — создайте список переговорных комнат.

Напоминание — выберите, за какое время нужно напомнить о событии. Например, за день или час до начала встречи.

Когда заполнили нужные поля, нажмите Сохранить.

Чтобы перейти к дополнительным настройкам события, нажмите Полная форма.

Как создать событие с детальными настройками

Перейдите в раздел Календарь и нажмите Создать.

Заполните поля события:

Название — будет отображаться в календаре.

Важно — нажмите на иконку огонька, чтобы сделать событие важным.

Время — укажите дату и время начала и окончания события. Можно выбрать конкретное время или создать событие на весь день.

Календарь — выберите календарь, к которому относится событие. Если у вас несколько календарей, это поможет разделить события. Например личные и рабочие.

Повторяемость — настройте, как часто будет повторяться событие: ежедневно, еженедельно и так далее. Это удобно для регулярных встреч, например планерок.

Место проведения — укажите место, где будет проходить событие. Например, если встреча онлайн — добавьте ссылку на конференцию. Для личных встреч вы можете создать список переговорных комнат.
Переговорные комнаты: как создать и забронировать

Участники — нажмите Добавить и выберите сотрудников, которых надо пригласить на встречу. Откроется планировщик, в котором отображается занятость коллег. Вы можете выбрать время, когда все сотрудники будут свободны. Если надо пригласить участников, которые не работают в компании, нажмите Пригласить гостя и отправьте им приглашение на e-mail.
Отправить приглашение на встречу по почте

Оповещать о подтверждении и отказе участников — включите опцию, чтобы получать уведомления о решении участников. Это помогает отслеживать, кто принял приглашение, а кто отказался.

Частное — включите опцию, чтобы детали события были видны только вам. Другие пользователи увидят только занятое время в календаре — без названия встречи, описания и участников.

Откройте раздел Дополнительно, чтобы настроить детали события.

Описание — напишите цель, повестку или важные детали события. Например, «Обсуждение нового проекта. Необходимо подготовить презентацию».

Напоминание — добавьте одно или несколько напоминаний. Установите время, за которое Битрикс24 напомнит о событии. Например, за час до начала встречи.

Цвет события — выберите цвет, чтобы быстро отличать события в расписании. Например, красный — важные встречи, а синий — планерки.

Занятость — укажите, как событие отобразится в календаре:

• Занят — время занято в календаре.
• Под вопросом — время занято, но, возможно, пользователь будет свободен для другой встречи.
• Свободен — на это время можно поставить другую встречу.
• Отсутствую — сотрудника нет на работе. Это событие будет добавлено в график отсутствий.
Что такое график отсутствий

Элементы CRM — свяжите событие с элементом CRМ. Например, с контактом или сделкой. Это поможет быстро перейти в карточку, чтобы подготовиться к встрече и обсудить детали.

Нажмите Сохранить.

Все участники встречи могут приглашать в нее коллег и выбирать место проведения.

Как отредактировать событие

Редактировать время и название события может только его создатель. Откройте событие в календаре и нажмите Редактировать.

При редактировании события можно включить опцию Запросить повторное подтверждение участия. Например, если изменилось время встречи. Всем участникам придет уведомление, в котором нужно будет еще раз подтвердить свое решение.

Рекомендуем прочитать:

• Календарь Битрикс24
• Синхронизация календарей в Битрикс24
• Как добавить календарь сотрудника
• Права доступа к календарю