Текстовые документы, доски, таблицы и презентации в Битрикс24 помогают команде работать вместе: планировать проекты, визуализировать идеи, оформлять результаты.

Чтобы информация оставалась под контролем, для разных пользователей можно гибко настраивать доступ. Например, разрешить сотрудникам редактировать документы, а клиентам и сторонним экспертам — просматривать их. Так вы сможете привлечь к работе внешних участников без риска потери и изменения данных.

В этой статье расскажем:

• где находятся настройки доступа к доске,
• как выдать доступ внешнему пользователю,
• как выдать доступ сотруднику,
• как работает доступ к прикрепленным документам.

Где находятся настройки доступа

Доступ к документам и доскам можно настроить из списка элементов или когда вы с ними работаете.

Из списка.

1. Перейдите в раздел Диск, Документы Онлайн или Доски и найдите нужный документ или доску.
2–3. Рядом с названием нажмите Меню (≡) > Поделиться.
4. Выберите вариант настройки:

• Получить публичную ссылку — для внешних пользователей: клиентов, подрядчиков и других,
• Общий доступ — для сотрудников.

В редакторе документов или досок. Если вы уже работаете с документом, доской, таблицей или презентацией, нажмите Доступ по ссылке и выберите вариант:

• для внешних пользователей,
• только для сотрудников.

Как выдать доступ внешнему пользователю

Если нужно показать документ клиенту или пригласить к работе специалиста, у которого нет доступа к вашему Битрикс24, включите публичную ссылку. Ее можно скопировать и отправить в СМС, чате или по e-mail.

По умолчанию ссылка открывает документ в режиме просмотра, без пароля и ограничений по времени. Использовать ее могут как внешние пользователи, так и сотрудники — документ открывается в браузере.

Чтобы изменить доступ, перейдите в Настройки (⚙️):

• Ограничить по времени — укажите срок действия ссылки, после которого она автоматически перестанет работать. Пользователь получит временный доступ к документу или доске, а вам не придется закрывать его вручную.
• Установить пароль — добавьте код, без которого документ или доска не откроется. Смените его, когда подрядчик завершит работу, чтобы защитить готовый результат от случайных изменений.
• Разрешить редактировать документ или доску — разрешите пользователям вносить правки. После окончания работы отключите редактирование, чтобы зафиксировать результат.

Нажмите Сохранить.

Как выдать доступ сотруднику

Настроить общий доступ. По умолчанию все сотрудники, у которых есть внутренняя ссылка на документ, могут его редактировать. Чтобы изменить это, нажмите на текущий уровень доступа и выберите нужный:

• Доступ запрещен — документ доступен только владельцу.
• Чтение — можно просматривать документ и использовать инструменты, которые не влияют на его содержание. Например, во время работы с доской включать или выключать курсоры других участников на своем экране.
• Редактирование — можно просматривать и вносить изменения в документ.
Как скопировать внутреннюю ссылку

Если важно контролировать доступ к конфиденциальным документам, настройте общий уровень доступа, который по умолчанию выдается по внутренней ссылке. Это может сделать администратор Битрикс24.

1. Нажмите на значок рядом с названием вашего Битрикс24.
2–4. Перейдите в Настройки (⚙️) > Коммуникации > Диск.
5. В поле Права по умолчанию для доступа к файлу по ссылке выберите нужный уровень доступа.
6. Сохраните изменения.

Настроить персональный доступ. Вы можете повысить уровень доступа к документу для конкретных сотрудников, отделов или групп.

1. Нажмите Добавить еще.
2–4. Введите в строке поиска имя сотрудника, название отдела или группы. Можно перейти на нужную вкладку и добавить пользователей оттуда. Выбранные участники сразу отобразятся в списке.
5. Чтобы удалить сотрудника, группу или отдел из списка, нажмите на крестик.
6–7. Укажите уровень доступа — по умолчанию документ открыт для редактирования. Чтобы изменить это, нажмите на текущий уровень доступа и выберите нужный.

• Чтение — сотрудник может просматривать документ и использовать инструменты, которые не влияют на его содержание. Например, во время работы с таблицей менять тему оформления или масштаб на своем экране.
• Редактирование — можно просматривать и редактировать документ: менять название, добавлять или удалять элементы и так далее.
• Полный доступ — можно выполнять все вышеперечисленное и настраивать доступ к документу другим участникам.

8. Нажмите Сохранить.

Когда настроите персональный доступ к документу, сотрудник получит уведомление. В зависимости от типа документа ему предложат добавить доску в список досок или подключить файл к диску. Если сотрудник:

• Подтвердит действие — документ появится в списке, и у сотрудника будет расширенный доступ к нему.
• Откажется — у сотрудника останется общий уровень доступа к документу. Вернуть расширенный доступ сможет только владелец документа или пользователь с полным доступом.

Как работает доступ к прикрепленным документам

Вы можете отправить документ коллегам, прикрепив его к сообщению, задаче, публикации в ленте новостей и так далее. Все, кто имеет доступ к этим элементам, смогут редактировать файл.

Например, если добавить в групповой чат таблицу с закрытым доступом, все участники чата смогут вносить в нее изменения. Это удобно, если вам нужно быстро открыть документ для совместного редактирования без необходимости настраивать доступ вручную.

Если нужно оставить доступ к документу без изменений, поделитесь ссылкой, а не прикладывайте его как вложение.

Рекомендуем прочитать:

• Битрикс24 Доски: пространство для визуализации идей
• Доски Битрикс24: интерфейс и возможности
• Документы Онлайн: начало работы
• Как совместно редактировать документы в Битрикс24.Docs
• Как работать с документами на диске Битрикс24
• Как работать с таблицами в Битрикс24.Docs