Доски в Битрикс24 помогают команде работать вместе: на них удобно визуализировать задачи, проекты и идеи. Чтобы информация оставалась под контролем, для разных пользователей можно гибко настраивать доступ к доске. Например, разрешить сотрудникам редактировать доску, а клиентам и сторонним экспертам — просматривать ее. Так вы сможете привлечь к работе внешних участников без риска потери и изменения данных.

Где находятся настройки доступа

Доступ к доске можно настроить из списка досок или когда вы с ней работаете.

Из списка досок.

1. Перейдите в раздел Доски и найдите нужную.
2–3. Рядом с названием нажмите Меню (≡) > Поделиться.
4. Выберите вариант:

• Общий доступ — для сотрудников,
• Получить публичную ссылку — для внешних пользователей: клиентов, подрядчиков и других.

В редакторе досок. Если вы уже работаете с доской, нажмите Права доступа и выберите вариант:

• Пригласить к редактированию — для сотрудников,
• Публичный доступ — для внешних пользователей.

Как настроить доступ для сотрудника

Добавить или удалить сотрудников. Вы можете выдать доступ отдельным сотрудникам, отделам или группам.

1. Нажмите Добавить еще.
2–4. Введите в строке поиска имя сотрудника, название отдела или группы. Можно перейти на нужную вкладку и добавить пользователей оттуда. Выбранные участники сразу отобразятся в списке.
5. Чтобы удалить сотрудника, группу или отдел из списка, нажмите на крестик.

Указать уровень доступа. По умолчанию все сотрудники получают доступ к редактированию доски. Чтобы изменить это, нажмите на текущий уровень доступа и выберите нужный.

• Чтение — сотрудник видит доску и иконки сотрудников, которые сейчас с ней работают. Можно скрывать или включать курсоры других участников на своем экране.
• Редактирование — можно просматривать и редактировать доску: менять ее название и оформление, добавлять, удалять, изменять элементы и связи между ними.
• Полный доступ — можно выполнять все вышеперечисленное и настраивать доступ к доске другим участникам.

Нажмите Сохранить.

Когда вы откроете доступ к доске, сотрудник получит уведомление с предложением добавить ее в список своих досок и сможет принять решение:

• Добавить — доска появится в списке и он сможет с ней работать.
• Отказаться — сотрудник потеряет доступ к доске. Вернуть его сможет только владелец доски или пользователь с полным доступом.

Как настроить доступ для внешнего пользователя

Если нужно показать доску клиенту или пригласить к работе специалиста, у которого нет доступа к вашему Битрикс24, включите публичную ссылку. Ее можно скопировать и отправить в СМС, чате или по e-mail. По умолчанию ссылка открывает доску в режиме просмотра, без пароля и ограничений по времени.

Чтобы изменить доступ, перейдите в Настройки (⚙️).

• Ограничить по времени — укажите срок действия ссылки, после которого она автоматически перестанет работать. Пользователь получит временный доступ к доске, а вам не придется закрывать его вручную.
• Установить пароль — добавьте код, без которого доска не откроется. Смените его, когда подрядчик завершит работу, чтобы защитить готовый результат от случайных изменений.
• Разрешить редактировать доску — разрешите пользователям вносить правки: добавлять элементы, перемещать блоки, оставлять заметки и так далее. После окончания работы отключите редактирование, чтобы зафиксировать результат.

Нажмите Сохранить.

Рекомендуем прочитать:

• Битрикс24 Доски: пространство для визуализации идей