Бизнес-процессы автоматизируют повседневные задачи. Они упрощают утверждение документов в компании, общение с клиентами и помогают контролировать продажи. Например, можно настроить автоматическое согласование счетов, отправку уведомлений клиентам о статусе их заказов или автоматическое создание задач для сотрудников.

Откройте раздел Автоматизация > Бизнес-процессы.

Поля для контроля бизнес-процессов

В списке находится ключевая информация о бизнес-процессах: дата последней активности, сотрудники, которые утверждают процесс, статус и время выполнения.

Активность. Дата и время последних изменений в бизнес-процессе. В поле Активность есть два вида счетчиков:

• красный — выполнить задание,
• зеленый — прочитать комментарий в карточке процесса.

Например, сотрудник запустил бизнес-процесс Счет на оплату и оставил комментарий. Ответственный увидит оба счетчика: красный и зеленый.

Счетчик раздела Бизнес-процессы показывает общее количество красных и зеленых счетчиков.

Участники. В колонке показаны участники процесса и общее время, которое они потратили.

Время выполнения каждого этапа округляется по математическим правилам, а в длительности может быть указана только одна единица времени: секунда, минута, час, день или месяц. Рассмотрим примеры:

• Процесс длился 11 минут 15 секунд — в колонке будет указано 11 минут.
• Процесс длился 57 секунд — это одна единица времени и округление не требуется, поэтому в колонке будет указано 57 секунд.

Статус. В колонке находятся кнопки для выполнения процесса. Если процесс уже отклонен, отложен или завершен, будет показан его статус.

Время. Общее время выполнения процесса и протокол.

В колонке может быть указана только одна единица времени: секунда, минута, час, день или месяц. В значении Итог время округляется только в большую сторону. Например, процесс длился один час и одну минуту — в колонке будет указано два часа.

В протоколе фиксируются все действия, участники процесса и эффективность процесса. Есть несколько оценок эффективности:

• Статистика отсутствует — среднее время выполнения процесса неизвестно, так как не завершен ни один подобный бизнес-процесс.
• Все отлично — было затрачено меньше среднего времени, чем обычно занимают процессы этого вида.
• Требует внимания — время выполнения совпадает со средним значением или на три дня больше.
• Слишком медленно — время выполнения на четыре дня больше среднего.

Точность среднего показателя времени увеличивается с количеством завершенных процессов. Время выполнения каждого бизнес-процесса рассчитывается автоматически и отображается в среднем значении для всей компании.
Оптимизация времени в бизнес-процессах

Время выполнения в протоколе считается с момента запуска бизнес-процесса до его завершения и округляется в меньшую сторону.

Процесс запустили 13 мая 2024 в 16:36 и завершили 15 мая 2024 в 14:19. Общая длительность процесса: 1 день, 21 час и 43 минуты. Округление идет в меньшую сторону и в протоколе будет указан один день.

Как выполнить задание бизнес-процесса

Задания — это действия, которые выполняют в бизнес-процессе. Они могут быть последовательными и параллельными. Например, в бизнес-процессе по организации мероприятия сначала утверждают концепцию, потом согласовывают программу. Бронирование зала и приглашение гостей можно выполнять параллельно.

Последовательные задания. Их можно выполнять прямо из карточки процесса. Откройте карточку и изучите задание. Когда вы его выполните, откроется следующее.

Параллельные задания. Их можно выполнять из карточки процесса или Протокола. Если хотите начать с определенного задания, откройте Протокол, выберите нужное и нажмите Приступить. Если последовательность не важна, используйте карточку бизнес-процесса, как и для последовательных заданий.

Рекомендуем прочитать:

• Дизайнер бизнес-процессов
• Бизнес-процессы в ленте Новостей