Дополнительные возможности в управлении и анализе проектов.

Контролировать соблюдение сроков по проектам. Конвертировать проекты в SCRUM. Использовать новую структуру вложенности и канбан представление. Анализировать время, потраченное на выполнение Задач и Проектов. Грамотно планировать финансовые расходы.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Дедлайны проектов
• Портфолио и Гант Проектов
• Визуализация задач проекта
• Скрам PRO
• Списки, роли, инфо в задачах
• Проекты на канбан доске
• Управление проектами
• Группировка проектов
• Связь сделок и проектов
• Отчет по времени выполнения проектов / задач

Дедлайны проектов

Простой контроль за соблюдением сроков.

Как работает приложение

• Приложение выводит актуальный список проектов, которые прямо сейчас находятся в работе.

• Просроченные проекты подсвечиваются красным.

• Почти просроченные – оранжевым.

• Проекты отсортированы по дедлайну. Сверху – самые горящие.

• По каждому проекту стоят кликабельные ссылки на Сделку и Контакт.

• В каждом проекте указаны: Дата начала и дедлайн проекта, Ответственный, текущая Задача и последний комментарий по ней.

Гибкие настройки

• Можно выбрать, из каких полей Сделки берется начало и дедлайн проекта, а также какие направления и статусы нужно выводить в списке текущих проектов.

• Кроме того, можно настроить исключения, не относящиеся к проектам, по ключевым словам в названии Сделок.

Какой проект является просроченным

• Почти просроченным является проект, на который осталось менее 10% отведенного на него времени.

• Например, если между датой начала проекта и дедлайном срок 10 дней, то за 1 день до дедлайна проект будет выделен оранжевым как почти просроченный. Если срок выполнения проекта 20 дней, то за 2 дня до дедлайна и т.д.

Портфолио и Гант Проектов

Инструмент для группировки и планирования Сроков Проектов, Групп, Коллаб, Потоков и Скрама.

Централизованное управление Проектами

Портфолио и Гант Проектов – это инструмент для управления проектами в Битрикс24, который помогает группировать Проекты, Группы, Коллабы, Потоки и Скрамы, контролировать сроки, управлять загрузкой команды и оптимизировать процессы. Поддерживает гибкое планирование, отчетность и совместную работу.

Полный контроль и прозрачность

• Группировка проектов в портфолио – объединяйте проекты по различным критериям: Стратегия, Мероприятия, Клиенты, Отделы, Объекты, Изделия, Разработки, НИРы, ОКРы и т. д.

• Диаграмма Ганта – отслеживайте сроки выполнения и загруженность команды.

• Мониторинг в реальном времени – анализируйте статус Проектов, контролируйте дедлайны и предотвращайте задержки.

Гибкость и масштабируемость

Множественная привязка Проекта – один проект можно добавить сразу в несколько Портфолио. Например, Стратегическая сессия может быть частью Стратегии и Мероприятий одновременно.

Совместная работа и коммуникация

Приглашение участников – добавляйте сотрудников в Портфолио, назначайте ответственных за Портфолио.

Уровень конфиденциальности, доступен в расширенной версии, чтобы получить расширенную версию, обратитесь в Поддержку:

• Открытый – портфолио видно всем сотрудникам, все могут зайти, посмотреть информацию и свободно управлять.

• Закрытый – портфолио видно в списке всем сотрудникам, доступ есть только у участников, присоединиться к нему можно по запросу.

• Секретный – портфолио никому не видно, присоединиться к нему можно только по запросу.

Аналитика

• Автоматический анализ данных – оценивайте вовлечённость сотрудников, динамику проектов и эффективность работы.

• Контроль бюджета и сроков – отслеживайте, сколько времени и ресурсов тратится на каждый проект.

• Прогнозирование рисков – предотвращайте перегрузку команды, выявляйте потенциальные проблемы заранее.

Визуализация задач проекта

Удобно контролировать выполнение задач онлайн.

Чем полезно приложение

• Позволяет в удобном графическом виде посмотреть все Задачи проекта.

• Можно быстро увидеть вложенность всех подзадач в виде дерева, а также просмотреть все рабочие статусы.

• Работа с задачами выходит на новый уровень – можно быстро и в удобной форме контролировать сроки выполнения проекта.

Цветовые статусы Задачи

Приложение подсвечивает фон каждой карточки задачи, что позволяет быстро увидеть всю картину по проекту, даже при большом количестве задач. Цветовые статусы:

• Зеленый – задача завершена

• Красный – задача просрочена

• Синий – задача в работе

• Голубой – задача ждет выполнения

• Оранжевый – задача ждет контроля

• Серый – задача отложена

Информация в карточке

• Исполнители: два самых важных человека для любой задачи - Постановщик и Ответственный. Выводится фотография и ФИО сотрудника.

• Сроки: дата постановки и крайний срок задачи.

• Название: при клике на название можно быстро открыть во всплывающем окне саму задачу и поработать с ней.

• Статус задачи: текущий статус дополнительно показывается текстом.

• Трудозатраты: показываются реальные трудозатраты и планируемые по задаче. Если значение реальных трудозатрат выше чем планируемых, то блок подсвечивается красным цветом, чтобы можно было легко найти задачи, где идет перерасход времени.

• Чек-лист: завершенные чек-листы и их общее количество. Дополнительно рисуется индикатор прогресса выполнения чек-листа, что позволяет легко оценить прогресс.

• Комментарии: общее число комментариев к задаче, без учета пингов.

Скрам PRO

Приложение для проектных команд: программистов, аналитиков, no-code разработчиков, маркетологов, дизайнеров.

Описание решения

Скрам PRO – гибкое спринтовое планирование, с сохранением связей задач с штатными группами, проектами и клиентскими коллабами.

Основные преимущества

• Работа с командами – поддержка нескольких команд с уникальными спринтами. Один участник может входить в несколько команд.

• Задачи в нескольких спринтах одновременно – в отличие от штатного функционала, одна и та же задача может участвовать в нескольких спринтах – даже у разных команд – без потери привязки к проекту или группе.

• Планирование из реальных клиентских проектов – вы работаете по клиентским группам или проектам? Просто отбирайте нужные задачи из них – с учетом приоритетов и сроков – и добавляйте в спринт без копирования или перемещен.

• Интеграция в интерфейсе задачи – каждая задача получает вкладку Спринты, где видно, в каких итерациях она уже участвовала, включая пересечения с другими командами и сроками.

Удобное наполнение спринтов

• Быстрый фильтр задач по статусу, исполнителю и проекту.

• Группировка, сортировка и пресеты – например, Незавершенные, Мои и Завершенные.

• Возможность добавлять задачи из прошлых спринтов – через доступ к предыдущим спринтам – в режиме список.

Избранные и текущие спринты – можно назначить текущий спринт по умолчанию и открыть его при входе в приложение.

Удобные интерфейсы

Список – для планирования.

Создавайте и добавляйте уже заведенные задачи, редактируйте оценки, стадии, исполнителей.

Удобно распределяйте Задачи прямо при планировании – без переключения интерфейсов.

Канбан – для реализации.

Работайте с ходом выполнения задач в наглядной доске. Создавайте задачи прямо в процессе.

Дополнительные возможности

• Поддержка пользовательских полей – в т.ч. типа Список.

• Гибкая настройка ширины окна поиска задач при планировании.

• Возможность создавать задачи прямо из интерфейса планирования.

Списки, роли, инфо в задачах

Организуйте работу с проектами так, как удобно вам.

В чем польза приложения

Приложение 3 в 1, которое упростит жизнь и работу команд, активно использующих Группы и Проекты, а также жизнь проектного менеджера.

Поддерживает любые виды Групп и Проектов, и автоматически встраивается в интерфейс задач Битрикс24.

Соответствует общему стилю, цветовой схеме, шрифтам и визуально воспринимается как часть продукта.

• Добавит нужные и новые роли в Задачах.

• Даст возможность видеть определенный список лиц, к которым можно обратиться по узким или общим вопросам.

• Позволит указывать специалистов к Задачам без их непосредственного присутствия.

• В Задачах Группы/Проекта можно будет добавить определенное описание, ссылки, историю, регламенты, указания.

• Использовать для Групп и Проектов списки, структурировать информацию удобным для вас образом.

• В Задачах можно отобразить: доступы, ключи, материалы, местоположения и любые другие ресурсы.

Все это можно будет делать в рамках одного окна, без дополнительных переходов по страницам продукта, экономя время сотрудников, повышая КПД бизнеса.

Как работает

• После установки приложения создайте новую Группу/Проект или добавьте к существующей, через расширенные настройки – пункт Редактор данных проекта.

• На странице владелец и модераторы Группы/Проекта могут добавлять, редактировать, удалять данные к Задачам. Обновления будут отображаться через сквозные блоки для всех участников Задач.

• Добавлять дополнительные роли с уникальными названиями и закреплять сотрудников за ними.

• Добавлять тексты с html форматированием через специальный визуальный редактор.

• Заполнять список, менять названия колонок.

• И все это уникально, для каждой Группы / Проекта.

Проекты на канбан доске

Работайте с проектами на портале в режиме канбан.

Возможности решения

Можно видеть все проекты не только в виде списка, но и в виде канбан-доски.

При этом, по каждому проекту сразу видна сводка по состоянию Задач.

Дает возможность:

• Группировать проекты по направлениям.

• Создавать стадии внутри направлений.

• Перемещать карточки проектов на доске канбан.

Как отфильтровать проекты

Можно отбирать проекты по:

• Направлениям;

• Владельцам проектов;

• Названию проекта.

Как увидеть сводку по задачам проекта

В карточке проекта ведется автоматический подсчет задач по статусам:

• Выполнено – количество завершенных задач в проекте.

• На контроле – количество задач, отправленных ответственным на контроль руководителю.

• В работе – количество задач, еще не выполненные сотрудником.

• Без срока – количество задач, находящихся в работе, по которым не указан крайний срок.

• Просрочены – количество задач находящихся в работе, по которым пропущен крайний срок.

Очень удобно для руководителя группы или проекта, вся информация и наглядная динамика на одной странице.

Как создать новое направление

По умолчанию все проекты и группы отображаются в системном направлении Общее.

Для создания собственных направлений проектов перейдите на страницу настроек приложения:

• В настройках вы можете добавлять и удалять направления, переименовывать направления.

• Важно. Если в направлении присутствуют проекты, удалить его нельзя.

В разделе администраторов перечислены сотрудники, у которых есть доступ к настройкам приложения, есть возможность добавлять и удалять направления.

Управление проектами

Планировать время и финансовые расходы проектов.

Управление проектами

Как управлять портфелем проектов в Битрикс24 по-настоящему эффективно. Хотите знать, какие проекты приносят прибыль. А какие тянут на дно. – На все эти вопросы поможет ответить приложение – Управление проектами.

Приложение интегрировано с базовыми инструментами и справочниками Битрикс24: Задачи и проекты, Сотрудники, CRM. Сведения о расходах и доходах формируются в разрезе данных о клиентах, задачах, времени на работу сотрудников.

Полезные возможности решения

• Данные по проектам в единой таблице – приложение собирает в единую таблицу данные по всем проектам: выполнение Задач, статистика по доходам и расходам. Учет задолженностей в прямом доступе. Статусы проектов изменяются в главном окне приложения в один клик.

• Настройка фильтров и направлений – для быстрого перехода к проектам используйте систему фильтрации по отдельным параметрам и группировки по направлениям. Смело создавайте свои фильтры.

• Выгрузка статистики – выгружайте отчеты со статистикой по проектам, задачам, доходам и расходам в формате .xlsx.

• Автоматизация прикрепления задач – настраивайте признаки автоматического прикрепления задач по проектам. Добавляйте сроки и распределяйте нагрузку между сотрудниками.

• Учет доходов и расходов – отслеживайте плановые и фактические расходы, а также оплату и результаты по каждому отдельному проекту. Доступно ручное, полуавтоматическое и автоматическое добавление.

Интеграция с инструментами Битрикс24

• Задачи и проекты. При создании проектов используйте функцию прикрепления Задач с назначением ответственного сотрудника за ее выполнение и устанавливайте срок работ. Группируйте Задачи по исполнителю, направлению и другим параметрам так, чтобы вам было удобно отслеживать выполнение множества заданий по проекту.

• Сотрудники. Добавляйте пользователей из базового инструмента Битрикс24 – Сотрудники – для участия в проектах. Настраивайте учет расходов на основе параметров оплаты – затраченного или запланированного времени на выполнение задач по проектам.

Группировка проектов

Группировка и вложенное представление структуры проектов.

Возможности интеграции

• Приложение дает возможность каждому пользователю в отдельном разделе левого меню сделать свое представление проектов, при котором можно создать взаимосвязи родительских-дочерних проектов.

• Таким образом, легко получить вложенную структуру проектов.

• Один из вариантов составление структуры – разделение проектов по типам. К примеру, проекты отдела продаж, проекты производства.

• Нужно лишь создать соответствующие проекты (группы), которые станут родительскими и дочерними, и привязать существующие проекты.

Связь сделок и проектов

Сделать проще работу с проектами в связке со Сделками.

В чем польза решения

• Приложение упрощает сценарии работы с проектами в связке со Сделками.

• Экономит ваше время. – Сокращает количество действий, которые нужно проделать сотруднику, чтобы найти необходимую информацию по Сделке или создать проект под нового клиента.

• В карточке проекта можно без лишних кликов найти всю основную информацию по контактным данным клиента, а из Сделки – быстро перейти в проект.

• Решение открывает новые сценарии по работе с CRM.

Алгоритм работы

• В карточке Сделки в горизонтальном меню появляется пункт Проект.

• При переходе в него открывается окно, в котором будет предложено привязать к Сделке проект или создать новый. После привязки проекта, в этом окне будет отображаться ссылка на проект и его описание.

• В карточке Проекта в горизонтальном меню создается пункт Сделка.

• В нем предлагается привязать Сделку к проекту, если она еще не привязана. А если Сделка привязана – выводится информация о названии Сделки (со ссылкой на нее), стадии, Компании и контактные данные основного контактного лица по Сделке.

Отчет по времени выполнения проектов / задач

Удобный способ фиксировать и планировать работу.

Какие задачи решает приложение

• Анализирует время, потраченное на выполнение Задач и Проектов.

• Улучшает планирование времени, повышает эффективность работы сотрудников.

• Производит оценку и повышает эффективность менеджмента в сфере постановки, выполнения Задач.

Функции и возможности

• Приложение соберет данные из Битрикс24 на основе выборки по фильтру: по проектам, по задачам, по проектам и задачам, по сотрудникам, по департаментам, и с обязательной детализацией по датам.

• Фильтр позволяет строить детальные отчеты по нужным сотрудникам за указанный период времени.

• Возможность выбора нужного отчета из 6 вариантов готовых таблиц и последующего скачивания.

• В приложении есть дополнительная настройка, которая позволит делать расчет планируемого времени по проектам.

• Есть возможность создавать любые подборки по сотрудникам и департаментам сразу в фильтре.

О чем стоит помнить

• Расчет времени выполнен с минимальной погрешностью - 0.01 (36 секунд)

• При выборе департаментов учитывается привязка сотрудников к конкретному департаменту.

• В целях улучшения производительности максимальный временной период, по которому формируется отчет – 3 месяца.

• Выбор периода, пользователей или департаментов в фильтре для формирования отчета обязателен.

• Данные для отчета берутся с учетом прав текущего пользователя CRM.