Удобные инструменты для анализа и работы с задачами.

Готовые отчеты для эффективного контроля за Задачами. Отчеты по затратам рабочего времени. Простой способ отложить выполнение Задачи и не забыть о ней.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Менеджер задач
• Отчет по задачам с чек-листом
• Трудозатраты
• Отчет по задачам
• Умные отложенные задачи
• Табель времени по проектам и задачам
• Трекинг задач – вложенные отчеты
• Мастер отчетов по Задачам

Менеджер задач

Удобно контролировать выполнение задач онлайн.

Делать работу проще

Менеджер задач – это целая экосистема, служащая для отслеживания и анализа трудозатрат, а также для взаимодействия с задачами Битрикс24.

Решение может быть полезно как для руководства компании, так и для ее сотрудников. Для корректной работы экосистемы необходимо установить все 3 модуля Менеджера задач.

1 модуль – приложение для Битрикс24

Можно отслеживать, кто из пользователей портала сейчас авторизован, какие Задачи выполняются на данный момент и краткая информация по этим задачам:

• время, оставшееся до крайнего срока выполнения задачи;

• группа, к которой привязана Задача;

• базовую Задачу (родительскую).

2 модуль – плагин

Расширение для браузера дает возможность сотрудникам компании начинать и приостанавливать выполнение Задач, не заходя в портал Битрикс24. Помимо этого, пользователь может посмотреть основную информацию по каждой задаче:

• дату и время крайнего срока;

• группу;

• постановщика;

• затраченное время;

• дату и время последнего изменения;

• стадию канбана.

Кроме того, можно перейти на:

• страницу Задачи;

• страницу группы, которой принадлежит Задача.

3 модуль – приложение для Windows

Приложение для Windows является полезным инструментом для руководителей компании и системных администраторов.

• Позволяет настроить автоматический выход из системы через определенный промежуток времени бездействия сотрудника. – Автоблокировка учетной записи через указанное количество минут. Легко установить приложение как на личный компьютер сотрудника (Windows Home / Windows Pro), так и на Windows Server.

• Также приложение автоматически приостанавливает выполняемые сотрудниками Задачи в случае блокировки аккаунта Windows.

Отчет по задачам с чек-листом

Просто контролировать задачи с чек-листом.

Анализировать работу сотрудников

С помощью решения можно увидеть все незавершенные Задачи, в которых есть незакрытые пункты чек-листа.

Благодаря приложению можно быстро проверять и анализировать работу ваших сотрудников.

Права доступа

Доступ к просмотру задач работает следующим образом:

• Администратор видит все задачи.

• Руководители отделов видят свои задачи и задачи подчиненных.

• Обычные сотрудники видят только свои задачи.

Простые и удобные фильтры

В приложении доступен фильтр:

• по ответственному;

• по постановщику;

• и по крайнему сроку.

В настройках приложения также можно указать и выбрать: учитывать уволенных сотрудников.

Тогда вы получите доступ к незавершенным, брошенным Задачам и сможете передать их другим менеджерам.

Трудозатраты

Узнайте, как работают ваши сотрудники.

Решение полезно как руководителям, так и подчиненным

• Руководитель компании и администратор портала могут получать отчеты по любому из сотрудников;

• Руководители отделов будут получать отчеты по сотрудникам своего отдела;

• Сотрудники – отчеты по своей занятости.

Отчет доступен в четырех вариантах

• Два варианта табличных отчетов, сгруппированные по сотрудникам или по группам;

• Два графических: в виде календаря и графика.

Данные можно фильтровать

• По отделам компании;

• Сотрудникам, в том числе уволенным (если необходимо);

• Экстранет-сотрудникам (после входа администратора портала в приложение);

• Группам;

• Тегам задач;

• Дате постановки задач;

• Статусу задач (все задачи/завершенные/находящиеся в работе).

Выбранные фильтры можно сохранить.

Экспорт отчета доступен в следующих форматах

• Формула для вставки в Google-таблицу (при группировке по сотрудникам);

• Online-выгрузка в Excel;

• Файл формата .xlsx; .csv.

Отчет в виде календаря

• Фильтры: по месяцу, году и отделу.

• Цвета ячеек календаря: красный – сотрудник работал более 12 часов; желтый – сотрудник работал менее 8 часов; зеленый – сотрудник работал от 8 до 12 часов; серый – выходной или праздничный день.

• Чтобы получить подробную статистику рабочего дня сотрудника, нужно нажать на ячейку календарного дня с внесенным временем. Отсортировать задачи можно по дате создания или по интервалу времени, в который выполнялась задача.

Отчет в виде графика

• Отчет в виде графика по: сотрудникам, группам, клиентам (CRM поля Компания и Контакт в задачах), тегам.

• Вид отчета: по количеству задач; по общему и среднему времени, затраченному на выполнение задач.

• Можно выбрать период, за который необходимо получить отчет и отдел компании.

• Дополнительные возможности: экспорт отчета в изображение PNG; экспорт отчета в файл PDF; чередование цветов у элементов графика; подробная информация об элементе при наведении курсора мыши; скрытие пустых элементов из отчета.

Отчет по задачам

Готовый отчет для эффективного контроля за Задачами.

Самые важные критерии Задач в одном окне

• Название – кликабельная ссылка на саму Задачу. Удобно, при необходимости можно просто перейти к выбранной Задаче.

• Текст задачи. Если текст слишком длинный, он сворачивается. Чтобы прочитать его в этом же окне есть гиперссылка Читать далее. При нажатии на нее текст развернется прямо в рамках отчета.

• Крайний срок.

• Дата завершения Задачи.

• Статус задачи.

• Постановщик.

• Исполнитель и Соисполнитель.

Удобные фильтры

Доступна фильтрация по:

• Отделу.

• Конкретному сотруднику.

• Роли в Задаче.

• По крайнему сроку Задачи.

• По дате постановки Задачи.

• По статусу выполнения Задачи.

Фильтры могут работать как по отдельности, так и совместно.

В нижней части отчета есть сводные данные по Задачам на вашем портале.

Данные изменяются в зависимости от выставленных фильтров.

Выгрузка отчета для дальнейшей аналитики

В окне фильтрации также доступна кнопка для выгрузки отчета в Excel.

• Отчет доступен сразу после открытия. Экспорт в Excel – после подсчета всех данных.

• После подсчета всех данных, приложение выведет уведомление о том, что экспорт доступен.

Умные отложенные задачи

Отложить выполнение Задачи и не забыть о ней.

Что умеет приложение

Интеграция дает возможность переводить Задачи в состояние Отложенные с восстановлением в статусе Просроченная.

Удобно, вы сами решаете, что стоит сделать в первую очередь, а выполнение каких Задач можно перенести на определенный срок. При этом система позаботиться о том, чтобы вы не забыли про отложенную Задачу.

Как работает решение

• Выставляете в Задаче крайний срок, до которого нужно ее отложить.

• Кликаете по кнопке Отложить, Задача перешла в статус отложенных.

• После завершения крайнего срока, отложенная Задача будет восстановлена со статусом Просроченная.

Табель времени по проектам и задачам

Отчет по времени, записанному в задачи.

Фиксировать и просчитывать интеллектуальный труд

Приложение показывает, сколько времени было учтено в задачах Битрикс24 каждым сотрудником в удобной таблице с возможностью фильтрации по сотруднику и по нужному отрезку времени.

С приложением легко можно увидеть, сколько времени вносит в задачи каждый сотрудник на портале.

Можно смотреть задачи как по проектам, так и те, что не имеют проектов, они будут показаны в таблице как без проекта.

Чтобы учет времени работал

Чтобы учет времени работал, в задачах требуется включать соответствующий параметр – время для выполнения задач.

Важно – запись времени происходит после того, как учет времени был остановлен. То есть, чтобы время попало в приложение, Задача должна быть поставлена на паузу или завершена.

В приложении покажется время от 6 минут – 0.1 часа. Время округляется, например 14 минут покажется как 0.2, а 15 как 0.3.

Гибкая фильтрация

Таблица использует agGrid и позволяет сортировать столбцы по убыванию или возрастанию, а также применять различные фильтры.

Трекинг задач – вложенные отчеты

Вывод общего рабочего времени. Отображает затраченное время по всем вложенным подзадачам в базовой задаче.

Возможности решения

Приложение позволяет формировать отчеты по затраченному времени, суммируя все подзадачи в базовую задачу.

Польза приложения

Больше не нужно бегать по подзадачам и собирать статистику затраты времени.

Работая со списком подзадач, можно легко и удобно:

• Увидеть в корневой задаче общее затраченное время по всем подзадачам;

• Отследить количество затраченного времени по каждому сотруднику – как от постановщика, так и от ответственного сотрудника;

• Видеть план-факт затраченных часов, нажав 1 кнопку.

Мастер отчетов по Задачам

Гибкие отчеты по Задачам и связанным с ними сущностями CRM.

С Мастером отчетов по Задачам можно

• Выбирать поля сразу и по Задачам, и по связанным с ними сущностям CRM – Сделки, Лиды, Счета. Не только типовые, но и пользовательские.

• Комбинировать поля так, как понадобится.

• Фильтровать, сортировать данные – и видеть только необходимую информацию.

• Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.

• Визуализировать информацию с помощью графиков.

• Подбирать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.

• Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько задач закрыл за месяц конкретный сотрудник. А также группировать по временным периодам – дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.

Безопасность данных

Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM и Задачам конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник, у которого настроены права на просмотр только своих задач – в отчете увидит только их.

Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

Примеры использования

Контроль крайних сроков Проекта.

В проекте или группе может быть множество задач, и работы ведутся параллельно. Для того, чтобы проконтролировать «просроченные» задачи, выберите поля: Название, Проект, Крайний срок и Статус. Отфильтруйте по нужному названию проекта, по статусам задачи, и в поле Крайний срок примените фильтр – дата до сегодняшнего дня.

Рейтинг сотрудников по закрытым задачам.

Для того, чтобы проанализировать эффективность команды в разрезе закрытых задач, выберите поля: Название, Ответственный и Статус. Выберите фильтр в поле Статус «Завершена» и примените группировку по Ответственному. Вы увидите, кто из ваших сотрудников закрыл больше всего задач за период.

Незавершенные задачи в Сделках.

Для того, чтобы избежать ошибок и не двигать Сделку дальше по стадиям, если в ней есть незакрытые задачи, выберите поля по Задачам: Название и Статус, по Сделкам – также Название и Стадия Сделки. Для поля Статус задачи выберите все, кроме «Завершена», а для поля Стадия сделки выберите те стадии, на которых незавершенных задач уже быть не должно. Примените группировку по названию Сделки. Вы увидите общее количество, а также промежуточные итоги – сколько таких задач в каждой Сделке.

Использовать графики

Для того, чтобы выделить в отчете самое важное – используйте графики. Так воспринимать информацию станет проще. Кнопка Построить график находится под таблицей, можно выбрать тип графика и подходящие поля для осей Икс (любая дата) и Игрек (числовые и списочные поля).

Дополнительные преимущества

• Можно быстро искать поля по любой части названия.

• Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” – можно вывести данные за весь период.

• Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Счета, Сделки и Лиды.

• Сохранять отчеты в шаблоны и открывать одним кликом.

• Выгружать готовый отчет в Google Таблицы и Excel.

• Сохранять отчет в виде ссылки и делиться им.