Инструменты для эффективной коммуникации в чатах.

Напоминайте о важном через персональные чаты и чаты рабочих групп. Конвертируйте нужные комментарии задач в сообщения чата. Используйте стикеры – сделайте общение с коллегами и клиентами более дружелюбным. Отправляйте информацию из внешних источников во внутренние чаты.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Робот для уведомления в чаты на платформе Пинкит
• Стикеры в Битрикс24
• Бот Алерт
• Конвертер комментариев задач
• Менеджер-бот Мартин
• Контроль задач и прибыли
• Быстрые отчеты по задачам
• Отчет по задачам в группах
• Отчеты по задачам
• Агент Таскин

Робот для уведомления в чаты на платформе Пинкит

Отправляет уведомления Битрикс24 в персональный чат сотрудника или в групповой чат компании.

Делайте коммуникации более результативными

Напоминайте о важном через персональный чат сотрудника или всем участникам в чат рабочей группы.

Любой источник для получения информации

Каждый сотрудник, работающий в системе, может получать уведомления:

• На портале;

• На свою почту;

• На мобильный телефон.

Уведомления настраиваются необходимым сотруднику образом. Центр нотификации вышлет сотрудникам приглашение на встречу и в рабочую группу, подскажет о новых сообщениях в Живой ленте – от лайков коллег вашим собственным записям до новых поставленных задач или сроков выполнения работ по ним.

Не упускайте важное

Для того, чтобы не пропускать важные уведомления используйте активити Отправка уведомлений в персональный чат.

В отличие от Отправки сообщений в чат группы данное активити отправляет сообщение в персональный чат сотрудника.

Настроить уведомления можно на любые действия:

• Пропущенные звонки;

• Поступление нового Лида;

• Запрос дополнительной информации по клиенту;

• Поставленные задачи и т.д.

Мотивируйте коллег

Сообщение в персональный чат от имени руководителя сложнее пропустить, чем очередное уведомление в колокольчике.

Указав ID Рабочей группы, можно выполнить массовую рассылку персональных сообщений всем участникам которые состоят в Рабочей группе. Например, если в компании есть чат рабочей группы менеджеров для обсуждения новых сделок, то можно автоматически перенаправлять такие уведомления им в групповой чат.

Стикеры в Битрикс24

Сделайте коммуникацию с коллегами и клиентами более дружелюбной.

Описание решения

Стикеры как в Telegram – разнообразят общение с коллегами и запоминаются клиентам. 120+ готовых наборов включают в себя больше 4 800 стикеров. Найти их можно, нажав иконку смайла в чате и открыв внутри вкладку «Мои».

Стикеры – подходят для чатов с сотрудниками, а также ими можно пользоваться и при общении с клиентами.

В чатах Контакт-центра есть не весь функционал приложения (нет фильтров, превью), и нельзя отключать наборы, но можно отправить «свой» стикер, или любой из готовых наборов. Если в чатах Открытых линий не сразу отображаются «свои» стикеры – откройте основное приложение и они прогрузятся в кэш браузера.

Отправить стикер с мобильного устройства

А для того, чтобы отправить стикер с мобильного устройства, нужно:

• Открыть приложение (Ещё → Маркетплейс → Стикеры в Битрикс24).

• Выбрать нужный стикер и кликнуть на него.

• В буфер обмена скопируется ссылка – ее необходимо вставить и отправить в чат.

Чтобы предварительно рассмотреть изображение перед отправкой – достаточно нажать на него и удерживать. Стоит отметить, что иногда картинки на смартфонах прогружаются не сразу, но на текущий момент это единственная возможность их отправки.

Найти подходящий стикер

Для того, чтобы быстро найти подходящий к ситуации стикер – используйте фильтры:

• Позитивные.

• Негативные.

• Праздничные.

• С текстом.

Можно применять один или несколько фильтров сразу, например «позитивные праздничные» или «негативные с текстом».

Если кликнуть на уже отправленный стикер в чате – откроется весь стикерпак.

Для удобства сотрудников наборы сортируются по частоте использования за месяц, а последние 15 отправленных стикеров вынесены в отдельную группу «Недавние».

В основном приложении можно отключать ненужные стикерпаки, нажав на иконку «глазика».

По умолчанию все стикерпаки активны, но теперь каждый сотрудник может сам решить, какие оставить.

Обратите внимание

В чатах Контакт-центра всегда отображаются все стикеры, независимо от настроек.

При нажатии на любой стикерпак – открывается окно предпросмотра стикеров. Управляя стрелками или клавишами можно рассмотреть картинки перед отправкой.

В «Недавних» стикерах превью нет.

Добавление своих стикеров

Вы можете добавлять любимые картинки самостоятельно (в том числе и GIF-картинки). Подходят стикеры Telegram. Кликнув на картинку – нужно выбрать «Копировать адрес изображения».

Для того, чтобы стикеры корректно отображались в мобильном чате Битрикс24 – лучше использовать gif и webp. При этом сами файлы могут находиться где угодно – на диске Битрикс24, хостингах и так далее.

Стикеру можно присвоить признак для фильтрации: позитивный, негативный, праздничный и текстовый. Добавленные изображения находятся в наборе «Мои стикеры», отображаются у всех сотрудников, и все смогут ими пользоваться. Удалять стикеры на текущий момент могут только администраторы портала.

Бот Алерт

Бот принимает внешние сообщения по web-ссылке и передает его в чат.

Легко использовать

Удобно отправлять информацию из внешних источников во внутренние чаты Битрикс24. Преимущество Бота – нет необходимости вникать в суть BITRIX24 REST API, особенно внешним ИТ-специалистам.

Достаточно просто указать адрес вызова сообщения в Личный или Групповой чат, и это сообщение будет доставлено мгновенно из любого источника.

Удобно передавать информацию

• Информировать себя самого в Личном чате, например, различные статусы внешних систем мониторинга (доступность сайта, интернет-касс, электричества в офисе и т.п.).

• Организовать Групповой чат с руководителем и информировать его автоматическими сообщениями с внешних систем.

• Добавить бота в Открытую линию с нужным клиентом, и публиковать ему сообщения типа: "Спасибо, что снова посетили наш сайт!" В момент, когда исполняется программный скрипт на вашем сайте и многое другое.

Доступ из любой сущности

В каждом чате, где присутствует бот, появится уникальный веб-адрес – ссылка, которую можно вызывать:

• из адресной строки браузера;

• из javascript;

• из php;

• из 1С;

• из почтового письма;

• из любой программной среды.

Конвертер комментариев задач

Конвертируйте нужные комментарии задач в сообщения чата.

Описание решения

В осеннем релизе Битрикс24 был представлен новый интерфейс работы с задачами.

Что изменилось в работе с задачами:

• В старом интерфейсе задач Битрикс24 были комментарии, которые отображались внизу страницы.

• В новом интерфейсе задач Битрикс24 появился чат, где теперь ведется вся переписка.

Добавленные действия

Комментарии, добавленные к задаче через старый интерфейс, теперь отображаются в начале чата, во всплывающем окне. Это создает дополнительные клики, чтобы увидеть важную информацию.

Что делает приложение

Конвертирует старые комментарии задачи в сообщения для нового чата задачи.

Возможности и преимущества

• Конвертация прямо в интерфейсе задачи.

• Удобное отображение всех комментариев задачи.

• Выбор необходимых комментариев для конвертации.

• Поддержка вложенных файлов при конвертации.

Теперь все комментарии будут в одном месте – быстро, удобно, без лишних кликов.

Новые способы работы с Задачами в Битрикс24.

Видеть статистику на кончиках пальцев. Заниматься долгосрочным планированием и контролировать прибыль. Экономить время и доверить рутинную работу системе. – Гораздо проще с приложениями для Задач.

Менеджер-бот Мартин

Помогает сотрудникам и руководителям эффективнее работать с задачами.

Польза бота

Менеджер-бот Мартин – заменяет менеджера среднего звена, следит за тем, как сотрудники выполняют задачи, выполняют ли они их в срок, делают ли они по ним комментарии, выполняют ли необходимые действия, контролирует чек-лист. Он смотрит внутри программы за действиями сотрудников и отправляет уведомления.

Основная задача Мартина – это поднять личную эффективность каждого сотрудника и снизить затраты компании.

Чат-бот оптимизирует ваше рабочее время и выполнит рутинную работу за вас: проанализирует списки задач сотрудников, выделит актуальные по срокам завершения и те, о выполнении которых давно не отчитывались; напомнит о задачах и звонках клиентам, сам сформирует планы на день и отчёты для менеджеров.

Мартин легко организует удаленную работу так, чтобы сотрудники систематически комментировали задачи и успевали к сроку, а руководители – контролировали процессы без стресса.

Время отправки уведомлений

Мартин учитывает ваши настройки календаря (время работы, праздничные и выходные дни), а также время выполнения задачи.

Мартин помогает управлять Задачами

• Бот уведомляет менеджера о новых задачах. Бот пришлет сообщение, когда сотруднику поставят новую задачу. Уведомление о задаче не потеряется в общем списке уведомлений портала, и менеджер легко спланирует работу над ней.

• Мартин также уведомит ответственного о горящих сроках и подступающих дедлайнах. Уведомление о почти просроченной задаче приходит за определенное количество часов до крайнего срока выполнения. Этот срок зависит от важности задачи и рабочего времени компании.

• И самое главное – отправляет сообщение о уже просроченных задачах. Такое уведомление приходит как к постановщику, так и к ответственному за Задачу.

Новые сценарии для звонков в CRM

Если ответственный не позвонил или не закрыл звонок, чат-бот напомнит об этом пользователю.

Теперь Мартин может:

• Контролировать менеджеров отдела продаж в CRM и помогать им не пропускать звонки клиентам.

• Составлять план по звонкам на день для каждого менеджера.

Сценарии работы с бизнес-процессами

В Битрикс24 можно одновременно запустить только два шаблона бизнес-процесса для одного документа.

Теперь Мартин помогает корректно работать с бизнес-процессами, ежедневно, в начале рабочего дня:

• Уведомляет администратора о зависших бизнес-процессах.

• Сообщает администраторам облачных порталов, если при создании или изменении одного документа создано более 2-х шаблонов БП с автоматическим запуском.

Контроль задач и прибыли

Гибкий расчет себестоимости и мониторинг дохода.

Узнать общую валовую прибыль и прибыль каждого проекта

Где увидеть данные. – Прямо в карточке сделки внутри вашей CRM. Не нужно переключаться между вкладками.

Получить материал для всестороннего анализа процессов сделок

Это позволит вносить корректировки в технологию производства и в оснащение компании.

Увидеть и оценить долю участия каждого сотрудника и ее влияние на итоговый финансовый результат.

Фиксировать и просчитывать интеллектуальный труд

• Размер услуги можно измерить временем, затраченным на нее.

• Время ваших экспертов и специалистов и есть тот товар, который вы продаете клиенту за деньги.

• Рабочие часы сотрудников в Битрикс24.CRM поддаются хронометражу.

• Товар, который мы продаем, это минута рабочего времени каждого нашего специалиста.

Что можно получить, используя приложение

• Новый и совершенный инструмент измерения, контроля и расчета сложного товара – интеллектуального труда в границах времени, потраченного на услугу, работу по конкретной Сделке.

• Учитывать в режиме реального времени все возможные траты, которые меняются в ходе сопровождения сделки и находятся в прямой зависимости от заработной платы и квалификации сотрудников.

• Видеть как меняется и отчего зависит итоговый результат и сумма валовой прибыли каждого и всех проектов, находящихся в работе компании.

• Получать реальный правдивый материал, который позволяет глубоко анализировать все процессы сопровождения сделок, вносить корректировки в технологию производства, в оснащение компании, увидеть и оценить долю участия каждого сотрудника и ее влияния на итоговый финансовый результат.

Быстрые отчеты по задачам

Помогают оперативно получать информацию о работе ваших сотрудников.

Гибкая фильтрация по параметрам

Удобное поле для фильтрации задач по привязке к элементам CRM: Сделкам, Лидам, Контактам или Компаниям.

Вы сможете узнать, сколько времени ушло по сделке или же следить за объемами Задач по конкретному заказчику.

Общее время и динамика

С помощью временной диаграммы вы можете отследить, когда был провал по объему выполненных работ или увидеть, как распределялась нагрузка на компанию в течение года.

Сводные таблицы: задачи, проекты, сотрудники

Приложение выводит информацию о времени, затраченном сотрудниками на задачи в виде сводных диаграмм и таблиц. Получать данные можно в различных срезах и сохранять данные срезы для дальнейшего использования.

Отчеты в мобильном приложении Битрикс24

Есть возможность видеть статистику в любое удобное время, не находясь при этом рядом с рабочим местом. Статистика на кончиках пальцев – прямо на экране вашего смартфона.

Вкладка статистика внутри Задачи

Во вкладке выводится диаграмма динамики работы над задачей, сводная таблица по исполнителям, работающим над задачей и таблица распределения времени.

Отчет по задачам в группах

Строит отчеты о затраченном времени в задачах, в разрезе групп/задач/сотрудников.

Описание решения

Приложение строит отчеты о затраченном времени в задачах, в разрезе групп/задач/сотрудников. Для построения отчета требуется указать промежуток дат, выбрать группы, задать дополнительные условия.

В отчет будут отобраны все задачи и все сотрудники, включая сотрудников “экстранет”, удовлетворяющие условиям отчета. В результате будет сформировано две таблицы.

Детальная таблица

• Группа

• Задача

• Сотрудник

• Комментарий к затраченному времени

• Затраченное время, часы

• Дата-время записи на вкладке “Время” в задаче.

Если установлен флажок “Группировать детальную по задачам”, то таблица будет “свернута” до задачи:

• Группа

• Задача

• Сотрудник

• Затраченное время, часы

Итоговая таблица

• Группа

• Сотрудник

• Затраченное время, часы

Если установлен флажок “Выводить итоги по дням”, то таблица для каждого сотрудника детализируется до дней:

• Группа

• Сотрудник

• Затраченное время, часы

• Дата

Обе таблицы могут быть отсортированы по колонкам и сохранены в формате Excel для дальнейшей работы в других системах.

Отчеты по задачам

Решение позволяет формировать различные отчеты по работе с задачами.

Понятный интерфейс

• Вы сами выбираете нужный отчет и задаете для него параметры настроек.

• Все отчеты направлены на сбор и подготовку сводной информации по различным показателям работы компании с задачами.

• Анализируются следующие данные: сроки, конверсия, эффективность сотрудников, скорость обработки задач и многое другое.

Удобная форма представления

Итоговые отчеты в зависимости от их типа будут представлены в виде Сводной таблицы, Списка или Диаграммы.

Новые готовые отчеты

• Перенос дедлайнов задач – отчет по изменениям крайних сроков задач сотрудниками компании.

• Распределение задач между сотрудниками – отчет, позволяющий сравнить текущую нагрузку выбранных сотрудников.

• Производительность сотрудников – отчет по эффективности работы персонала с задачами.

Простой способ улучшить работу

Используйте отчеты для анализа и оптимизации рабочих процессов.

Агент Таскин

Чат-бот, информирующий о задачах пользователя и руководителя.

Отчет для сотрудника

Бот отправляет краткий отчет в начале рабочего дня по задачам. Для этого нужно на странице настроек выбрать время начала дня и включить уведомления.

Информация выводится в разрезе: задачи Ждут выполнения, Ждут контроля, Просроченные, Не просмотренные.

Без настроек – времени и уведомлений – ежедневный отчет приходить не будет, но сохранится возможность запросить разные виды отчетов в чате с Ботом.

Все доступные отчеты

• Отчет по задачам, где Вы являетесь ответственным.

• Отчет по задачам, где Вы являетесь постановщиком.

• Общий отчет по подчиненным, у которых есть активные задачи.

• Отчет по задачам определенного сотрудника для руководителя.

Производительность

Максимальное количество активных пользователей портала, получающих регулярную статистику по задачам – 50 человек.