СКРАМ В БИТРИКС24 — ЭТО УДОБНО!
за 1 минуту
В Битрикс24 мы подготовили инструменты для работы по Скраму
-
Не важно, находитесь вы в офисе, удаленно или у вас смешанная команда. В Битрикс24 есть все для работы по Скраму, планирования встреч, коммуникаций в чатах и видео.
Не нужно использовать несколько сервисов и объединять их между собой. Вы всегда на связи из браузера или мобильного приложения.
- В Битрикс24 может работать вся компания, использовать блок коммуникаций, работать с документами, вести продажи в CRM, работать с классическими задачами и проектами, использовать другие инструменты.
- Отдельные команды могут перейти на Скрам, не меняя рабочую среду, — оставаясь в едином информационном пространстве с коллегами.
Итак, вы собрали команду, обсудили с ней новый формат работы, объяснили преимущества и выбрали длительность спринта.
Пора перейти в Битрикс24 :)
Михаил Беляев
Ваш гид по Скраму в Битрикс24
Шаг 1. Создайте Скрам-команду
Это просто:
- В разделе «Задачи и проекты» выберите пункт «Скрам», создайте новую Скрам-команду.
- Укажите название, выберите тему оформления и аватар.
-
Задайте уровень конфиденциальности: будут ли видеть коллеги работу этой команды?
Уровень «Закрытый» — это частый выбор. Команда будет видна на портале, но зайти в нее, посмотреть задачи коллеги не смогут без вашего приглашения.
- Пригласите участников.
Создание Скрам-команды
за 2 минуты
Среди участников Скрам-команды выделяют несколько ролей
-
Владелец продукта
Его задача — определять направление движения: он решает, какие задачи взять в работу. По умолчанию сам владелец продукта не берет на себя выполнение задач.
Это может быть руководитель отдела, менеджер продукта или проекта, ответственный за направление и т.д. В Скрам-команде он такой один :)
Для простоты далее будем называть его руководитель.
-
Скрам-мастер
Лидер-наставник, понимающий, как работать по Скраму. Его задача — объяснять правила, контролировать, чтобы они выполнялись.
Не в каждой компании будет такой выделенный эксперт. Иногда Скрам-мастер один на несколько команд, иногда эту роль берет на себя Владелец продукта — руководитель.
-
Команда разработки
Это специалисты, непосредственно реализующие задачи. -
Заинтересованные
Все, кто участвует, например, принимают результат спринтов или консультируют по задачам. Они смогут видеть задачи, но не смогут ничего редактировать.
Пример
Для большинства компаний
Когда техники Скрама используются для стабильного развития, движения вперед небольшими итерациям.
Роли:
- Владелец продукта — это руководитель компании или направления.
- Скрам-мастер — выделенный эксперт или сам руководитель.
- Команда разработки — его сотрудники.
- Заинтересованными будут те, кто может консультировать по задачам, или кто примет результаты.
Пример
ИТ-сфера
Пример можно считать классическим для работы по Скраму.
Сотрудники распределяются по ролям:
- Владелец продукта — это менеджер продукта.
- Скрам-мастер здесь — нередко выделенный сертифицированный эксперт. Это может быть техлид, техдир или другой ведущий эксперт, не только понимающий процессы разработки, но и обладающий авторитетом.
- Команда разработки — специалисты, работающие над созданием продукта.
- Заинтересованные — это клиенты компании или внутренние заказчики, если команда создает и развивает собственный продукт.
Пример
Творческие коллективы
Для работы над большим или длительным творческим проектом, как клиентским, так и внутренним, Скрам-команда может быть организована так:
- Владелец продукта — это менеджер проекта.
- Скрам-мастером может быть как менеджер проекта, если он понимает Скрам, рабочие процессы и авторитетен для команды, так и отдельный эксперт — внутренний или внешний.
- Команда разработки — специалисты, реализующие задачи в рамках проекта.
- Заинтересованными могут быть клиенты компании или внутренние заказчики, если команда создает и развивает собственный проект.
Пример
Для решения сложных задач
Это может быть функциональная кросс-команда или выделенные сотрудники отдела и направления. Роли можно распределить так:
- Владелец продукта — это руководитель команды, отвечающий за решение задачи.
- Скрам-мастером будет эксперт по Скрам (внешний или внутренний) или руководитель.
- Команда разработки — специалисты, работающие над задачами в рамках целей.
- Заинтересованные — топ-менеджеры, директора, в ведении которых лежат показатели или процессы, над которыми работает Скрам-команда.
Шаг 2. Создайте встречи и чаты
Чтобы команда не опаздывала на встречи, сразу спланируем их в календарь всем участникам :)
В настройках Скрам-команды уже готовы 4 типа встреч, останется только выбрать время, удобное вам.
СОЗДАНИЕ ВСТРЕЧ
за 2 минуты
Если команда работает двухнедельными спринтами:
-
Планирование спринта
Удобно проводить в понедельник. В календаре будет создана регулярная встреча, повтор — в понедельник, раз в две недели.
Время выберем с 11:00 до 12:00, более раннее еще понадобится :)
-
Ежедневный Скрам
15-минутная встреча на каждый будний день. Каждый из команды разработки говорит по формуле: "что делал вчера, что буду делать сегодня, какие есть сложности".
Поставим утром в 9:00. Все собрались, поговорили, как дела, и — за работу :)
Полезно
Собраться в начале рабочего дня командой или отделом, поздороваться, обсудить как дела, не только рабочие — это хорошая управленческая практика не только в рамках Скрама.
Позволяет руководителю видеть и чувствовать настроение в отделе каждого сотрудника.
При удаленном формате работы это трансформируется в короткий видео-созвон или привычку здороваться в начале работы в чате с обсуждением дел.
-
Обзор спринта
Это демонстрация результата. По завершению спринта через две недели, в понедельник.
Ставим с 10:00 до 11:00, перед планированием. Это даст правильный ритм, отчитались — спланировали.
-
Ретроспектива
Обычно проходит в день демонстрации: обсудить командой работу, что стоит улучшить в процессах или коммуникации. Поставим с 12:30 до 13:00, после отчета и планерки.
После выполнения настройки у всей команды встречи появятся в календаре Битрикс24. Он напомнит о них заранее, чтобы никто не опаздывал :)
Команда работает в удобном ритме: по понедельникам отчитывается по результатам спринта, формирует план на новый цикл и обсуждает, что стоит улучшить в своей работе. Затем две недели — работа по задачам с небольшим ежедневным контролем.
Битрикс24 автоматически создаст чат для каждой встречи.
Команда может оперативно обсуждать важные вопросы, просто и быстро собираться на онлайн-встречи прямо в Битрикс24.
Шаг 3. Заполните бэклог
Перенесите задачи из блокнота и различных систем в единый бэклог. По мере заполнения возникают идеи? Отлично! Сразу их фиксируйте, не потеряются :)
Бэклог доступен всей команде, удобно дополнять, обсуждать, пересматривать.
ЗАПОЛНЕНИЕ БЭКЛОГА
за 1 минуту
При добавлении задач может быть полезно указывать тему, контекст или большую цель, к которой она относится. Это позволит потом быстро отобрать все задачи, относящиеся к одной теме.
Используйте для этого эпики. Кроме того, цветовой код эпика сделает бэклог более наглядным.
Пример
Для большинства компаний
Если вы развиваете компанию или направление, то в бэклоге могут быть такие задачи:
- По процессам в продажах: описать скрипты звонков или диалогов в чате, заняться сбором и анализом причин отказа клиентов.
- По маркетингу: исследовать TikTok для бизнеса-задач, изучить новые возможности таргетинга соцсетей.
- Большая задача: вывод новой услуги или расширение товарной матрицы.
Маркетинг, процессы, вывод новой услуги - можно задать как эпики.
Пример
ИТ-сфера
При работе над продуктом в бэклоге будет множество пожеланий по функциям от пользователей и авторов продукта, различных идей по улучшению. Продакт-менеджер определяет, что сейчас в приоритете и нужно взять в работу на спринт.
Эпики помогут сгруппировать задачи по направлениям, например, юзабилити, конверсия в целевые действия.
Или можно выделить как эпик крупную задачу, которую сложно оценить, например, редизайн. По такой задаче команда будет идти несколько спринтов, закрывая небольшие подзадачи.
Пример
Творческие коллективы
Работая над большим или длительным творческим проектом, у команды наверняка будет немалый список дел и идей :)
В бэклог будут складываться задачи и пожелания от заказчиков, идеи команды, которые не реализовать в текущем спринте.
Эпики позволят сгруппировать задачи в бэклоге по темам, чтобы быстро найти всё необходимое. Из бэклога может собраться следующий проект для заказчика или обоснование, почему нужно заключить договор постоянной поддержки.
Пример
Для решения непростых задач
Когда команда постоянно работает над гипотезами и их проверками, возникают всё новые идеи или вариации, как еще мы можем решить задачу.
Бэклог позволит сохранить и не забыть идеи, а его доступность всей команде — проверять, нет ли уже похожей идеи в списке.
Перенесли задачи в бэклог? Самое время отправить в чат вашей Скрам-команды предложение посмотреть бэклог и дополнить его своими идеями!
Шаг 4. Задайте критерии завершения задач
Это рекомендовано, но не обязательно для старта.
Суть в том, чтобы перед закрытием задачи участник команды сам проверял себя по пунктам, что он действительно все выполнил, ничего не забыл.
КРИТЕРИИ ЗАВЕРШЕНИЯ ЗАДАЧ
за 1 минуту
Вспомните, как обычно вы принимаете задачи? Что сотрудники регулярно забывают делать?
Перенесите список в продукт! И сотрудники проверят сами себя :)
Таких списков может быть несколько, ведь для разного типа задачи и критерии завершенности могут отличаться. Создавая задачу в бэклоге, можно указать, по какому именно списку нужно будет проверить результат.
Пример
Для большинства компаний
Для задач развития компании или направления можно применять чек-лист, который позволит не забывать важные организационные моменты.
Например, обновить информацию на сайте, проинформировать коллег, согласовать с юристами или бухгалтерией, внести изменения в рабочие инструкции, отдать текст на вычитку перед публикацией и т.д.
Пример
ИТ-сфера
В разработке цифровых продуктов у программистов, UX-специалистов, тестировщиков и других специалистов есть довольно системные критерии завершения задач.
Например, созданы и пройдены тесты, подготовлена локализация, дали информацию для анонса обновления и другие вопросы грамотной интеграции новой функции в работающий продукт.
Пример
Творческие коллективы
Даже в "творческом беспорядке" должно быть немного порядка :)
Например, выгрузить материалы в нужном формате, сохранить копию в архиве, передать исходные материалы коллегам для дальнейшей работы и т.д.
Пример
Для решения непростых и больших задач
Здесь может быть важным зафиксировать результат по гипотезе в установленном формате, передать итоги всем заинтересованным в компании.
Если результат внедряется в работу компании, запланируйте проведение демонстрации коллегам, подготовьте описание или инструкции и т.д.
Отличная работа!
Теперь вы знаете все, что нужно для организации работы Скрам-команды. Пора запустить ваш первый спринт :)
Об этом читайте в следующем блоке.
Больше настроек для опытных
- Все возможности событий календаря в статье поддержки.
- Синхронизировать календарь Битрикс24 с календарем в вашем телефоне и контролировать распорядок дня можно в одном приложении. Настроить просто, читайте в статье поддержки.