В процессе подготовки и подписания кадровых документов участвуют разные сотрудники: руководитель отдела кадров, менеджер по персоналу, генеральный директор. В каждой компании могут быть разные должности и чем больше компания, тем больше участников. В Битрикс24 КЭДО есть несколько ролей:

• Инициатор — запускает процесс подписания документа. Директор по персоналу может отправить на подпись приказ о работе в выходной день.
• Заполняющий — заполняет документ, если в нем не хватает данных, и отправляет на подпись представителю компании. Менеджер по персоналу может заполнить СНИЛС сотрудников.
• Согласовывающий — проверяет, что в документе все верно, утверждает документ и отправляет его на подпись представителю компании. Обычно документ согласовывает руководитель.
• Представитель компании — подписывает электронные кадровые документы от лица компании. После него документ подписывает сотрудник.
  Кто может подписывать документы от лица компании

В статье расскажем про роли заполняющий и согласовывающий, как заполнить и согласовать документ перед подписанием.

Как выбрать, кто будет заполнять или согласовывать документ

При запуске процесса подписания документа инициатору надо выбрать, кто будет заполнять или согласовывать документ. Выбрать надо только одну роль.

Кто будет заполнять. Выберите заполняющего, если в документе заполнены не все поля, например нет СНИЛС сотрудника или реквизитов компании. Сотруднику надо внести данные и проверить, что все заполнено верно.
Если не выбрать заполняющего, то вносить данные придется представителю компании, когда он будет подписывать документ.

Кто будет согласовывать. Выберите согласовывающего, если в документе заполнены все данные и нужно проверить и утвердить документ.

Как заполнить документ

Если документ надо заполнить перед подписанием, вы получите сообщение в чат Битрикс24. В сообщении нажмите Проверить и заполнить данные.

Внесите данные и проверьте документ, затем нажмите Сохранить и продолжить. Если в документе есть ошибки, отмените подписание.

После заполнения данных, документ перейдет на подпись представителю компании.

Как согласовать документ

Когда нужно проверить и утвердить документ, вы получите сообщение в чат Битрикс24. В сообщении нажмите Перейти к согласованию.

Проверьте документ, если все заполнено верно — согласуйте его. Если в документе есть ошибки, например указаны неверные персональные данные, отмените подписание.

После согласования документ перейдет на подпись представителю компании.

Рекомендуем прочитать:

• Как подписывать электронные документы по мащиночитаемой доверенности