Чтобы контролировать рабочее время компании, необходимо завести рабочие графики.

Чтобы создать график, перейдите в раздел Время и отчеты - Рабочие графики и нажмите Добавить график.

В Битрикс24 есть три типа графиков:

Как создать свободный график?

При свободном графике сотрудник может начинать рабочий день в любое время. Продолжительность рабочего дня также не устанавливается и может быть больше 24 часов.

Выберите Свободный рабочий график, введите его название и укажите продолжительность отчетного периода.

Даже для свободного графика необходимо указывать отчетный период. Например, если ведется почасовая оплата, то по итогам отчетного периода можно увидеть фактически отработанное время.

Укажите, для каких сотрудников или отделов применить данный график. Если для каких-то сотрудников вы хотите назначить другой график – добавьте их в Исключения.

В поле Разрешить открывать и закрывать рабочий день выберите, с каких устройств сотрудники смогут управлять рабочим временем.

Как создать фиксированный график?

Фиксированный график более строго контролирует рабочее время сотрудников, а также позволяет вести статистику нарушений.

Выберите Фиксированный график работы и укажите его название.

Один из ключевых параметров – Отчетный период. Он будет влиять на учет нарушений.

Выберите сотрудников или отдел, которым нужно будет установить этот график.

Укажите рабочее время для данного графика. В нем будет учитываться также допустимая продолжительность перерывов, если это необходимо. В нашем примере компания работает с 9 до 18 по будням, а сотрудникам выделен час на перерыв. В субботу сокращенный рабочий день.

Настройте список выходных и праздничных дней. По умолчанию он выбирается автоматически из государственного производственного календаря на год, но вы можете ввести дополнительные дни.

В настройках вы можете выбрать, откуда загружать праздники – из производственного календаря или из других созданных графиков.

Если вы берете список праздников из другого графика, то при изменении изначального списка он обновится и в других графиках, где он используется.

Как создать посменный график?

Посменный график создает для каждого сотрудника периоды, в которые они должны начать и завершить рабочий день.

Выберите Посменный график. Создайте смены, которые будут входить в этот график. Добавим дневные и вечерние смены в наш график и укажем для них время работы.

Две разные смены не должны пересекаться по времени. Если в посменном графике смены пересекаются по времени, то при наступлении новой смены старая завершается.

Сохраним график и добавим смены в расписание для сотрудников.

Если в расписании смена зеленая, то это одна из будущих смен. Если смена красная, то сотрудник не вышел на смену. Если смена желтая, то сотрудник вышел на смену вне графика. Кликните по ней и нажмите Назначить смену, чтобы зачесть ее сотруднику.

Как контролировать рабочее время сотрудников?

В пункте Контроль рабочего времени настройте, как сотрудники будут начинать и завершать рабочий день:

• Начало и завершение рабочего дня – рабочее время будет фиксироваться с момента как сотрудники вручную начинают и завершают день.
• Начало рабочего дня – сотрудники начинают и заканчивают рабочий день вручную, а время завершения автоматически подставляется из поля Рабочее время.

В пункте Учет нарушений рабочего графика выберите, какие нарушения вы хотите фиксировать, и настройте их.

• Начало и завершение дня – для фиксирования нарушений укажите время, когда сотрудники должны начинать и заканчивать рабочий день.
• Количество рабочих часов в день – укажите минимальную продолжительность рабочего дня сотрудников. Если рабочий день будет короче, указанным сотрудникам придет уведомление.
• Допустимое редактирование рабочего дня сотрудником – установите промежуток времени на который сотрудник может самостоятельно отредактировать рабочий день. Если он отредактирует на больший срок, зафиксируется нарушение и указанным сотрудникам придет уведомление.
• Допустимая недоработка за отчетный период – укажите, сколько часов допустимо не доработать за выбранный выше отчетный период. Если часов будет больше, зафиксируется нарушение.

Уведомления о нарушениях можно автоматически отправлять прямому начальнику из структуры компании.

Для посменного графика есть несколько дополнительных настроек.

• На сколько можно опоздать на смену - могут ли сотрудники опоздать на смену и на какой допустимый промежуток времени.
• Невыход на смену - кому прислать уведомление, если сотрудник совсем не пришел на работу или не начал смену.
• На сколько раньше можно начать смену - могут ли сотрудники приходить на смену раньше и начинать рабочий день. Например, в этой опции установлен период в один час. Если у сотрудника смена начинается в 15:00, то смена ему зачтется, только если он начнет рабочий день не раньше 14:00.

Рабочий график сотрудника лучше менять до того, как он начал рабочий день. Если это сделать во время включенного рабочего дня, в графике Рабочего времени у сотрудника будет отражаться две записи.