Стандартный шаблон документа в CRM можно адаптировать под задачи компании: добавить реквизиты клиента, номер договора и другие нужные данные. При создании документа CRM автоматически подставит значения из карточки сделки, компании или другого элемента.

Символьные коды: что это и как их найти

Символьный код — это подсказка для CRM, где взять данные для документа. В шаблоне вместо готового текста стоит код в фигурных скобках, например {DealTitle} или {CompanyName}. При создании документа CRM заменяет символьные коды данными из карточки. Например, подставляет название компании, сумму или ФИО клиента.

Чтобы изменить шаблон в CRM, нужно знать, какой код соответствует нужному полю. Список кодов находится прямо в Битрикс24. Откройте карточку элемента, из которого создаете документ. Например, карточку сделки.

1–2. В карточке CRM нажмите Документ > Добавить новый шаблон.
3–4. Нажмите Настройки (⚙️) > Список полей. Откроется таблица со всеми символьными кодами. Название в таблице совпадает с названием поля в карточке.
5. Чтобы сузить список, используйте фильтр. В поле Источник выберите элемент, из которого создаете документ. Например, если документ формируется из сделки, выберите Сделка. После этого в фильтре появятся связанные элементы и поля.

Как найти символьный код для конкретной задачи

В стандартных шаблонах есть не все данные, которые могут понадобиться в документе. Чтобы добавить новое поле, сначала определите, где оно хранится в CRM, затем найдите его символьный код и вставьте код в шаблон.

Ниже разберем это на примерах счета, коммерческого предложения, накладной и акта.

Реквизиты клиента в счете. В стандартном шаблоне счета уже есть основные данные покупателя: название компании, ИНН, КПП, адрес и телефон. Дополнительно в счет можно вывести, например:

• ФИО контактного лица,
• должность контактного лица,
• e-mail,
• фактический или почтовый адрес,
• банковские реквизиты.

В этом примере счет создается из сделки, а данные покупателя хранятся в связанной компании. Поэтому искать код нужно по цепочке Сделка > Компания > Реквизиты клиента. Если счет создается не из сделки, в поле Источник нужно выбрать тот элемент CRM, из которого формируется документ.

1. В поле Источник выберите Сделка.
2. В поле Сделка выберите Компания.
3. В поле Компания выберите Реквизиты клиента.
4. Найдите нужное поле в таблице и скопируйте его код.
5. Вставьте код в нужное место шаблона.

При создании счета CRM подставит значения из компании и сделки, связанных с документом.

Срок действия коммерческого предложения. Менеджер отправляет клиенту коммерческое предложение со скидкой, которая действует до определенной даты.

В стандартном шаблоне есть номер и дата создания документа, но нет срока действия предложения. Из-за этого менеджеру приходится каждый раз добавлять дату вручную, а клиент может не понять, до какого момента сохраняются цены и условия.

Добавьте срок действия в шаблон один раз — CRM будет подставлять дату автоматически из карточки предложения.

1. В поле Источник выберите Предложение.
2. В поле Название введите Актуально до.
3. Скопируйте символьный код.
4. Вставьте код в нужное место шаблона. Например: Коммерческое предложение № {DocumentNumber} от {DocumentCreateTime~d.m.y}
Предложение действительно до: {ActualDate}.

При создании документа CRM подставит дату из карточки предложения. Менеджеру не придется менять шаблон вручную, а клиент сразу увидит, до какого дня действуют цены и скидки.

Адрес доставки в накладной. Компания оформляет накладную из сделки. Зарегистрированный адрес клиента уже есть в стандартном шаблоне, но товар нужно доставить в другое место — например, на склад или в торговую точку. Чтобы менеджер не менял адрес вручную в каждом документе, добавьте в карточку сделки пользовательское поле Адрес доставки и выведите его в шаблон накладной.
Пользовательские поля в CRM

1. В поле Источник выберите Сделка.
2. В поле Название введите Адрес доставки.
3. Скопируйте символьный код.
4. Добавьте в шаблон отдельную строку: Адрес доставки: {код пользовательского поля}.

При создании накладной CRM подставит адрес из карточки сделки. Зарегистрированный адрес компании останется в реквизитах, а фактическое место доставки будет указано отдельно.

Номер и дата договора в акте. Акт часто составляют по конкретному договору. В стандартном шаблоне есть номер и дата акта, но нет данных договора, по которому оказаны услуги.

Если в карточке сделки есть пользовательские поля Номер договора и Дата договора, добавьте их в шаблон. Тогда бухгалтер и клиент сразу увидят, к какому договору относится акт.
Пользовательские поля в CRM

1. В поле Источник выберите Сделка.
2. Найдите пользовательские поля Номер договора и Дата договора.
3. Скопируйте их символьные коды.
4. Вставьте коды под заголовком акта или в строку Основание. Например: Основание: договор № {код поля «Номер договора»} от {код поля «Дата договора»}.

При создании акта CRM подставит данные из карточки сделки. Менеджеру не придется вписывать их вручную, а клиент и бухгалтер сразу увидят, по какому договору составлен документ.

Как отредактировать стандартный шаблон в CRM

Когда нужные коды найдены, можно редактировать шаблон в CRM.

1–2. В карточке элемента нажмите Документ > Добавить новый шаблон — откроется список всех стандартных шаблонов.
3–4. Около нужного шаблона нажмите Меню (≡) > Изменить.
5. Нажмите Скачать шаблон. Шаблон скачается в формате docx.
6. Добавьте в шаблон нужные символьные коды. Сохраните файл в формате docx. Размер не должен превышать 2 МБ.
7. Вернитесь в Битрикс24 и в настройках шаблона нажмите Выбрать на компьютере.
8. После загрузки шаблона нажмите Сохранить.
9–10. Создайте документ по измененному шаблону и проверьте, что CRM подставила нужные данные вместо символьных кодов. В карточке элемента нажмите Документы и выберите отредактированный шаблон.
Шаблоны документов в CRM: как быстро отправлять счета и акты