Задачи в Битрикс24 — это инструмент для планирования, делегирования и контроля работы команды. Они помогают фиксировать поручения, назначать исполнителей и контролировать прогресс в одном месте.

Ставить задачи удобнее, чем держать все в голове, чатах или почте: задачи не теряются, у каждой есть ответственный и дедлайн. Команда видит всю картину работы — от мелких поручений до крупных проектов. Задачи снимают рутину с руководителя, помогая сосредоточиться на стратегии, а не на контроле мелочей.

Зачем ставить задачи

Если поручения раздавать лично, в чате или по телефону, они легко теряются. Например:

• Менеджер забыл вовремя согласовать договор с юристом → клиент получил его позже → проект стартовал с опозданием.
• Руководитель устно поручил менеджеру задание без срока → менеджер забыл про него → просрочка и срыв сроков проекта.

В Битрикс24 работа с задачами ведется в одном месте: у каждой есть исполнитель, срок и статус. Руководитель всегда видит, кто отвечает за работу, на какой стадии находится задача и к какому времени она должна быть выполнена.

Задачи помогают руководителям:

• Фиксировать договоренности. Это позволяет не забывать, что именно нужно сделать. Например, если вы поручили менеджеру подготовить отчет, в задаче остаются все детали: что, как и к какому сроку.
• Фокусироваться на приоритетах. Сроки помогают расставлять приоритеты, чтобы команда работала над важным и не тратила время на второстепенное.
• Организовывать совместную работу. Все участники видят информацию по задаче в одном месте: распределение обязанностей, сроки выполнения, комментарии и файлы.
• Упрощать коммуникацию. Чат и файлы привязаны к конкретной задаче, поэтому сотрудники не теряют контекст и быстрее находят нужную информацию.
• Делегировать дела. Руководитель может поручать задания подчиненным и быть уверенным, что они будут выполнены. Это освобождает время для стратегических решений и помогает развивать навыки команды.
• Отслеживать прогресс. Понятно, сколько уже сделано и сколько осталось до результата. Это помогает вовремя скорректировать процесс.
• Планировать нагрузку. Руководитель видит, сколько заданий у каждого сотрудника, и может распределять работу равномерно, избегая перегрузки.
• Оценивать эффективность. Можно анализировать выполнение задач, учитывать KPI и находить узкие места, где работа замедляется.
• Управлять проектами. Крупные задачи легко разделить на подзадачи или чек-листы. Так проще контролировать большие процессы — от адаптации новых сотрудников до запуска продукта.

Когда ставить задачу

Создавайте задачу, если:

• Важно зафиксировать срок выполнения — чтобы избежать задержек и срывов дедлайнов. Например: «Согласовать с дизайнером финальный макет баннера до 24 сентября».
• Вы поручаете коллегам работу — чтобы делегировать и снять часть нагрузки с себя. Например: «Проверить и обновить контактные данные клиента до завтра».
• Нужно распределить обязанности между участниками — чтобы было ясно, кто за что отвечает. Например, маркетолог готовит презентацию, а администратор бронирует переговорную — оба добавлены в задачу
• Работа состоит из нескольких этапов — чтобы отслеживать прогресс на каждом шаге. Например: «Запустить рекламную кампанию: согласовать бюджет → подготовить креативы → настроить таргетинг → протестировать объявления → запустить кампанию».
• Дело не требует выполнения прямо сейчас — чтобы не держать его в голове и ничего не забыть. Например: «Заказать полиграфию к конференции до конца месяца».

Что обязательно указывать в задаче

Четкая задача — ожидаемый результат. Чтобы задачи работали на бизнес, они должны быть понятными, конкретными и контролируемыми. Есть четыре обязательных параметра, без которых задача теряет эффективность.

Название — это первое, что видит исполнитель. Оно помогает понять, что нужно сделать, и отличить задачу от других. Чем короче и точнее формулировка, тем проще сориентироваться и не тратить время на уточнения.

Хорошее название задачи должно:

• содержать действие — указывать, что нужно сделать, например, «подготовить», «проверить», «создать»,
• быть конкретным — отражать суть задачи, а не общую тему,
• оставаться компактным — не включать лишние детали, которые можно указать в описании задачи.

Рассмотрим примеры для разных сфер бизнеса:

Продажи:

• Плохой пример: «Обзвонить клиентов»
• Хороший пример «Позвонить 15 клиентам из базы «Теплые лиды» и назначить встречи»

HR:

• Плохой пример: «Вакансия»
• Хороший пример «Закрыть вакансию «Менеджер по закупкам»»

Закупки/операции:

• Плохой пример: «Заказ»
• Хороший пример «Оформить заказ на 50 комплектов формы для отдела логистики»

Описание — контекст и детали задачи. Здесь нужно объяснить: что сделать, зачем и каким должен быть результат. Если информации не хватает, работа может затянуться или результат окажется не тем, который вы ожидали.

Используйте BitrixGPT — он поможет улучшить формулировки: дополнить детали, переписать в нужном стиле.
BitrixGPT в задачах

Для простых задач — напишите краткие тезисы, для сложных — подробный контекст:

• Простая задача: «Оплатить счет №123 от ООО Ромашка на 50 000 руб. до 17:00 15 сентября.»
• Сложная задача: «Подготовить презентацию для клиента «Альфа».
  Цель: Продлить контракт.
  Аудитория: Руководство.
  Тезисы: Кейсы, экономия 20%, техподдержка 24/7.
  Контакт: Иван Васильев из отдела маркетинга.

Исполнитель — выберите сотрудника, который будет выполнять задачу. В одной задаче — один исполнитель.

• Сотрудники своего отдела. Назначьте исполнителя сразу, чтобы было понятно, кто отвечает за результат. Учитывайте загрузку коллег, чтобы задачи были выполнены в срок. Для этого воспользуйтесь фильтрами в задачах. Например, если у менеджера уже 15 активных задач — поручение лучше отдать коллеге с меньшей нагрузкой.
  
• Коллегам из других отделов. Часто в задачах задействованы коллеги из других отделов — например, дизайнеры, юристы или бухгалтеры. В таких случаях ставьте задачу сразу нужному сотруднику. Если не знаете, кому поручить, назначьте руководителя отдела — он распределит работу внутри команды.
  Структура компании
  

  Для типовых задач удобно использовать поток — общий список задач отдела. Коллеги ставят задачи в поток, и они распределяются между ответственными. Например, если юристов регулярно просят проверять договоры, задачи падают в поток юридического отдела и не теряются — руководитель видит нагрузку, а сотрудники получают работу без путаницы и лишних сообщений.
  Битрикс24 Потоки: начало работы

• Совместная работа. Если в задаче участвуют несколько человек, добавьте их как соисполнителей. Например, маркетолог пишет текст, а дизайнер делает макет.

Крайний срок — дата и время, к которым задача должна быть выполнена. Без дедлайна задача теряет приоритет и может потеряться: ее откладывают, а выполнение затягивается. Срок дисциплинирует исполнителей и помогает руководителям распределять нагрузку и контролировать результат.

Битрикс24 напомнит исполнителю о задаче за сутки до дедлайна, а если задача просрочена — подсветит ее. Это позволяет быстро заметить проблему и принять меры: напомнить исполнителю, подключить коллег или изменить срок.

Сценарии работы с задачами

Базовые параметры — название, описание, исполнитель, срок — делают задачу понятной. Но в работе встречаются разные ситуации — от простого поручения «позвонить клиенту» до сложного проекта с командой и этапами.

В Битрикс24 можно учесть любой сценарий: выделить срочные задачи, разбить комплексные поручения на шаги, подключить коллег из других отделов, поручить работу подрядчику или настроить повторяющиеся задачи. Это помогает подстроить задачу под конкретную ситуацию, не терять детали и контролировать прогресс на любом этапе.

Важные или срочные задачи

В любом бизнесе есть задачи, которые нужно выполнить к конкретному сроку. Это может быть как «горит прямо сейчас», так и работа с фиксированным дедлайном. Например:

• подготовить коммерческое предложение для ключевого клиента до конца дня,
• изменить цены в интернет-магазине к утру следующего дня,
• оформить документы для налоговой до 25 числа,
• подготовить пресс-релиз к запуску продукта,
• закупить оборудование к дате выхода нового сотрудника.

Если такие задачи не отмечены как важные или срочные, то они теряются в общем потоке, а компания рискует потерять деньги и клиентов.

Как ставить такие задачи:

Укажите крайний срок. Даже если это «до конца недели» — важно зафиксировать.

Отметьте задачу как важную, чтобы выделить ее среди других.

Настройте напоминания — они помогут исполнителю сделать задачу вовремя. Например, если отчет нужно сдать завтра до 19:00, можно поставить напоминание завтра в 9:00 и за час до крайнего срока.

Срочная задача отмечена в списке

Сложная или объемная задача с несколькими шагами

Если задача состоит из нескольких действий, ее проще выполнить, когда она разбита на отдельные шаги. Например:

• Принять нового сотрудника: подготовить рабочее место → провести экскурсию по офису → ознакомить с регламентами → подписать документы → провести вводное обучение.
• Подготовить товар к продаже: сфотографировать → подготовить описание → разместить на сайте → проверить отображение.
• Запустить рекламную кампанию: согласовать бриф → подготовить креативы → настроить таргетинг → протестировать → запустить.

Без структуры легко что-то забыть, и тогда руководителю придется напоминать о каждом этапе отдельно.

Как ставить такие задачи:

Добавьте чек-лист — он помогает структурировать задачу и ничего не упустить. Его можно использовать по-разному:

• Как список для самопроверки, чтобы не забыть важные шаги — например, проверить документы перед отправкой клиенту;
• Как последовательность действий, когда нужно выполнить задачу поэтапно — например, собрать материалы, согласовать, утвердить.

Так исполнителю проще планировать работу, а руководитель сразу видит, что уже сделано, а что еще в процессе.

Назначьте соисполнителей на отдельные шаги. В чек-листе можно указать, кто отвечает за конкретный пункт. Например, дизайнер готовит визуалы, маркетолог пишет описание, разработчик верстает страницу для сайта, а основной исполнитель контролирует весь процесс. Это ускоряет выполнение и снижает нагрузку на одного сотрудника.

Прикрепите файлы и документы, чтобы команда работала с актуальными материалами и не тратила время на поиск.

Настройте напоминания, если шаги растянуты во времени. Это помогает сотруднику не откладывать выполнение, а руководителю не тратить силы на лишние напоминания.

Совместная работа над задачей

Во многих задачах участвуют сразу несколько человек. Один пишет текст, другой готовит дизайн, третий проверяет результат. Если роли не распределить, работа легко превращается в хаос: шаги теряются, сроки срываются, а руководителю приходится держать все в голове.

В Битрикс24 можно назначить роли так, чтобы работа двигалась прозрачно и без путаницы:

Назначьте исполнителя — главный ответственный за результат. Даже если участников несколько, финальная ответственность всегда закреплена за одним человеком.

Добавьте соисполнителей — каждый сотрудник выполняет свою часть задачи. Работа может идти параллельно — когда коллеги выполняют шаги одновременно, или последовательно — когда следующий подключается после завершения предыдущего этапа. В обоих случаях руководитель видит общий прогресс и понимает, на каком шаге сейчас команда.

Подключите наблюдателей — это сотрудники, которые не выполняют задачу, но должны оставаться в курсе процесса или результата. Например, HR наблюдает за задачей адаптации новичка, чтобы убедиться, что все шаги выполнены.

Наблюдатели видят все комментарии, файлы и изменения, могут в любой момент открыть задачу и посмотреть детали, не отвлекая исполнителей вопросами «как дела?». Это снижает количество лишних сообщений и экономит время команды.

Что еще добавить в задачу:

Используйте чек-листы, чтобы разделить задачу на конкретные шаги и закрепить их за соисполнителями. Это помогает каждому понимать, что именно нужно сделать, а руководителю — видеть прогресс и быть уверенным, что ни один этап не будет пропущен.

Прикрепите файлы, чтобы нужные материалы и документы были в одном месте. Сотрудники работают только с актуальными версиями, а руководитель уверен, что команда не тратит время на поиски договоров, макетов или инструкций и не делает ошибок из\-за устаревших данных.

Настройте напоминания. Их можно поставить для каждого участника задачи. Исполнителям и соисполнителям напоминания помогают вовремя выполнить свои шаги. Наблюдателям они нужны, чтобы не упустить результат задачи и подключиться при необходимости.

Работа с подрядчиками и внешними участниками

В работе над задачей могут участвовать не только сотрудники компании, но и внешние исполнители — подрядчики, партнеры или клиенты. Например, дизайнер-фрилансер готовит макет, а клиент согласовывает этапы проекта.

Чтобы работать с ними было так же удобно, как внутри команды, в Битрикс24 есть Коллабы — отдельные рабочие пространства для совместных задач.
Как работать с задачами в коллабе

Как ставить такие задачи:

Привяжите задачу к Коллабе. Внешние участники сразу увидят ее в своем рабочем пространстве и смогут подключиться к работе. Например, подрядчик получает задачу с прикрепленным техническим заданием и файлами, без пересылки писем и документов.

Определите участников. Постановщик поручает задание, исполнитель отвечает за результат. При необходимости можно добавить соисполнителей и наблюдателей. Внешний участник может выполнять любую из этих ролей — в зависимости от его функции.

Прикрепите файлы и материалы: техническое задание, шаблоны и документы должны быть в задаче, чтобы внешние участники работали с актуальными данными.

Используйте чек-лист, чтобы разделить задачу на шаги. Например,: набросок макета, правки по комментариям клиента, финальный файл. Так исполнитель видит план, руководитель контролирует прогресс, а клиент понимает, на каком этапе проект.

Настройте напоминания. Их можно поставить для каждого участника: внешнему исполнителю — вовремя сдать результат, соисполнителям — не забыть про свои шаги, наблюдателям — узнать об итогах.

Регулярные задачи

Во многих процессах есть поручения, которые нужно выполнять регулярно: готовить отчеты, оплачивать счета, проверять оборудование, публиковать контент и другие. Если ставить их вручную, легко что-то забыть или упустить: не сдать отчет или задержать оплату.

В Битрикс24 такие задачи можно сделать регулярными — они будут автоматически создаваться по заданному графику. Это экономит время руководителя, снижает риск ошибок и гарантирует, что важные процессы выполняются вовремя.

Примеры регулярных задач:

• Еженедельный отчет по продажам — каждый понедельник менеджер готовит данные, а руководитель видит результат вовремя.
• Регулярные платежи — бухгалтер получает задачу оплатить счета или выплатить зарплату, что помогает избежать задержек и штрафов.
• Обслуживание оборудования — техник раз в месяц проверяет кондиционеры или делает бэкап серверов, и компания не сталкивается с поломками.
• Публикации контента — маркетолог по графику готовит посты или рассылки, это снижает риск пропустить дату публикации.

Как ставить такие задачи:

Создайте шаблон задачи, по которому будут работать сотрудники. Укажите участников, прикрепите нужные файлы и добавьте дополнительные инструменты. Нажмите Регулярные задачи и настройте график повторения. Это поможет выполнять повторяющиеся процессы по одному алгоритму и не тратить время на лишние уточнения.
Какие возможности задач помогают все успевать и не терять детали

Настройте график повторения задачи: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или по собственному расписанию. Настройте, с какой даты задачи будут автоматически создаваться и до какой даты их нужно ставить. Это помогает сотрудникам работать по понятному графику, а руководителю быть уверенным, что регулярные процессы выполняются вовремя.

Например, можно настроить задачу «Подготовить отчет по продажам» так, чтобы она создавалась каждую пятницу в 12:00, начиная с 1 декабря и до 19 июня.