BI Конструктор — инструмент, в котором можно создавать и просматривать аналитические отчеты на основе данных вашего бизнеса. Чтобы разграничить доступ сотрудников к информации, можно настроить права. Одни сотрудники смогут только просматривать отчеты, другие — редактировать или создавать новые.

В статье расскажем:

• как выбрать подходящую роль из стандартных,
• как создать собственную роль,
• какие права можно назначить и за что они отвечают,
• как работают группы отчетов.

По умолчанию настроить права доступа может администратор Битрикс24, но он может выдать эти права другим сотрудникам. Чтобы настроить права, откройте
BI Конструктор > Настройки > Права доступа

Выбрать стандартные роли

Права доступа в конструкторе распределяются по ролям. Есть три предустановленные роли.

• Администратор — настраивает конструктор под задачи компании. Управляет правами доступа для других ролей, настраивает общий период и уведомления о новых отчетах.
• Аналитик — сфокусирован на работе с данными и отчетами. Просматривает, создает и редактирует отчеты. Управление правами доступа остается за администратором.
• Пользователь — роль для сотрудников, которым нужен доступ к просмотру отчетов без прав на их редактирование. Подходит для сотрудников, которые используют аналитические данные в работе, но не участвуют в создании новых отчетов.

Настроить собственные роли

Если стандартные роли не подходят, можно создать собственные. Общий принцип настройки:

• 1–2. Создать новую роль. Для этого нажмите на Три точки (...) и выберите Новая роль, затем укажите ее название.
• 3. Добавить сотрудников в роль.
• 4. Выбрать подходящий набор прав с помощью переключателей.

Вы можете скопировать настроенные права в новую роль и изменить порядок отображения ролей.

• Скопировать роль — действие, переносит все настроенные права из одной роли в другую. Удобно, если нужно создать похожую роль с небольшими изменениями.
• Отображение ролей — позволяет оставить в списке только нужные роли, а остальные скрыть. Удобно, если нужно сравнить или отредактировать несколько ролей.

Чтобы настроить определенную роль, нажмите на Три точки (...) справа от названия и выберите:

• Открыть доступ ко всем — откроются полные права доступа ко всем разделам для выбранной роли.
• Закрыть доступ ко всем — права на все разделы будут закрыты.
• Переименовать — изменить название роли.
• Скопировать — создает копию выбранной роли.
• Удалить — удаляет роль со всеми настройками.

Выбрать права доступа

Права делятся на два блока:

BI Конструктор. В этом блоке вы настраиваете доступы для работы с инструментами конструктора.

• Доступ к BI Конструктору — определяет, кто может видеть конструктор в интерфейсе. Если у пользователя нет этого права, весь раздел будет скрыт. Право не влияет на возможность открывать отчеты из зон видимости и редактировать их.
• Создание отчетов — дает возможность создавать новые отчеты. Когда сотрудник создает отчет, он становится его владельцем. Владелец всегда видит отчет и может его отредактировать или удалить вне зависимости от настроенных прав доступа. Полезно, если сотрудник создает отчеты, а администратор их проверяет и дает доступ другим сотрудникам. Сменить владельца можно в настройках отчета. Это может сделать владелец или сотрудник с правами на редактирование.
  Как сменить владельца отчета
• Создание и изменение тегов для отчетов — позволяет сотрудникам добавлять теги к отчетам. Сотрудники могут фильтровать список по тегам и быстрее находить нужные отчеты.
• Общие настройки — открывает доступ к настройкам конструктора. Сотрудник сможет устанавливать единый период для отчетов, включать уведомления о новых отчетах и обновлять ключ шифрования.
• Управление правами доступа — сотрудник сможет настраивать роли и наборы прав для других пользователей.
• Создание и редактирование групп с отчетами — позволяет создавать новые группы для отчетов и изменять существующие. Сотрудники смогут переименовывать группы, менять область видимости, добавлять или удалять отчеты. Это удобно для структурирования отчетов по отделам или тематикам.
• Доступ к рабочему месту аналитика — позволяет сотруднику подключать внешние источники данных, следить за статистикой и неиспользуемыми элементами.
• Удаление чужих неиспользуемых элементов — позволяет удалять устаревшие графики, датасеты и другие элементы BI Конструктора.

Группы отчетов. В этом блоке вы настраиваете, кто и как может работать с отчетами. Права доступа назначаются не на каждый отчет, а сразу на группы. Группа — это подборка отчетов по одной теме. В Битрикс24 есть готовые группы: для отчетов из маркета и системных отчетов. Каждая из них связана с определенным разделом или инструментом. Если отчет не входит ни в одну группу, его видят только создатель и администратор.

Чтобы настроить свою группу отчетов, выполните три действия:

1. Напротив блока Группы отчетов нажмите Создать,
2. Укажите название группы и выберите отчеты, которые нужно добавить,
3. Задайте зоны видимости — это разделы, в которых появятся выбранные отчеты.

Установите подходящий набор прав для сотрудников, которые будут работать с отчетами. Эти права автоматически применяются ко всем отчетам внутри группы.

• Просмотр — позволяет открывать отчеты без возможности их редактировать.
• Копирование — позволяет дублировать отчеты, сохраняя оригиналы без изменений.
• Редактирование — позволяет сменить владельца отчета, изменять данные и другие элементы отчета. Редактировать можно только те отчеты, которые вы создали в BI Конструкторе — системные отчеты изменить нельзя.
• Удаление — позволяет удалять отчеты из Битрикс24. Можно удалить только пользовательские отчеты и отчеты, установленные из Маркетплейса.

• BI Конструктор для создания аналитических отчетов
• Как начать работать с BI Конструктором
• Как работают фильтры по датам в BI Конструкторе