Скрам — это гибкий метод командной работы. В Битрикс24 он помогает разбивать большой проект на короткие этапы — спринты. Каждый спринт длится несколько недель и помогает команде быстрее видеть результат, контролировать задачи и учитывать изменения.

Чтобы команда не тратила время на рутину, часть работы можно автоматизировать с помощью роботов и триггеров.

Роботы выполняют действия, когда задача переходит на нужную стадию. Например, задача перемещается на стадию «Ожидает проверки» — робот отправляет постановщику сообщение со ссылкой на задачу.

Триггеры отслеживают изменения в задаче: приближение крайнего срока, смену статуса, новые комментарии. Когда происходит указанное действие, триггер перемещает задачу на другую стадию. Например, когда задача переходит в статус «Выполняется», триггер переносит ее на стадию «В работе». Так команда сразу видит, что в работе е, а что еще нужно выполнить.

Как добавить роботов и триггеры

1–3. Перейдите в раздел Задачи и проекты > Скрам и откройте нужный проект.
4–5. Перейдите на вкладку Активный спринт и нажмите Роботы.
6–7. Нажмите кнопку Создать или + добавить на нужной стадии.

Роботы и триггеры разделены на группы:

• Для сотрудника — роботы, которые помогают автоматизировать работу команды: создавать и изменять задачи, уведомлять сотрудников через чат или почту, управлять стадиями и статусами и так далее.
• Для связи с клиентом — робот «Пригласить клиента в чат WhatsApp*» отправляет клиенту СМС со ссылкой на чат. Например, если нужна обратная связь по задаче от клиента, робот поможет получить ее быстрее.
• Свои роботы — роботы и триггеры, установленные из Маркетплейса. Их разрабатывают партнеры Битрикс24, чтобы расширить стандартные возможности работы с задачами.
• Триггеры — отслеживают сроки и изменения в задачах.
Как настроить триггеры в задачах

Как настроить роботов и триггеры

Когда добавили роботов и триггеры, их нужно настроить. У всех роботов и триггеров есть одинаковые настройки:

• По очереди — робот сработает после предыдущих или независимо от других роботов.
• Когда — робот выполнит действие сразу или через некоторое время.
• При условии — робот или триггер сработает не для всех задач, а только для определенных. Например, только для важных или просроченных задач.
Как работают условия в роботах
• Разрешить переходить на предыдущий статус — если включить эту настройку, триггер сможет переместить задачу на предыдущую стадию, например, с последней на первую. Эта настройка есть только у триггеров.

Остальные настройки зависят от того, какой робот или триггер вы выбрали. Например, для робота «Поставить задачу» нужно указать участников, а для робота «Добавить уведомление» — написать текст сообщения.

На одну стадию можно добавить несколько роботов и триггеров. Каждый из них нужно настроить отдельно. Например, на стадию «Ожидает проверки» можно добавить двух роботов:

• «Добавить уведомление» — когда задача попадает на стадию, робот отправляет руководителю уведомление в Битрикс24, чтобы он проверил работу.
• «Сменить стадию» — если до крайнего срока остается один день, робот переводит задачу на стадию «Срочно». Так команда видит, что задача становится приоритетной и может вовремя отреагировать.

Рекомендуем прочитать:

• Роботы и триггеры в Битрикс24
• Что такое константы и переменные в роботах
• Битрикс24 Скрам: начало работы