В Битрикс24 можно автоматизировать процесс найма и приема на работу новых сотрудников. Это экономит время, избавляет HR-менеджеров от рутинных задачи и снижает риск ошибок.

В статье расскажем, как:

• Создать цифровое рабочее место — пространство для управления HR-процессами.
• Настроить роботов и триггеры — автоматически отправлять сотрудникам документы и отслеживать их подписание.
• Проверить результат — убедиться, что сотрудник подписал документы и принят на работу.

Создаем и настраиваем цифровое рабочее место

Цифровое рабочее место объединяет все HR-процессы в одном месте. Здесь можно:

• создавать карточки сотрудников,
• отслеживать этапы найма и оформления,
• автоматически подписывать документы с сотрудниками.
  Цифровые рабочие места в Битрикс24

Для примера создадим цифровое рабочее место, где HR-менеджер будет принимать на работу удаленных сотрудников. Процесс состоит из нескольких этапов:

• Пребординг — когда сотрудник принял оффер, HR-менеджер отправляет ему приветственное письмо и приглашение в Битрикс24.
• Согласие на КЭДО — сотрудник зарегистрировался в Битрикс24 и должен подписать согласие на электронный документооборот.
• Согласие на обработку ПД — сотрудник подписывает согласие на обработку персональных данных.
• Заключение трудового договора — сотрудник подписывает трудовой договор в электронном виде.
• Сотрудник принят — сотрудник подписал трудовой договор.
• Сотрудник не принят — отказ от работы. Например, если сотрудник передумал.

Создать цифровое рабочее место. Перейдите в раздел Автоматизация > Цифровые рабочие места > Список цифровых рабочих мест > Создать.
Как создать цифровое рабочее место

Заполните блоки:

• Настройки — укажите название цифрового рабочего места. Например, HR-отдел.
• Смарт-процессы — создайте новый смарт-процесс для HR-отдела.

Создали смарт-процесс «Оформление удаленных сотрудников»

Настроить цифровое рабочее место. Для этого надо выполнить три шага:

1. Настроить карточку элемента. Это карточка сотрудника, которого вы принимаете на работу. В ней содержится информация: контакты, отдел, должность, заработная плата и другие данные, которые нужны для оформления.

2. Настроить стадии в канбане — это этапы оформления сотрудника. Вы можете отслеживать, сколько сотрудников находится на каждом этапе.

Чтобы в канбане отображалась только важная информация, настройте карточку просмотра. Каждый HR-менеджер может настроить ее для себя.
Как настроить цифровое рабочее место

3. Настроить права доступа — укажите, кто будет работать в цифровом рабочем месте. Например, у HR-менеджера будут права только на свои карточки, а у HR-директора — на все карточки сотрудников.
Как настроить права доступа к цифровым рабочим местам

Добавляем роботов и триггеры

Робот автоматически отправит сотруднику документы: согласие на КЭДО и обработку персональных данных, трудовой договор. Триггеры — отследят их подписание.
Роботы и триггеры в Битрикс24 КЭДО

Настроить робота «Подписать документ с сотрудниками». Настроим робота на стадиях: Согласие на КЭДО, Оформление документов и Заключение трудового договора.
Робот: подписать документ с сотрудником

1-2. Перейдите в цифровое рабочее место и нажмите Роботы.
3. Нажмите Добавить на нужной стадии.
4-5. Выберите Оформление сотрудников > Подписать документ с сотрудником.
6. Выберите шаблон, по которому робот создаст документ. Можно создать новый шаблон.
7. Укажите, кто будет подписывать, заполнять и согласовывать документ. Включите опцию Ожидать завершения бизнес-процесса. Нажмите Сохранить.

Чтобы отличать роботов на разных стадиях, их можно переименовать. Например, Подписать согласие на КЭДО, Подписать согласие на обработку персональных данных и Подписать трудовой договор.

1. Нажмите на карандаш.
2. Укажите название робота. Например, Подписать согласие на КЭДО.

Настроить триггер «Подписание документа завершено». Триггер отследит, что представитель компании и сотрудник подписали документ.
Триггер: подписание завершено

Настроим триггер на трех стадиях:

• Согласие на обработку ПД — триггер переместит карточку на эту стадию, когда будет подписано согласие на КЭДО.
• Заключение трудового договора — триггер переместит карточку, когда будет подписано согласие на обработку персональных данных.
• Сотрудник принят — триггер переместит карточку, когда сотрудник и представитель компании подпишут трудовой договор.

1-2. Перейдите в цифровое рабочее место и нажмите Роботы.
3. Нажмите Добавить на нужной стадии.
4-5. Выберите Оформление сотрудников > Подписание документа завершено.
6-7. Укажите результат подписания — Подписано. Отключите опцию Разрешить переходить на предыдущую стадию. Сохраните изменения.

На стадии Сотрудник не принят настроим триггер Подписание документа завершено с результатом подписания Отменено. Триггер переместит карточку на эту стадию, если сотрудник или представитель компании откажутся подписывать трудовой договор.

Проверяем результат подписания документов

HR-менеджер может проверить статус подписания документов:

• в цифровом рабочем месте,
• в разделе Сейф компании.

Цифровые рабочие места

Вы можете отслеживать процесс подписания документа и действия роботов в карточке сотрудника и в канбане.

Проверить, как отработали роботы и триггеры. Перейдите в карточку сотрудника и откройте вкладку Роботы.

Роботы и триггеры, которые успешно отработали, будут помечены зеленой галочкой.

Отследить историю подписания документа. В таймлайне карточки можно посмотреть историю подписания документа и проверить его результат.

Трудовой договор подписан — карточка перешла на стадию Сотрудник принят

Сейф компании

В сейфе находятся документы всей компании. Чтобы посмотреть результат подписания трудового договора и других документов, перейдите в КЭДО+Госключ > Сейф компании.
Где посмотреть и скачать подписанные документы в Битрикс24 КЭДО

• Как перейти на кадровый электронный документооборот
• Как создать шаблон документа в Битрикс24 КЭДО
• Как сотруднику подписать документ в Битрикс24 КЭДО
• HR-бот в Битрикс24 КЭДО