В Битрикс24 можно работать с разными типами файлов. Текстовые документы, доски, таблицы и презентации в Битрикс24 помогают команде работать вместе: планировать проекты, визуализировать идеи, оформлять результаты.

Чтобы информация оставалась под контролем, можно гибко настроить доступ для каждой категории пользователей. По одной и той же ссылке разные участники получат свой уровень доступа: например, сотрудники смогут редактировать документ, а клиенты и сторонние эксперты — только просматривать. Так можно привлекать внешних участников без риска потери или изменения данных.

В этой статье расскажем:

• где находятся настройки доступа,
• как выдать доступ внешнему пользователю,
• как выдать доступ сотруднику,
• как работает доступ к прикрепленным документам.

Где находятся настройки доступа

Доступ к файлам и папкам можно настроить из списка элементов. К документам и доскам — еще и во время работы с ними.

Из списка.

1. Перейдите в раздел Диск, Документы Онлайн или Доски и найдите нужный файл. Папки находятся в разделе Диск.
2–4. Рядом с названием нажмите Меню (≡) > Поделиться > Доступ по ссылке.

В редакторе документов или досок. Если вы уже работаете с документом, доской, таблицей или презентацией, нажмите в правом верхнем углу Доступ по ссылке.

Как выдать доступ внешнему пользователю

Если нужно показать документ клиенту или пригласить к работе специалиста, у которого нет доступа к вашему Битрикс24, включите публичный доступ. Скопируйте ссылку и отправьте в СМС, чате или по e-mail — с ее помощью файл или папку можно будет открыть в браузере. Использовать ссылку могут как внешние пользователи, так и сотрудники.

По ссылке на папку получатель увидит список файлов в ней и сможет скачать отдельные файлы или всю папку архивом. Если содержимое папки изменится, по той же ссылке откроются актуальные файлы.

Разрешить включать публичный доступ. Возможность включать публичный доступ зависит от настроек Диска. По умолчанию опция активна, но администратор Битрикс24 может ограничить такую возможность.

1–2. Нажмите на значок рядом с логотипом или названием вашего Битрикс24 и перейдите в Настройки (⚙️).
3–6. Нажмите Коммуникации > Диск и настройте два параметра:

• Просматривать документы с помощью — выберите Битрикс24.Docs. Только с этим сервисом в настройках публичного доступа можно разрешить редактирование файлов.
• Разрешить публичные ссылки на файлы — включите опцию, чтобы пользователи могли делиться файлами и папками по публичной ссылке.

7. Сохраните изменения.

Настроить публичный доступ. По умолчанию ссылка открывает документ или папку в режиме просмотра, без пароля и ограничений по времени, но вы можете изменить параметры доступа.

Веб-версия

Мобильное приложение

1–2. Перейдите на вкладку Публичный доступ и включите опцию Публичный доступ.
3. Нажмите Изменить, чтобы настроить доступ.
4. Выберите, какие права будут у внешних пользователей, у которых есть ссылка: Просмотр или Редактирование и удаление. Если разрешите вносить правки, после окончания работы отключите редактирование, чтобы зафиксировать результат. Для папок доступен только Просмотр.
5. Укажите срок действия ссылки: навсегда или ограниченно по времени. Выберите дату и время, после которого ссылка автоматически перестанет работать. Пользователь получит временный доступ к файлу или папке, а вам не придется закрывать его вручную.
6–7. Установите пароль — добавьте код, без которого файл или папка не откроется, сохраните изменение. Смените пароль, когда подрядчик завершит работу, чтобы защитить готовый результат от случайных изменений.
8. Отметьте галочку Разрешить скачивать файл, если доступен только Просмотр, чтобы внешние пользователи могли скачать файл. Если ее снять, файл можно будет только просматривать.
9. Скопируйте ссылку, чтобы ею поделиться.

Изменения в настройках доступа сохраняются автоматически.

1–2. Зажмите файл или папку, в открывшемся меню выберите Публичная ссылка.
3–4. Включите доступ по ссылке и скопируйте ее.
5–7. При необходимости измените параметры доступа. Нажмите Настройки доступа и укажите параметры. Сохраните изменения.

Как выдать доступ сотруднику

Перейдите на вкладку Сотрудники компании — здесь можно узнать текущий уровень доступа. Нажмите Изменить, чтобы перейти к настройкам.

Настроить общий доступ. По умолчанию все сотрудники, у которых есть внутренняя ссылка на документ, могут его редактировать и удалять. Папка по умолчанию доступна только владельцу. Чтобы изменить это, нажмите на текущий уровень доступа и выберите нужный:

• Просмотр — можно просматривать документ и использовать инструменты, которые не влияют на его содержание. Например, во время работы с доской включать или выключать курсоры других участников на своем экране.
• Редактирование и удаление — можно просматривать и вносить изменения в документ.
• Нет доступа — документ или папка доступны только владельцу.

Если важно контролировать доступ к конфиденциальным документам, настройте общий уровень доступа, который по умолчанию выдается по внутренней ссылке. Это может сделать администратор Битрикс24.

1. Нажмите на значок рядом с названием вашего Битрикс24.
2–4. Перейдите в Настройки (⚙️) > Коммуникации > Диск.
5. Выберите нужный уровень доступа в полях Права по умолчанию для доступа к файлу по ссылке и Права по умолчанию для доступа к папке по ссылке.
6. Сохраните изменения.

Настроить персональный доступ. Вы можете повысить уровень доступа к документу для конкретных сотрудников, отделов или групп.

1–2. Нажмите Расширенные настройки > Выбрать.
3–4. Введите в строке поиска имя сотрудника, название отдела или группы. Можно перейти на нужную вкладку и добавить пользователей оттуда. Выбранные участники сразу отобразятся в списке.
5. Чтобы удалить сотрудника, группу или отдел из списка, нажмите на крестик в поле для выбора сотрудника.
6–7. Укажите уровень доступа — по умолчанию документ открыт для редактирования. Чтобы изменить это, нажмите на текущий уровень доступа и выберите нужный.

• Просмотр и Просмотр и добавление — сотрудник может просматривать документ и использовать инструменты, которые не влияют на его содержание. Например, во время работы с таблицей менять тему оформления или масштаб на своем экране.
• Редактирование и удаление — можно просматривать и редактировать документ: менять название, добавлять или удалять элементы и так далее.
• Полный доступ и управление правами — можно выполнять все вышеперечисленное и настраивать доступ к документу другим участникам.

8–9. Настройте, что смогут делать сотрудники с уровнем доступа Просмотр:

• Разрешить управлять публичным доступом, если доступен только Просмотр — сотрудники смогут включать публичный доступ и менять его настройки.
• Разрешить скачивать файл, если доступен только Просмотр — сотрудники смогут скачать файл на свой компьютер. По умолчанию галочка стоит. Если ее снять, файл можно будет только просматривать. Сотрудники с более высоким уровнем доступа могут скачивать файл всегда.

10. Скопируйте ссылку, чтобы отправить ее коллегам.

Когда настроите персональный доступ к документу, сотрудник получит уведомление. В зависимости от типа документа ему предложат добавить доску в список досок или подключить файл или папку к диску. Если сотрудник:

• Подтвердит действие — файл или папка появится в списке, и у сотрудника будет расширенный доступ к ним.
• Откажется — у сотрудника останется общий уровень доступа к документу. Вернуть расширенный доступ сможет только владелец документа или пользователь с полным доступом.

Как работает доступ к прикрепленным документам

В Битрикс24 на компьютере и в мобильном приложении Битрикс24 вы можете отправить документ коллегам, прикрепив его к сообщению, задаче, публикации в ленте новостей и так далее. Все, кто имеет доступ к этим элементам, смогут редактировать файл.

Например, если добавить в групповой чат таблицу с закрытым доступом, все участники чата смогут вносить в нее изменения. Это удобно, если вам нужно быстро открыть документ для совместного редактирования без необходимости настраивать доступ вручную.

Если нужно оставить доступ к документу без изменений, поделитесь ссылкой, а не прикладывайте его как вложение.