Новые возможности в работе с письмами.

Переносить письма между Лидами или Сделками. Отслеживать неотвеченные письма в Открытых Линиях. Вынимать данные из писем и распределять их в нужные поля сущностей CRM. Получать сообщения о прочтении писем. Уведомления о новых письмах и напоминания о забытых. Видеть всю переписку по электронной почте в карточке Контакта или Компании.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Перенос писем
• Пропущенные звонки и письма
• Автообработка писем – парсер писем
• Поиск номеров во входящих письмах
• Бот – почтальон Печкин
• Данные из писем
• Уведомление о прочтении письма
• История Писем
• Распределение писем в CRM по темам и идентификаторам

Перенос писем

Перенос писем между Лидами или Сделками, с возможностью создания новых.

Основные возможности

Приложение предоставляет удобный интерфейс для работы с письмами, показывает начало письма, что позволяет легче ориентироваться в большом их количестве. И дает возможность переносить письма между любыми Лидами и Сделками, создавая при необходимости новые.

• Клиент прислал новую заявку, пока не закрыта предыдущая Сделка? Создаем новый Лид или сразу Сделку в нужной воронке, и переносим письмо туда.

• Клиент прислал уточнение к предыдущей заявке, и из него создался новый Лид? Переносим письмо в нужный.

• Случайно отправили Клиенту письмо не из той Сделки и теперь ответы будут падать тоже не туда, куда нужно? Переносим отправленное письмо в нужную Сделку.

• Те, кто пользуется штатным переносом писем между Сделками, наверняка сталкивались с ситуацией, когда письмо в Сделке отображается, но перенести его нельзя, – приложение решает и эту проблему.

Как работает приложение

В окне приложения четыре вкладки:

• Перенести в новый Лид,

• Перенести в существующий Лид,

• Перенести в новую Сделку,

• Перенести в существующую Сделку.

Перенос в новый Лид/Сделку: нужно подставить название исходного элемента с добавление окончания "копия". Кроме того, в строке ниже можно выбрать ответственного для нового элемента. Для Сделки также можно выбрать Воронку из выпадающего списка.

Перенос в существующий Лид или Сделку: нужно ввести в строке поиска не менее трех символов из названия, нажать "найти" и выбрать нужный элемент из появившегося списка. Затем выделить галочками в первой колонке нужные письма и нажать "перенести" – письма перенесутся, список обновится.

Ограничения в работе

• Приложение отображает только 50 последних писем, пришедших в текущую Сделку или Лид.

• Плюс 50 писем, пришедших в исходный для текущей Сделки Лид.

• Также для снижения нагрузки возможен перенос не более 5 писем за раз.

Пропущенные звонки и письма

Отслеживать неотвеченные звонки, письма и сообщения в Открытых Линиях.

Польза приложения

Приложение, позволяет отслеживать не отвеченные звонки, письма и сообщения в Открытых линиях, выводить их на экран и начислять за них штрафы.

Поможет снизить процент неотвеченных звонков и писем с 15% до 0,7%. Причем без каких-либо временных и эмоциональных затрат руководителя.

Снизит процент жалоб и негативных отзывов. А также увеличит конверсию в продажи.

Рабочие сценарии

• Клиент звонит Сотруднику, а Сотрудник в этот момент разговаривает с другим Клиентом. Сотрудник может даже не увидеть и не узнать, что у него в момент разговора был параллельный входящий звонок.

• Сотрудник видел входящий звонок, не смог на него ответить, погрузился в другие срочные дела и звонки и просто забыл, о том, что у него есть неотвеченный звонок.

• Звонок пришел в нерабочее время. С утра сотрудника ждал список срочных дел. И он забыл перезвонить.

Во всех этих случаях приложение выведет на экран Сотруднику и его Руководителю список всех неотвеченных звонков, писем и сообщений.

Что умеет приложение

• Фильтровать выведенный список по сотрудникам, диапазону дат и типу активности.

• Вносить отдельные контакты (например СПАМ, уведомления и пр.) в список исключений.

• Можно не начислять штрафы за отдельные звонки и письма, при этом не внося весь контакт в исключения.

• Руководитель может редактировать список исключений.

• Можно настраивать размер штрафа в зависимости от продолжительности отсутствия ответа.

• Можно выбрать звонки и письма каких сотрудников или отделов будут проверяться, а какие – нет.

• Можно задать рабочие дни недели, рабочие часы, выходные и праздничные дни. Нерабочее время не учитывается во подсчете времени ответа.

Автообработка писем – парсер писем

С помощью робота можно настроить, какое слово письма, в какое поле в карточке Лида/Контакта/Сделки попадет.

Возможности приложения

• Различные источники лидогенерации отправляют данные в CRM в виде шаблонных писем. Эти письма могут содержать информацию об имени, фамилии, телефоне, почте клиента, а также об интересующей услуге/товаре.

• Если у вас подключена почта к CRM, то менеджеру приходится вручную заносить эти данные в карточку Лида. Решение позволяет автоматизировать этот процесс.

• После установки будет доступен новый робот Парсер писем.

Простые настройки

• В настройках робота нужно загрузить шаблонное письмо в виде текста, выделить интересующие данные и настроить соответствие полей.

• После в каждом новом входящем письме робот распознает данные и занесет их в указанные поля.

• Робот может работать с Лидами и Сделками.

• Если письмо пришло в рамках Сделки, то можно выбрать в какую сущность – Сделка или Контакт – занести данные.

Поиск номеров во входящих письмах

Робот находит номера телефонов во входящих письмах и заносит в карточку Лида/Контакта.

Возможности решения

• Приложение добавляет робота, который находит номера телефонов во входящих письмах от клиента и заносит найденные номера в карточку Лида/Контакта.

• Поиск номеров телефонов происходит по всему тексту письма, в том числе и в подписи.

• Распознается большинство форматов номеров: +x(xxx)-xxx-xx-xx, x(xxx)-xxx-xx-xx, x(xxx)xxxxxxx, xxxxxxxxxxx, xxxxxxx

Работа в Лидах и Сделках

Робот добавляется в Лиды и Сделки.

• В случае добавления робота в Лид, найденные номера будут занесены в карточку Лида.

• В случае добавления робота в Сделку, в карточку Контакта связанного со Сделкой.

• Найденные номера сохраняются в формате E164, пример +7 999 777-77-77

• Для корректной работы приложения, должно быть создано дело на входящие письмо.

Почему робот не нашел номер

• Робот еще не отработал. Любые роботы запускаются либо сразу, либо раз в 10 минут, так устроен данный функционал в Битрикс24. Убедиться в том, что робот отработал можно во вкладке "роботы".

• Номер уже есть в карточке текущего или любого другого Лида/Контакта.

• Номер занесен в исключения.

• Очень специфический формат номера или лишние символы в номере, например 8-(95)-3-233-32.23.

Бот – почтальон Печкин

Информирует о новых письмах и напоминает о забытых.

Возможности бота

• При поступлении нового письма, чат-бот информирует ответственного сотрудника о поступившем письме с ссылкой на сущность.

• Уведомления о новых письмах приходят только в установленное рабочее время.

• Раз в день в начале рабочего дня (устанавливается в настройках) будет приходить уведомление о забытых сообщениях.

Данные из писем

Данные из писем по настраиваемому шаблону.

Получайте данные из писем

• Приложение помогает получать данные из входящих писем.

• Для работы можно создать несколько роботов настроенных под разные шаблоны писем.

• Если вы используете почту для получения Лидов с сайта и других сервисов, приложение поможет взять контакты, имя, название объекта и другие характеристики прям из текста письма.

Какие данные можно получить

• Телефон

• Email

• Любая текстовая информация

• Дата и время

• Файл(ы)

Где можно использовать

• Получение заявок с сайта

• Яндекс Turbo страницы

• Квизы

Уведомление о прочтении письма

Звонить клиенту вовремя.

Польза и возможности

• Приложение уведомляет пользователя о прочтении письма, которое было отправлено из Сделки.

• После отправки письма в ленте событий у него статус "Отправлено", как только статус изменится на "Прочитано", в центр уведомлений придёт оповещение.

• Это позволит не упустить время и связаться с клиентом именно в тот момент, когда он читает письмо, обсудить голосом все детали.

• В настройках выбираются пользователи, для которых должно работать приложение.

История Писем

Видеть всю переписку по электронной почте в карточке Контакта или Компании .

Польза и возможности решения

Приложение делает более эффективным управление перепиской внутри Битрикс24.

Новое решение добавляет вкладки в карточку Компании и Контакта, обеспечивая удобный доступ ко всей переписке. В карточке Компании видны также все письма связанных с ней Контактов.

Особенности

• Удобный Поиск и Сортировка – забудьте о поиске писем по таймлайну. Теперь вы легко найдете необходимое сообщение благодаря умному поиску и сортировке.

• Встройка в карточку Контакта – в карточке контакта отображаются все письма, связанные с данным контактом. Это экономит ваше время и обеспечивает структурированный доступ к информации.

• Полная Картина в Карточке Компании – все письма, связанные с компанией (включая письма связанных контактов) и их вложения доступны в удобном формате. Руководитель продаж может легко просматривать всю переписку и коммуникацию, особенно в случае множества направлений деятельности и нескольких отделов продаж.

Преимущества использования

• Оперативный обзор всей переписки по электронной почте в рамках компании или контакта.

• Легкость в отслеживании коммуникации по различным направлениям деятельности.

• Отсутствие необходимости в поиске писем в таймлайне благодаря структурированному подходу.

Распределение писем в CRM по темам и идентификаторам

Собирать переписку с разных адресов по ID заказа или тикета в теме письма.

Оптимизация работы с электронной почтой

Приложение предлагает новый подход к управлению электронной почтой, автоматически распределяя входящие и исходящие сообщения по соответствующим Лидам и Сделкам.

Это достигается благодаря умному анализу темы переписки, что позволяет вести общение по различным вопросам в рамках одного или нескольких дел, обеспечивая при этом аккуратное прикрепление писем к нужным Лидам и Сделкам.

Ключевые особенности

• Автоматическое создание Лидов и Сделок – при поступлении писем с новыми темами приложение способно автоматически создавать новые Лиды или Сделки, обеспечивая актуальность базы данных и упрощая процесс управления клиентскими запросами.

• Умное распределение по контексту – приложение распознает ключевые элементы в теме письма, такие как номер заказа, артикул товара или ID тикета, и соответственно распределяет сообщения по нужным Лидам или Сделкам, даже если отправитель различается.

• Гибкая настройка – пользователи могут настроить обработку писем в соответствии с индивидуальными потребностями, обеспечивая максимальную эффективность работы с клиентской базой.

Пример использования

Представьте ситуацию, где от разных отправителей поступают письма с одинаковыми номерами заказов. Благодаря алгоритмам, приложение не только распознает и объединяет такие письма в один Лид, но и способно создавать новые Лиды для различных тем переписки, обеспечивая порядок и систематизацию в обработке запросов.

Дополнительные преимущества

• Интеграция с CRM – даже если ваши сотрудники используют сторонние почтовые сервисы, приложение гарантирует, что все письма будут корректно распределены по темам в вашей CRM-системе.

• Синхронизация с другими решениями – в комбинации с функцией Автозакрытие принятых звонков, приложение значительно повышает эффективность обработки дел в CRM.

Важно: приложение регулярно обновляет данные о письмах, запуская их обработку каждые 2-3 минуты, что может привести к небольшой задержке между получением письма и активацией соответствующих сценариев обработки.