В Битрикс24 есть два способа хранения файлов – на общем диске компании и на личном диске сотрудника. Но как быть, если хочется поделиться файлом, но не со всеми коллегами сразу?
В этом случае вам на помощь придут права доступа к диску. Вы можете дать сотрудникам доступ ко всему своему диску или отдельным файлам, либо настроить общий доступ. После этого он появится уже на диске вашего коллеги:)
Права доступа на Мой Диск
Первый вариант – просто разрешить другому пользователю просматривать ваш личный диск.
Перейдите на страницу Диск – Мой диск, нажмите на шестерёнку и выберите пункт Настройка прав.
Вы увидите страницу настройки прав и список всех действующих правил. Нажмите Добавить еще.
После этого выберите одного или нескольких сотрудников с помощью поиска или из структуры компании и определите какие именно действия сможет совершать пользователь с файлами вашего диска.
Что позволяют разные типы прав?
- Чтение – разрешен только просмотр содержимого диска.
- Добавление – разрешен просмотр и добавление файлов на диск.
- Делиться – разрешено делиться с коллегами файлами через Общий доступ. Данное право использовать отдельно от остальных бессмысленно. Его лучше комбинировать с другими. Например, дать пользователю Иванову одновременно права «Чтение» и «Делиться».
- Редактирование – разрешены все возможные действия, а также подключение папки к личному диску, но менять настройки и права доступа нельзя.
- Полный доступ – разрешены все возможные действия.
Права доступа на отдельные файлы и папки
В случае, если на вашем личном диске есть много ценной информации, и вы хотите предоставить доступ только к одному документу или папке, вам понадобится расширенный режим прав доступа.
Перейдите на страницу настроек прав доступа к личному диску и выберите опцию Включить расширенное управление правами.
Теперь вы можете определять доступ для каждого отдельного файла или папки. В контекстном меню документа выберите пункт Права доступа.
Выбор пользователей и прав доступа происходит аналогично правам на весь диск.
Общий доступ
Второй способ поделиться файлом – настроить для него общий доступ. В этом случае ваш личный диск останется приватным, а документ просто появится на диске выбранного сотрудника.
В контекстном меню файла или папки выберите пункт Общий доступ
Нажмите кнопку Добавить еще, выберите пользователей и определите доступные операции.
Готово! Теперь ваш коллега получит предложение подключить себе файл, после чего увидит его на своём диске.
Внутренние и публичные ссылки
Самый простой способ поделиться папками и файлами – воспользоваться возможностями внутренних и публичных ссылок.
Внутренняя ссылка нужна, чтобы быстро поделиться файлом или папкой с коллегой без предоставления общего доступа. Перейти по этой ссылке может только сотрудник вашего Битрикс24.
Публичные ссылки помогут в случае, если вы хотите поделиться папкой или файлом как с коллегами, так и с внешними пользователями.
Используйте один из способов разделения прав доступа и работайте с файлами вместе с коллегами. :)
