В Битрикс24 есть два способа хранения файлов – на общем диске компании и на личном диске сотрудника. Но как быть, если хочется поделиться файлом, но не со всеми коллегами сразу?
В этом случае вам на помощь придут права доступа к диску. Вы можете дать сотрудникам доступ ко всему своему диску или отдельным файлам, либо настроить общий доступ. После этого он появится уже на диске вашего коллеги:)
Права доступа на Мой Диск
Первый вариант – просто разрешить другому пользователю просматривать ваш личный диск.
Перейдите на страницу Диск – Мой диск, нажмите на шестерёнку и выберите пункт Настройка прав.
Вы увидите страницу настройки прав и список всех действующих правил. Нажмите Добавить еще.
После этого выберите одного или нескольких сотрудников с помощью поиска или из структуры компании и определите какие именно действия сможет совершать пользователь с файлами вашего диска.
Что позволяют разные типы прав?
- Чтение – разрешен только просмотр содержимого диска.
- Добавление – разрешен просмотр и добавление файлов на диск.
- Делиться – разрешено делиться с коллегами файлами через Общий доступ.
- Редактирование – разрешены все возможные действия, а также подключение папки к личному диску, но менять настройки и права доступа нельзя.
- Полный доступ – разрешены все возможные действия.
Если вы настроили общие права для конкретного подразделения компании и исключительное право для одного из сотрудника этого отдела, то сработает право старше. Например, если для группы настроено право Редактировать, отдельному сотруднику этой группы нельзя понизить право до Чтение, он так же как и все коллеги сможет редактировать документы диска. В этом случае право отдельному сотруднику можно только повысить.
Права доступа на отдельные файлы и папки
В случае, если на вашем личном диске есть много ценной информации, и вы хотите предоставить доступ только к одному документу или папке, вам понадобится расширенный режим прав доступа.
Перейдите на страницу настроек прав доступа к личному диску и выберите опцию Включить расширенное управление правами.
Теперь вы можете определять доступ для каждого отдельного файла или папки. В контекстном меню документа выберите пункт Права доступа.
Выбор пользователей и прав доступа происходит аналогично правам на весь диск.
Общий доступ
Второй способ поделиться файлом – настроить для него общий доступ. В этом случае ваш личный диск останется приватным, а документ просто появится на диске выбранного сотрудника.
В контекстном меню файла или папки выберите пункт Общий доступ
Нажмите кнопку Добавить еще, выберите пользователей и определите доступные операции.
Готово! Теперь ваш коллега получит предложение подключить себе файл, после чего увидит его на своём диске.
Внутренние и публичные ссылки
Самый простой способ поделиться папками и файлами – воспользоваться возможностями внутренних и публичных ссылок.
Внутренняя ссылка нужна, чтобы быстро поделиться файлом или папкой с коллегой без предоставления общего доступа. Перейти по этой ссылке может только сотрудник вашего Битрикс24.
Публичные ссылки помогут в случае, если вы хотите поделиться папкой или файлом как с коллегами, так и с внешними пользователями.
Используйте один из способов разделения прав доступа и работайте с файлами вместе с коллегами. :)
