Основной функцией календаря является планирование событий. Мероприятия внутри компании легко запланировать за пару секунд и кликов, так как планировщик отображает занятость каждого сотрудника.
Но есть еще встречи с клиентами и партнерами, которые не являются пользователями вашего Битрикс24.
Для таких случаев в календаре есть функция Пригласить гостя.
Как пригласить участника события по почте?
1. Кликните по нужному дню и создайте событие. В карточке события укажите всю необходимую информацию.
2. В строке Участники нажмите Изменить и выберите сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии.
3. Внизу карточки выберите Пригласить гостя.
4. В открывшейся форме укажите e-mail, имя и фамилию гостя и нажмите Пригласить.
5. Добавленный гость сохраняется на портале и отображается в списке желтым цветом. Выберите гостя в списке участников события.
Как добавить e-mail для отправки приглашений
Если e-mail еще не настроен, то появится форма, в которой вам нужно указать e-mail для отправки почтовых приглашений. Выберите уже существующий e-mail или добавьте новый.
Рекомендуем использовать e-mail, который вы указывали при регистрации вашего портала, или свой e-mail, который подключен к Битрикс24. Он будет отображаться в вашем списке. В этом случае ваше приглашение c большей вероятностью не попадет в спам.
Как добавить новый e-mail
Заполните форму: укажите ваше имя и e-mail. Поставьте галочку в поле Доступен всем, если хотите, чтобы указанный e-mail был доступен для выбора всем сотрудникам.
На почту вам придет код подтверждения.
Впишите его в строку и нажмите Сохранить.
6. Убедитесь, что оповещение о решении участников события включено. Так вы узнаете, подтвердили они встречу или отказались от участия.
7. Укажите, должен ли быть видным почтовому пользователю список всех участников события.
8. Когда все готово, нажмите Создать.
Событие появится в вашем календаре.
Как понять, что гость получил приглашение?
После создания события в вашем календаре гость получит приглашение по почте. В письме будут кнопки для подтверждения своего присутствия на встрече или отказа от участия.
Как только гость отреагирует на ваше приглашение, вы получите уведомление.
Можно ли изменить событие, если приглашение уже отправлено?
Вы можете редактировать созданное событие: изменить время, место встречи или состав участников.
Гость получит письмо с уведомлением об изменениях.
Если вы решите отменить запланированную встречу, гость также получит уведомление об отмене встречи.
Сможет ли гость увидеть файлы, прикрепленные к событию?
В приглашении будет отражена абсолютно вся информация, которую вы указали в событии. Если вы прикрепили файл, гость сможет его скачать по ссылке. Вам не нужно отправлять его отдельно.
Сколько приглашений можно отправить?
Для тарифа Бесплатный действует ограничение по приглашениям - 10 событий с внешними гостями. Это ограничение действует на весь портал.
На всех платных тарифах действует безлимит по количеству приглашений.
Чтобы работа с почтовыми пользователями работала правильно на коробочной версии нужно:
- настроить почтовый сервер;
- для домена портала должна быть обязательно указана MX-запись почтового сервера Битрикс24:
mail-001.bitrix24.com. Для этого обратитесь к администратору вашего домена.
