Учет времени в задачах помогает понять, сколько часов на самом деле уходит на работу. Это важно, когда нужно рассчитать оплату, увидеть перегрузку команды или точнее оценивать задачи.

Без учета времени есть только ощущения: задача «долго делалась», сотрудник «вроде загружен», проект «вышел дороже». Цифр нет — значит, управлять сложно.

Зачем нужен учет времени

Учет времени в задачах помогает понимать стоимость работы, сравнивать планируемое время с реальным и видеть, где команда перегружена.

Рассчитывать оплату по фактическим часам. Компания привлекает фрилансеров для доработок сайта. По договору оплата почасовая. Подрядчики пишут в отчете : «10 часов за неделю». На какие задачи и сколько времени ушло — непонятно.

Когда подрядчики учитывают время прямо в задачах, видно:

• сколько часов потрачено на каждую задачу,
• кто и над чем работал,
• за что именно компания платит.

Оплата становится прозрачной — на основе реальных данных, а не общих отчетов.

Понимать, сколько стоит задача или проект. Когда над задачей работают несколько человек, без учета времени сложно оценить ее реальную стоимость.

Учет времени показывает:

• сколько часов потратила вся команда,
• какие этапы заняли больше всего времени,
• какие задачи обходятся слишком дорого.

Это особенно полезно для проектной и сдельной работы.

Сравнивать планируемое время с фактическим. В агентстве дизайнеру регулярно поручают делать баннеры. Обычно такая задача занимает около часа, но из-за правок и согласований каждый баннер занимает два-три часа. Дизайнер работает больше, команда перегружена, но этого не видно: фактическое время нигде не фиксируют.

Когда дизайнер начинает учитывать время в задачах, руководитель видит реальную картину и может:

• закладывать больше времени в похожие задачи,
• менять приоритеты,
• перераспределять нагрузку в команде.

Видеть перегрузку команды заранее. Сотрудник берет задачи, примерно оценивая срок. Вроде все успевает, но к концу недели оказывается, что несколько задач придется перенести на следующую.

Планируемое время в задачах показывает нагрузку заранее. Если на день уже запланировано восемь часов, понятно, что новые задачи нужно:

• перенести,
• отдать другому исполнителю,
• или изменить приоритеты.

Как включить учет времени в задачах

Учет времени включается прямо в задаче — это может сделать постановщик. После этого в задаче можно указать планируемое время и фиксировать фактическое.

Учет времени можно включить в любой момент: при постановке задачи и в процессе работы.
Как учитывать время на выполнение задачи

1–3. Перейдите в Задачи и проекты > Задачи и откройте карточку задачи.
4. Нажмите Учет времени.

Как указать планируемое время

Планируемое время — это ориентир, сколько времени должна занять задача. Его может указать постановщик.

Планируемое время нужно:

• исполнителю — чтобы спланировать работу,
• руководителю — чтобы видеть реальную загрузку команды,
• всем участникам — чтобы одинаково понимать масштаб задачи.

Как установить планируемое время:

1–3. Перейдите в Задачи и проекты > Задачи и откройте карточку задачи.
4–5. Нажмите Учет времени и введите примерное время, которое займет выполнение.

Как указать фактическое время

Если в задаче несколько участников, они могут вести учет времени одновременно. Фактически затраченное время суммируется, поэтому можно увидеть, сколько времени на задачу потратила вся команда.

Например, над задачей работает несколько сотрудников: дизайнер, верстальщик и менеджер. Каждый из них тратит по часу, но без учета времени непонятно, сколько времени ушло.

Когда все участники учитывают время в задаче, можно посмотреть:

• общее количество часов, потраченных командой — в поле Учет времени,
• количество часов, которое потратил каждый сотрудник — нажмите на поле Учет времени.

Начинать учет времени можно из карточки задачи или из списка задач.

Из карточки. Фиксировать время можно с помощью кнопок:

• Начать — запустить учет времени.
• Пауза — приостановить учет времени.
• Завершить — задача будет закрыта и учет времени прекратится для всех сотрудников.

Из списка задач. Запустить и приостановить учет времени можно в режимах просмотра Сроки, Список и Мой план. Наведите курсор на карточку и нажмите — чтобы начать выполнение задачи, — приостановить таймер.

Если вы забыли начать учет времени или работали офлайн, в задачу можно добавить время вручную. Эти записи попадут в историю и будут учитываться в общем времени задачи.
Как добавить или изменить время вручную