Задачи в Битрикс24 помогают планировать работу, ставить поручения и контролировать сроки. Чтобы задача была понятной, достаточно указать название, описание и исполнителя. Если нужно больше деталей — добавьте этапы, прикрепите файлы или свяжите задачу с проектом. Это поможет команде работать слаженно и ничего не упускать.

Например, при подготовке рекламной кампании вы можете создать задачу, указать описание и сроки, прикрепить нужные материалы и добавить чек-лист. Тогда команда увидит план работы и сможет отслеживать прогресс по каждому пункту.

Указать крайний срок

Крайний срок помогает сотрудникам планировать работу и понимать, к какой дате задача должна быть выполнена. В расширенных настройках можно уточнить, как именно работать с дедлайном: разрешать или ограничивать перенос даты, автоматически подставлять срок в новых задачах или требовать обязательную проверку результата перед завершением.

Нажмите Настройки (⚙️) напротив крайнего срока и включите нужные опции.

Проконтролировать задачу после завершения — когда исполнитель завершает задачу, она уходит на проверку постановщику. Он смотрит итог работы и принимает решение — подтвердить выполнение или вернуть задачу на доработку.
Как контролировать завершенные задачи

Автоматически указывать крайний срок в новых задачах — укажите, через сколько дней после создания задача должна быть выполнена. Этот срок будет автоматически подставляться во все новые задачи. Это удобно, если в отделе часто создают однотипные задачи с одинаковыми дедлайнами.

Разрешить исполнителю менять крайний срок — включите опцию, чтобы сотрудник смог перенести дату завершения задачи. Чтобы контролировать изменение срока, вы можете настроить ограничения:

• Запрашивать причину — при переносе сотруднику нужно указать, почему дедлайн сдвигается.
• Ограничить перенос — указать, до какой даты сотрудник может переносить крайний срок или сколько раз это можно сделать.

Пропускать выходные дни — включите опцию, чтобы крайний срок автоматически переносился на ближайший рабочий день, если он выпадает на выходной или праздник.

Автоматически завершать задачу при завершении подзадач и наоборот — когда все подзадачи выполнены, главная задача завершится автоматически. Если завершить главную задачу, Битрикс24 также завершит все ее подзадачи.

Прикрепить файлы и документы

В задаче можно хранить все связанные с ней материалы: макеты, инструкции, документы и другие файлы. Например, в задаче «Проверить договор» сотрудник прикрепляет документ, а коллеги открывают его прямо из карточки. Так команда работает с актуальной версией без переписок и пересылок. Если нужно что-то быстро обсудить — можно отправить файл прямо в чат задачи.

Нажмите «Файлы» и загрузите нужные материалы или создайте документ прямо из карточки. Это может сделать любой участник задачи. Если прикрепить файл, созданный в Битрикс24, он будет доступен в других инструментах, например на диске или проекте. При изменении файла на диске новая версия сразу появится в задаче, и наоборот. Для файлов можно включить общий доступ и поделиться ими с коллегами или внешними партнерами.
Документы Онлайн: начало работы

Отметить задачу как важную

Если задача требует повышенного внимания, ее можно отметить как важную. Например, если нужно подготовить коммерческое предложение для клиента до вечера или срочно обновить цены в интернет-магазине к утру. Для этого нажмите на значок — такая задача выделится в списке и будет заметнее остальных. Это помогает исполнителям вовремя переключаться на приоритетную работу.

Чтобы отобразить в списке только важные задачи, выберите в фильтре параметр «Важность».

Добавить чек-лист

Чек-листы помогают разделить задачу на понятные шаги и контролировать их выполнение. Они показывают, что уже сделано, а что еще в работе. Чек-листы удобно использовать, чтобы:

• Пошагового выполнять задания. Например, в задаче «Обновить информацию на сайте» чек-лист поможет разбить работу на этапы: собрать новые данные, внести правки в текст, обновить изображения, проверить отображение на сайте.
• Распределять мелкие поручения между участниками. Например, в задаче «Подготовить рабочее место для нового сотрудника» можно указать пункты: настроить компьютер, оформить доступы, подготовить документы. За пункты могут отвечать разные сотрудники— так каждый понимает свою часть работы, а руководитель видит общий прогресс.

Нажмите Чек-листы и добавьте пункты, которые нужно выполнить.
Чек-листы в задачах: как создать и работать с ними

Настроить напоминания

Напоминания помогают не пропускать важные этапы работы и соблюдать сроки. Их можно настроить для каждого участника. Исполнителю напоминание подскажет, когда начать работу или вернуться к задаче, а постановщику — когда проверить результат.
Как настроить напоминания в задачах Битрикс24

Включить учет времени для задачи

В Битрикс24 удобно отслеживать, сколько времени занимает выполнение задачи. С помощью встроенного таймера сотрудники могут фиксировать периоды, когда работают над конкретным заданием. Например, запускать его утром и ставить на паузу во время встречи или обеда.

Все данные автоматически сохраняются в карточке задачи. Участникам не нужно вести учет вручную, а постановщику проще видеть, как долго команда работает над задачей и оценивать вклад каждого участника.

Нажмите Учет времени и укажите, в течение какого времени нужно выполнить задачу. Так исполнителю будет проще спланировать работу, а постановщику — сравнить план с фактом.
Как учитывать время на выполнение задачи

Зафиксировать результаты и промежуточные итоги

Результаты помогают зафиксировать итоги работы над задачей и сохранить их в одном месте. Исполнитель может приложить файл, отчет или кратко описать выполненные действия.

Если в задаче включена опция «Требуется результат», Битрикс24 напомнит добавить итог и не даст завершить задачу, пока он не указан. Это помогает сохранить историю работы и упростить проверку задачи.

В результатах можно фиксировать не только финальный итог, но и важные промежуточные этапы. Итог можно добавить в блок «Результат» или отправить сообщение в чат и отметить его как результат.
Как зафиксировать результат работы над задачей

Рекомендуем прочитать:

• Задачи в Битрикс24: как создать и настроить
• Как создать подзадачу