RPA (Robotic Process Automation) — это инструмент для автоматизации рутинных задач компании. Например, согласование отпусков и командировок, утверждение счетов и договоров, создание задач и другие повторяющиеся действия.

RPA проще в настройке, чем бизнес-процессы и не требует специальных знаний — процесс может настроить любой сотрудник с помощью готовых заданий. Это ускоряет работу и сокращает количество ошибок.

Создать процесс

1–3. Перейдите в раздел Автоматизация > RPA > Список RPA.
4. Нажмите Новый процесс.

Заполните карточку процесса:

• Название — придумайте понятное название вместо стандартного, так вам будет легче ориентироваться в списке процессов.
• Перемещать элементы во вторую стадию после создания — отключите опцию, если важно перемещать элементы между стадиями вручную.
• Запуск — укажите сотрудников, которые смогут запускать процесс.
• Поля, которые нужно заполнять при запуске процесса — создайте нужные поля. Например, для согласования отпуска это могут быть: Название, Дата начала, Последний день отпуска, Тип отпуска.
  Пользовательские поля в RPA
• Права доступа — укажите, кто из сотрудников сможет редактировать процесс.
  Права доступа в RPA
• Изображение процесса — выберите подходящую иконку.

Сохраните изменения.

Настроить стадии

Стадии помогают отследить, на каком этапе находится элемент процесса — от начала до завершения. Например, в процессе согласования отпуска могут быть стадии: Заявление → Утверждено руководителем → Утверждено бухгалтером → Отпуск согласован. Это помогает сотрудникам и руководителям понимать текущий статус и быстрее принимать решения.

Вы можете добавлять, редактировать или удалять стадии.

Откройте процесс и нажмите Настройки (⚙️) > Настройки стадий.
Как настроить стадии в RPA

Добавить задание

Задание — это действие, которое нужно выполнить на определенной стадии процесса. Например, ознакомиться с документом или утвердить отпуск. Есть четыре шаблона заданий.

• Утвердить или отклонить — подходит для процессов, в которых нужно принять решение. Например, руководитель может утвердить заявку на командировку или отклонить ее с указанием причины.
• Запросить информацию — применяется, когда для продолжения процесса нужно больше данных, помогает получить недостающие сведения или документы. Например, бухгалтер может воспользоваться этим типом задания, чтобы запросить у сотрудника подтверждающие документы для возмещения расходов.
• Ознакомиться с информацией — помогает подтвердить факт, что участник процесса получил документ или уведомление.
• Просто передвинуть — подходит для ситуаций, в которых элемент нужно переместить на следующую стадию без изменений. Например, секретарь может проверить, как оформлено заявление, и передать его на согласование руководителю.

Для каждой стадии можно настроить свое задание.

1. Нажмите Добавить задание.
2. Выберите шаблон задания и настройте его.
Как добавить задание в RPA

Нажмите кнопку Роботы, чтобы:

• увидеть все настроенные задания по стадиям,
• узнать, какие роботы их выполняют,
• добавить новых роботов, которых нет в шаблоне заданий.

Добавить элемент

Элемент — это карточка, которая проходит по стадиям процесса. Например, в процессе согласования отпуска элементом будет заявление конкретного сотрудника.

1–2. Нажмите Добавить и заполните поля карточки.
3. Чтобы отредактировать поле, нажмите Настройки (⚙️) рядом с его названием.
4. При необходимости выберите поля из списка или создайте новые.
5. Сохраните изменения.

В RPA есть два режима просмотра элементов.

• Список — удобен для детального анализа, сортировки и массового удаления элементов.
• Канбан — показывает, на какой стадии находится элемент, помогает отслеживать прогресс и распределять нагрузку на исполнителей.

Рекомендуем прочитать:

• Бизнес-процессы: интерфейс и возможности
• Как работать в дизайнере бизнес-процессов