Чтобы не тратить время на повторное создание таких задач, в Битрикс24 есть инструмент шаблон задач.

С помощью этого инструмента можно создавать однотипные задачи с уже готовым описанием, участниками, сроками и задавать периодичность их повторения.

Чтобы создать шаблон задачи, перейдите в Задачи и Проекты > Еще > Шаблоны.

Перед вами откроется список со всеми существующими шаблонами задач. Чтобы создать новый шаблон нажмите кнопку Создать.

Далее редактируйте шаблон как обычную задачу - вносите описание, оформляйте задачу, указывайте важность, добавляйте наблюдателей, меняйте исполнителей.

Как указать крайний срок шаблона задачи

В поле Крайний срок через укажите период, когда задача должна быть завершена, например через 5 дней.

Права доступа к шаблону задачи

Вы можете настроить права доступа к шаблону, чтобы ваши коллеги тоже могли им пользоваться.

Для этого перейдите в шаблон задачи в раздел Дополнительно > Права доступа.

Выберите сотрудника, отдел или всю компанию. Определите права, которые хотите дать - Только чтение или Полный доступ.

Как работать с шаблонами в задачах

Вы можете создавать задачи на основе готовых шаблонов прямо из раздела Задачи и Проекты.

В первом случае при просмотре задачи нажмите Добавить > Добавить задачу из шаблона и выберите шаблон, с которым вы хотите работать.

Во втором случае в списке задач нажмите на стрелку рядом с кнопкой Создать и выберите Задачу по шаблону. Чтобы посмотреть все имеющиеся шаблоны выберите пункт Список всех шаблонов.

Как сделать задачу регулярной

Для того, чтобы задача автоматически повторялась с определённой периодичностью, включите опцию Сделать задачу регулярной.

Здесь вы можете определить период повторения - день, неделя, месяц, год.

Устанавливайте время, когда повторения должны прекратиться. Вам доступны следующие настройки периодов:

• Нет даты окончания – повторение никогда не прекратится.
• Дата окончания – система перестанет повторять задачу в указанный день.
• Завершить после ... повторений – будет создано заданное количество задач, после чего повторение прекратится.

Как привязать подзадачи

У вас есть несколько вариантов привязать к шаблону подзадачи.

• Откройте раздел Дополнительно вашего шаблона и выберите пункт Сделать подзадачей. Далее нажмите Шаблон > Добавить.

В выпадающем списке вы можете выбрать к какому шаблону привязать подзадачу.

• Перейдите в список задач и нажмите на три полоски. В выпадающем списке выберите Добавить подзадачу для шаблона.

• При просмотре готового шаблона нажмите на кнопку Добавить подзадачу для шаблона в правом верхнем углу.

Как добавить задачу новому сотруднику

Чтобы новым сотрудникам автоматически выставлялась задача, например, «Заполнить профиль», нажмите в шаблоне Еще и выберите опцию Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника.

Обратите внимание, этот параметр может выбрать только администратор портала для вновь создаваемого шаблона.

Данная опция доступна только на облачных тарифах Битрикс24.

Действия с готовым шаблоном задач

С готовым шаблоном задачи вы можете совершать несколько действий:

• Редактировать его
• Создать задачу по этому шаблону
• Добавить подзадачу для шаблона
• Копировать шаблон
• Удалить.

Рекомендуем также почитать: