Поток успешно создан. Теперь оценим удобство в работе для всей команды!
Нас ждет четыре сценария
Постановка задачи, выполнение, быстрая оценка ситуации по направлению и, конечно, проверка всей компании на «узкие горлышки», которые в итоге могут замедлять всех.
Ежедневные сценарии для всей команды
3 минуты
Всем сотрудникам — просто поставить задачу
Больше не нужно уточнять у коллег или руководителя направления, к кому обратиться для решения задачи, какие данные нужно предоставить. Достаточно открыть список потоков, выбрать нужный и поставить задачу!
По каждому потоку сразу доступна важная информация: плановые сроки решения, сколько задач уже в работе, есть ли задачи в очереди. Это правильно формирует ожидание и позволяет лучше планировать всю работу, процессы становятся более системными.
Создаем задачу — шаблон поможет не забыть указать важную для решения информацию. Сроки и ответственного Битрикс24 уже заполнил, не нужно задумываться об этом.
Удобно всем!
С другой стороны, ответственным и руководителям не нужно отвлекаться, чтобы каждый раз объяснять одно и то же.
Ответ один — поставь задачу в поток!
Команде исполнителей — удобно решать задачи
Задача приходит на нужного сотрудника или на ответственного, который определит исполнителя.
Кроме назначения задач по очереди команде потока или ручного распределения, скоро появятся и другие варианты распределения: очередь, из которой сотрудники сами выбирают задачи, автоматическое распределение в зависимости от нагруженности.
Задача поставлена правильно!
Сразу с полным описанием и ожидаемым сроком решения, так, как это нужно исполнителю и ответственному за поток. Будет меньше лишних коммуникаций из-за неясной постановки задачи.
Если ваша команда уже работает с задачами в Битрикс24, то не потребуется менять привычные сценарии. Это та же самая задача, но с меткой, в какой поток она поставлена.
Для удобства команды задачи можно вести не только в виде списка, но и на канбан-доске. Для работы над договорами могут быть стадии: новые, выполняются, сделаны.
Конечно, фильтр поможет посмотреть задачи только нужного потока.
Задачи в Битрикс24 — это не только информация, срок и ответственный. Можно пригласить коллег для помощи в решении, обсудить промежуточные результаты с постановщиком, закрепить результат, чтобы не пришлось искать в обсуждении.
А еще работу с задачами можно автоматизировать!
Если вы искушенный пользователь Битрикс24, используйте роботов и триггеры, которые автоматически двигают и меняют статусы задачи:
- Нажали «Начать работу» — задача перешла в колонку «Выполняется».
- Переместили в колонку «Завершена» — задача закрылась.
Можно настроить разных роботов, например, чтобы отправлять задачу на проверку.
О настройке роботов — читайте в статье поддержки.
Ответственному — быстро оценить положение дел
С помощью Потоков легко оценить загрузку отдела или рабочих групп: сколько задач в работе, сколько уже ожидает, насколько мы успеваем по плановому сроку.
Порядок без лишних усилий!
Как видите, без сложного внедрения, настройки Потоков просты и интуитивно понятны, мы перешли от хаоса к наглядной картинке, доступной исполнителям, коллегам и руководителям.
Теперь, опираясь на конкретные цифры, руководитель может сделать обоснованные выводы по нагрузке на отдел: действительно ли задач слишком много или кто-то из сотрудников не успевает за коллегами?
И принять решение о дальнейших действиях: увеличить обещанный срок выполнения, нанять еще одного специалиста или обучить отстающих сотрудников.
Руководству компании — увидеть общую эффективность
Потоки в Битрикс24 дадут возможность руководству компании одним взглядом оценить эффективность работы отделов, направлений и компании в целом.
«Бизнес работает с той же скоростью, что и его наименее быстрое звено» — это идея из знаменитой книги Элияху Голдратта «Цель. Процесс непрерывного совершенствования».
Обычно руководители компании, собственники, не понимают, что именно происходит внутри обслуживающих отделов, и действуют от проблем, когда они уже явные и мешают компании двигаться к цели.
Узкое бутылочное горлышко
Потоки наведут порядок в делах и буквально визуализируют ситуацию внутри сервисных отделов.
И сотрудники, и руководители на всех уровнях увидят, есть ли то самое «узкое бутылочное горлышко», которое может тормозить всю компанию, и смогут наладить работу заранее, не дожидаясь, когда «все сломается».
Среди ближайших планов по развитию Потоков — BI-аналитика. Позволит увидеть больше данных для оценки и исправления ситуации.
Подведем небольшой итог
Поставить задачу просто, у исполнителя полные данные, а у постановщика — четкие ожидания по срокам. У ответственного за поток все данные для оценки ситуации, у руководства компании — полная картина.
На основании отчета и цифр команда может определить «узкие горлышки» для общих процессов компании и принимать эффективные управленческие решения для их устранения.
У вас еще нет Битрикс24? Зарегистрируйте свой портал, это бесплатно.