Начать работать с Потоками просто! Не потребуется сложная настройка продукта или технические навыки.
Для демонстрации возьмём регулярные задачи, которые часто встречаются в компаниях:
- Графические элементы для маркетинга — дизайнерам.
- Создание и проверка договоров, консультации — в юридический отдел.
- Справки 2-НДФЛ и любые другие о доходах, копии трудовой, вопросы по зарплатным картам и прочие — в бухгалтерию.
- Закупки — в отдел снабжения.
Создадим и настроим свой первый поток. Попутно разберемся, как определить, какие именно потоки нужны.
Спойлер: нам потребуется 4 простых шага :)
Начать просто
3 минуты
Полезно
Сколько вам нужно потоков?
Если задачи однотипные, например, юристам нужно составлять договоры, а дизайнерам — рисовать карточки для соцсетей, то каждый отдел получает свой поток. Одного потока достаточно, и когда на отдел приходит много разноплановых задач, но процесс их решения и сроки схожи, команда исполнителей одна.
Если в рамках одного отдела есть явно отличающиеся по процессу решения задачи или выделяются разные зоны ответственности по сотрудникам — создайте несколько потоков. Это будет проще и для постановщиков, и для вас при анализе ситуации.
Шаг 1) Создаем поток
Все просто! Нажимаем «Создать поток» и заполняем несколько полей:
Выберем название, которое поможет коллегам без труда найти нужный поток. И дадим короткое описание — оно позволит убедиться, что выбран правильный поток.
Пример
Маркетинг
Для дизайнеров есть бесконечный поток мелких заданий, связанных с созданием графики для веб-сайтов и социальных сетей, поступающих как от маркетинговой команды, так и от других отделов.
Даже если дизайнер один — поток позволит оформлять задачи проще, а руководителям контролировать нагрузку и планировать работу.
Поток «Графика»
Вам нужен баннер, карточки в соцсети? Смело создавайте задачу!
Пример
Юристы
Отдел отвечает за оформление договоров с подрядчиками на различные услуги, работы, заказы товаров. Кроме того, сотрудникам регулярно требуются консультации юристов.
Работа с договорами и консультации — сильно отличающиеся процессы, разделение задач на два потока облегчит организацию работы.
Поток «Договоры»
Для создания нового договора или дополнительных соглашений, подписания типового договора с подрядчиками.
Поток «Консультации»
Нужно посоветоваться с юристами? Напишите свой вопрос здесь!
Пример
Бухгалтерия
Сотрудникам регулярно заказывают различные справки: о факте работы в компании, 2-НДФЛ и прочие, копии трудовой. Возникают вопросы по зарплатным картам, вопросы связанные с финансовыми операциями.
Будет удобно написать запрос в один поток, не вникая в детали, к кому именно в бухгалтерии нужно обратиться.
Поток «Бухгалтерия: справки и вопросы»
Готовим для вас различные справки, 2-НДФЛ и прочие, сделаем копию трудовой, ответим на финансовые вопросы и вопросы о зарплатных картах.
Пример
Отдел снабжения
Компании постоянно требуется что-то закупить для обеспечения работы, от ноутбуков до рабочих столов.
Как правило, команда отдела снабжения небольшая, процесс выполнения заявки простой, подойдет один поток.
Поток «Снабжение»
Потребовалось оборудование для работы? Просто опишите, что вам нужно.
Здесь же указываем опции: кто из сотрудников может ставить задачу в поток и плановый срок на их выполнение. При создании новых задач в потоке срок выполнения будет автоматически вычислен на основании указанного значения.
Если важно, чтобы соблюдался срок выполнения, несмотря на выходные, не ставим опцию «Пропускать выходные и праздничные дни».
Пример
Поток «Графика»
Графику заказывают далеко не все коллеги, это сам маркетинг, это ведущие должности в продажах, отвечающие за различные активности.
Поток задач большой, компания часто ведет маркетинговые активности, выполнять нужно быстро.
Дадим возможность ставить задачи в поток всем сотрудникам маркетинга, продаж и руководителям различных направлений.
Срок — 3 рабочих дня.
Пример
Поток «Договоры»
Компания много заказывает на аутсорсе, сотрудничает с различными подрядчиками и договоривается о партнерстве. Заключение договоров — один из ключевых процессов, важный для работоспособности всей команды. Он должен быть максимально понятным как для сотрудников, так и для юристов, с четким соблюдением срока выполнения задач.
Создают задачи все сотрудники компании.
Срок — 3 рабочих дня.
Пример
Поток «Консультации»
Чтобы убрать риски правовых нарушений, руководителям важно получать грамотные консультации юристов о том, что можно, а что нельзя, как правильно работать с персональными данными и т.д.
Управлять рисками и обсуждать их с юристами — задача руководителей.
Создают задачи только руководители отделов и ответственные за направления.
Срок — 3 рабочих дня.
Пример
Поток «Бухгалтерия: справки и вопросы»
Справки нужны всем! :)
Обычно это не срочные вопросы, с другой стороны — выполнение задачи не занимает много времени.
Создают задачи все сотрудники.
Срок — 2 рабочих дня.
Пример
Поток «Снабжение»
Не все в компании могут инициировать закупку техники, это зона ответственности руководителей, понимать, что именно нужно и уметь обосновать закупку в рамках решения бизнес-задач.
Закупки обычно плановые, требуется время на выбор подрядчика, оформление заказа, на доставку — заложим достаточный срок на решение.
Создают задачи только руководители.
Срок — 7 рабочих дней.
Шаг 2) Задать настройки
Указываем исполнителей, способ распределения задач и несколько других опций.
-
Распределение задач
Задачи можно распределять вручную или по очереди на конкретных исполнителей. Чем более формализованные задачи и процесс, тем меньше требуется участие ответственного в распределении задач.
Скоро появится и другой способ распределения: сотрудники будут сами выбирать задачи по мере завершения работы с текущими задачами.
-
Разрешать исполнителю изменять крайний срок
Выбор опции зависит от строгости процесса и ответственности постановщиков. Если увеличение срока выполнения задач может привести к серьезным сложностям в работе других отделов – не стоит включать опцию.
-
Отправлять на проверку постановщику
Если задача не должна быть завершена, пока постановщик явно не отметит, что он принимает результат – включайте опцию.
В таком случае стоит закладывать время на доработки, если результат не будет сразу принят, а не откладывать выполнение задачи до последнего дня.
-
Уведомлять исполнителя на половине срока
Будет полезно напомнить ответственному о сроках, если задач много, чтобы не реагировать в «последний момент».
-
Проект для работы с задачами
Проект — это рабочее пространство отдела, команды. В рамках одного проекта может быть несколько потоков.
Пример
Поток «Графика»
В команде маркетинга несколько дизайнеров. Все они занимаются созданием различных графических элементов, это задачи довольно однотипны, но результат должен соответствовать заданию и ожиданиям заказчика.
Это не единственный тип задач у дизайнеров, они участвуют и в долгосрочных проектах. Сотрудники достаточно ответственные, чтобы самостоятельно расставлять приоритеты по задачам.
Задачи будут распределяться по очереди на нескольких дизайнеров.
Опцию изменения срока исполнителем включаем, это не критичный процесс, а сотрудникам доверено расставлять приоритеты.
Опцию приемки результата постановщиком включим.
Пример
Поток «Договоры»
Договорами занимается несколько юристов, сроки решения задач очень важны для компании.
Верно составленный договор — это скорее зона ответственности юридического отдела, чем постановщика.
Задачи будут распределяться на ответственных за договоры юристов.
Опцию изменения срока исполнителем отключаем.
Опцию приемки результата постановщиком отключаем.
Пример
Поток «Консультации»
В юридическом отделе у сотрудников есть специализация. Руководитель знает, кто из команды лучше разбирается в той или иной сфере законодательства и может точнее проконсультировать.
Возможно, некоторые вопросы руководитель возьмет на себя, а что-то посчитает достаточно простым и доверит начинающему специалисту.
Задачи будет распределять руководитель.
Опцию изменения срока исполнителем включаем, консультации могут быть самые разные по сложности и объему.
Опцию приемки результата постановщиком отключаем.
Пример
Поток «Бухгалтерия: справки и вопросы»
Это довольно системный процесс, каждая задача простая, выполняют их разные сотрудники.
Задачи будет распределять руководитель.
Опцию изменения срока исполнителем отключаем.
Опцию приемки результата постановщиком отключаем.
Пример
Поток «Снабжение»
Исполнитель по заявкам в отделе АХО один. Процесс закупки важный для обеспечения работы компании, строго регламентированный, все должно поставляться в срок!
Заказчик должен проверить и подтвердить, что поступило то, что нужно.
Задачи назначаются автоматически.
Опцию изменения срока исполнителем отключаем.
Опцию приемки результата постановщиком включаем.
Шаг 3) Создать шаблон для задач потока
Шаблон — это важная часть работы с Потоками и прекрасная возможность для ответственных за выполнение задач в потоке сразу получить всю необходимую информацию. Не придется тратить время команды на дополнительные коммуникации и выяснения «Что именно хотели коллеги?».
«Правильно заданный вопрос — уже половина ответа!» :) Шаблон задачи позволяет поделиться ответственностью за результат с заказчиком. Если все данные предоставлены в полной мере — то и результат должен быть отличным и в срок.
К тому же это хорошо синхронизирует ожидания у заказчика и исполнителя. Например, по графике можем спросить стиль, примеры и т.д. Если работа выполнена с учетом предоставленных данных, то меньше вопросов при сдаче результата.
В каждом направлении работ свои параметры, которые заметно влияют на результат. Стоит потратить время, обсудить с командой, формализовать их и вынести в шаблон.
Пример
Поток «Графика»
Небольшие графические элементы на потоке, скорее всего, создаются в рамках существующего стиля или гайдлайна общего проекта.
Но важно понять ожидания заказчика, чтобы не переделывать, стоит спросить примеры.
Шаблон задачи
Что нужно сделать: баннер, карточки, листовка, …
Заполните параметры, чем точнее и больше примеров, тем лучше результат!
- Назначение: на какой площадке, сайте, соц. сети, событии, … будет использоваться.
- Технические требования: размеры, отступы, формат файла, …
- Характер креатива: какую эмоцию/настроение хотим передать, есть ли пожелания по цветам.
- Фирменный стиль: в каком стиле нужно сделать.
- Нужна ли юридическая информация и возрастной ценз.
- Референсы: пожелания, что нравится, что нет.
- Какой текст, логотип и прочий контент нужно использовать.
Пример
Поток «Договоры»
Создание договора — системный процесс, здесь понятный список обязательных данных, не считая специфики компаний.
Шаблон задачи
Тип: новый договор, доп. соглашение, типовой договор, ...
- Суть договора: что покупаем, заказываем, …
- Контрагент: …
- Сумма сделки: …
- Сроки выполнения договора: …
- Описание: (предоставьте всю информацию, которую нужно учесть при выполнении задачи)
- Если уже был подобный договор — прикрепите его.
Пример
Поток «Консультации»
Консультации — это скорее ответ на вопрос в свободной форме, шаблон тут будет менее формальный.
Шаблон задачи
- К какому направлению относится вопрос (продажи, маркетинг, обработка персональных данных, …)?
- Это относится к процессу покупки или продажи наших услуг/товаров?
- Если есть подборка материалов, примеров по теме вопроса — приложите их или укажите ссылки.
Пример
Поток «Бухгалтерия: справки и вопросы»
Это довольно системный процесс, каждая задача простая, выполняют их разные сотрудники.
Так как вопросы разные, шаблон скорее всего будет избыточен, можем так и указать «Заполните то, что актуально для вашего запроса».
Шаблон задачи
Что необходимо: справка по форме 2НДФЛ, справка о работе, консультация по зарплатной карте, ... , другое.
Заполните только актуальное:
- Куда будет предоставляться справка...
- Что обязательно должно быть указано в справке...
- ...
Пример
Поток «Снабжение»
В закупках может быть всё, что угодно, все параметры не предусмотришь. Но можно сформулировать шаблон как рекомендацию.
Чем четче указать параметры, тем больше шансов получить желаемое :)
Шаблон задачи
Опишите подробно, что вам необходимо. Чем четче указать параметры, тем больше шансов получить желаемое.
Явно не указанные параметры — закупщик выбирает на свой вкус ;)
- Для какого отдела:
- Для какой должности:
- Сейчас предмет отсутствует или не закрывает потребности:
- Для решения каких производственных задач необходим предмет закупки:
- Что покупаем: (ноутбук, мышка, лампа, кресло, машина, …)
- Технические требования: (марка, модель, размеры, цвет и прочие технические характеристики, которые вам важны)
Шаг 4) Настроим полезные функции
Кроме владельца потока, который его создает и распределяет задачи, у потока может быть администратор.
Администратор, так же как и создатель потока, имеет доступ ко всем настройкам. Это может быть очень удобно, если руководитель делегирует управление задачами потока кому-то из команды.
Уведомления о размере очереди задач в потоке и о регулярных просрочках помогут руководителю вовремя реагировать и навести порядок в делах.
Скоро станет доступна BI-аналитика. Она позволит детально проанализировать загрузку отдела, оценить объем работы по разным направлениям или рабочим группам: действительно ли так много задач или кто-то из сотрудников не успевает за коллегами.
Полезно
Если у вас остались сомнения относительно того, какие потоки вам нужны, следуйте классической рекомендации — начните с простого!
Создайте один поток на отдел или направление. Опыт подскажет, нужно ли выделить несколько потоков по типам задач.
У вас еще нет Битрикс24? Зарегистрируйте свой портал, это бесплатно.