Если для выполнения задачи нужно подключить несколько человек, их можно объединить в одном месте. Это помогает распределить работу, если она состоит из нескольких этапов или в ней участвуют сотрудники из разных отделов. Одни участники выполняют свою часть задачи, другие — следят за ходом работы и результатом.

Например, компания готовит публикацию для сайта. Маркетолог создает задачу на подготовку материала. Копирайтер пишет текст, редактор его проверяет, а руководитель следит за ходом работы и подключается при необходимости.

В задачах Битрикс24 для совместной работы есть роли Соисполнители и Наблюдатели. Они позволяют закрепить в задаче, кто выполняет работу, а кто наблюдает и подключается при необходимости. Соисполнители работают над задачей, а наблюдатели отслеживают процесс и подключаются только когда это нужно.

В статье расскажем, как организовать совместную работу в задаче и за что отвечают соисполнители и наблюдатели.

Совместная работа в задаче

Для совместной работы над задачей важно:

• добавить участников и указать их роли — кто выполняет задачу, кто помогает в работе, а кто следит за ее ходом и результатом,
• описать задачу и зафиксировать важные детали в одном месте, чтобы у всех был общий контекст,
• распределить работу между участниками в чек-листе и назначить ответственных,
• отслеживать ход выполнения, чтобы понимать, на каком этапе находится задача.

Добавить соисполнителей и наблюдателей можно при создании задачи или в уже созданной

Соисполнители — помогают выполнять задачу

Соисполнители — сотрудники, которые помогают исполнителю работать над задачей. Их может быть несколько, и каждый отвечает за свою часть работы. При этом ответственность за общий результат остается у исполнителя. Так можно распределить работу внутри команды.

Рассмотрим примеры, когда в задачу нужно добавить соисполнителя.

Подготовить презентацию для клиента — руководитель отдела продаж ставит задачу подготовить презентацию. Исполнитель — менеджер проекта. Для оформления слайдов он добавляет соисполнителем дизайнера. Менеджер собирает содержание, дизайнер оформляет презентацию.

Написать статью для сайта — руководитель ставит копирайтеру задачу написать статью про новые услуги компании. Соисполнитель в задаче — редактор, который проверяет текст, после чего копирайтер публикует материал.

Запустить рекламную кампанию — маркетолог получает задачу запустить рекламу. Он добавляет соисполнителем специалиста по таргетированной рекламе. Маркетолог готовит стратегию и тексты, а специалист настраивает рекламные объявления.

Во всех этих случаях сотрудники работают в одной задаче, у каждого есть свои поручения, а исполнитель отвечает за итог.

Наблюдатели — следят за задачей

Наблюдатели — сотрудники, которые не участвуют в выполнении задачи, но следят за ее ходом и результатом. При необходимости их можно привлечь к работе. Так сотрудники будут видеть ход задачи и смогут подключиться без дополнительных уточнений.

Добавляйте наблюдателей в задачу, если:

• коллегам важно видеть ход задачи и быть в курсе деталей,
• результат задачи нужен другому сотруднику для следующего этапа работы,
• руководителю нужно быть в курсе дел, чтобы следить за сроками и прогрессом.

Рассмотрим примеры задач, когда в задачу нужно добавить наблюдателя.

Сделать баннер для рекламной кампании — дизайнер выполняет задачу по созданию баннера. Руководителя маркетинга добавляют наблюдателем, чтобы он был в курсе хода работы, видел сроки и статус задачи. Это полезно, если результат задачи нужен ему для дальнейшей работы, например для запуска рекламной кампании.

Запустить акцию с промокодом — в задачу добавляют наблюдателем специалиста поддержки. Он не участвует в подготовке акции, но ему важно видеть ее условия и обсуждение. Пока маркетолог готовит условия акции и текст для сайта, специалист поддержки получает нужный контекст. Это помогает ему потом правильно отвечать на вопросы клиентов и не уточнять детали у коллег, даже если задача уже закрыта.

Подготовить коммерческое предложение — менеджер готовит предложение для крупного клиента с повышенной скидкой 25% и добавляет в наблюдатели финансового директора и главного бухгалтера. Так они заранее видят условия предложения и могут быстро подключиться к обсуждению финансовой части без отдельных уточнений.

Чем отличаются соисполнители от наблюдателей

Главное отличие ролей — формат участия в задаче:

• соисполнитель — сотрудник, который выполняет часть задачи,
• наблюдатель — заинтересованный сотрудник, которому важно видеть прогресс и результат.

Соисполнители в задаче — участвуют в работе над задачей вместе с исполнителем:

• обсуждают детали задачи в чате,
• получают уведомления обо всех изменениях в задаче,
• обмениваются файлами,
• добавляют наблюдателей,
• меняют статусы,
• добавляют промежуточные и окончательные результаты,
• настраивают напоминания,
• создают и прикрепляют подзадачи,
• включают учет времени и другое.
  

Наблюдатели в задаче — не выполняют задачу, но следят за ее ходом, обсуждением и итогом. Например, они могут:

• добавлять других наблюдателей,
• обсуждать детали задачи в чате,
• прикреплять файлы,
• настраивать напоминания,
• получать уведомления об изменении статуса задачи.

Некоторые действия в задаче могут зависеть от настроек прав доступа, например, редактирование чек-листа.
Права доступа в задачах: как закрепить ответственность сотрудников