Когда компания растет, задачи становятся объемнее и сложнее. Одну цель уже невозможно выполнить за один шаг и полностью проконтролировать. Если задачу трудно спланировать по срокам, передать другому сотруднику или принять результат, ее стоит декомпозировать — разложить на управляемые части. Это помогает:

• точнее планировать большой объем работы,
• заранее видеть узкие места,
• распределять ответственность,
• понимать, из чего именно складывается результат.

В Битрикс24 задачи можно декомпозировать двумя способами — через подзадачи и чек-листы.

Когда нужна декомпозиция

Декомпозиция нужна, когда объем работы слишком большой для одной задачи. В таких случаях становится сложно:

• оценить реальные сроки,
• понять текущий прогресс,
• распределить работу между людьми,
• вовремя заметить задержки.

Декомпозиция переводит одну большую цель в набор конкретных действий, каждое из которых можно выполнить, проверить и закрыть.

Задача большая и растянута во времени. Например, запуск сайта не ограничивается одним действием. В работе есть прототип, дизайн, верстка, наполнение контентом и запуск. Декомпозиция помогает зафиксировать этапы и видеть, на каком именно шаге сейчас находится работа, а не ориентироваться на общий статус «в работе».

Внутри одной цели есть несколько этапов. Например, подготовка отчета для клиента: собрать данные, проверить цифры, оформить презентацию, согласовать финальную версию. Если не зафиксировать этапы, легко забыть отдельные шаги или вспомнить о них слишком поздно.

Над задачей работают разные сотрудники или отделы. Перед компанией стоит задача запустить новый филиал. В одной задаче учесть все невозможно: нужно подобрать, оформить и обучить сотрудников, подготовить документы и согласовать первые планы продаж.

Без декомпозиции задача неуправляема: работы много, последовательность неочевидна, сроки постоянно сдвигаются. При декомпозиции появляется структура — отдельные задачи для каждого действия. У каждой задачи есть ответственный и срок, их можно выполнять параллельно, а руководитель видит общий прогресс, а не отдельные отчеты.

Когда ставить подзадачи

Подзадачи нужны, когда у одной цели есть несколько самостоятельных частей, и у каждой из них должен быть свой результат. Каждая часть становится отдельной задачей со своим исполнителем и сроком. Подзадачи помогают видеть, кто за что отвечает, на каком этапе находится работа и где возникают задержки.

Подзадачи нужны в ситуациях, когда:

• задачу выполняют разные сотрудники или команды,
• по каждой части важен отдельный результат, а не просто факт выполнения,
• этапы занимают разное время и требуют отдельных сроков,
• работу нужно проверять и принимать отдельно от общей задачи.

Например, организация корпоративного мероприятия: нужно выбрать площадку, согласовать меню, заказать декор, подготовить программу. Все это — подзадачи внутри одной цели. У каждой подзадачи свой исполнитель, срок и результат.

Как поставить подзадачу:

1–3. Перейдите в раздел Задачи и проекты > Задачи и откройте карточку задачи.
4–5.Нажмите Подзадачи и создайте новую задачу. Если нужная задача уже есть, можно выбрать ее из списка.
6. В новой задаче заполните основные поля: название, описание, исполнитель и сроки.
7. Нажмите Создать.
Задачи в Битрикс24: как создать и настроить

В карточке родительской задачи будут отображаться все подзадачи. Чтобы быстро посмотреть блок с ними в карточке, нажмите кнопку Подзадачи. В карточках подзадач будет видна только родительская задача.

Родительская задача с подзадачами

Подзадача, из которой можно перейти в родительскую

Когда добавлять чек-листы

Чек-лист нужен, когда задачу выполняет один человек или небольшая команда, и она состоит из нескольких небольших действий. При этом результат у задачи остается один.

В таких случаях создавать отдельную подзадачу для каждого действия избыточно — структура становится сложнее, чем нужно. Чек-лист помогает зафиксировать все шаги и быстро понять, что уже сделано, а к чему еще не приступали.

Например, задача «Подготовить публикацию в соцсети» состоит из шагов:

• написать текст,
• подобрать изображение,
• сделать отложенную публикацию,
• проверить отображение.

Все эти действия ведут к одному результату — опубликованному посту. Значит, достаточно чек-листа.

Добавьте чек-лист в карточке задачи:

1. Нажмите Чек-листы.
2. Добавьте пункты и напишите, что нужно сделать.
3–4. Если для выполнения пунктов нужна помощь коллег, назначьте соисполнителей. Нажмите и выберите сотрудника. Например, дизайнер готовит изображение, маркетолог проверяет текст, а основной исполнитель контролирует публикацию и отвечает за результат целиком.