В любой компании есть повторяющиеся задачи: бухгалтер ежемесячно сдает отчетность, HR отслеживает испытательные сроки, маркетолог готовит отчет по рекламе, руководитель команды проводит еженедельные планерки. Когда такие задачи создаются вручную, легко что-то упустить: забыть настроить напоминание, указать неправильный крайний срок или не прикрепить документы. В результате — просрочки, ошибки и потери времени.

Регулярные задачи решают эту проблему. Вы настраиваете процесс один раз и задача автоматически создается по расписанию, с указанными исполнителем и сроками. Даже если кто-то занят другими проектами, новые задачи появятся вовремя — про них не нужно помнить и ставить вручную.

Например, маркетологу каждый месяц автоматически создается задача «Создать отчет по рекламе». Руководитель видит, что задача поставлена, сроки актуальны, и может заранее выбрать другого исполнителя или скорректировать крайний срок. Работа идет по расписанию, без сбоев и ручных напоминаний.

Регулярные задачи — это не просто автоматизация. Это способ сделать работу компании предсказуемой и управляемой.

• Ничего не забывается. Даже если человек занят другими делами, Битрикс24 вовремя создаст задачу и напомнит о ней.
• Процессы идут по расписанию. Руководителю не нужно каждый раз ставить одинаковые поручения вручную.
• Команда освобождается от рутины. Меньше ручных действий — больше времени на важные задачи.
• Команда работает организованно. Регулярные задачи помогают выработать рабочую дисциплину — поручения выполняются по графику, без срывов и спешки.

Когда нужно автоматизировать постановку задач

Автоматизация регулярных задач помогает ничего не забыть и делает процессы предсказуемыми. Задачи создаются автоматически по шаблону, с указанными участниками и периодами повторения. Руководителю не нужно напоминать о повторяющихся задачах, а сотрудники получают их вовремя и понимают, что нужно сделать.

Регулярные задачи помогают, когда одни и те же дела повторяются с определенной периодичностью. Автоматизировать постановку задач нужно, если что-то из этого встречается в вашей работе:

Задача повторяется по расписанию — ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Например:

• Продажи — «Проверить незакрытые сделки в CRM» каждую пятницу.
• Маркетинг — «Подготовить отчет по рекламе» в первый рабочий день месяца.
• Офис-менеджер — «Заказать канцелярию и расходники» раз в месяц.

Нужно регулярно проверять качество и готовность. Повторяющиеся инспекции, профилактика, аудиты. Например:

• Производство — «Проверить оборудование и зафиксировать результаты обслуживания» раз в две недели.
• IT — «Проверить резервные копии системы» каждую субботу.

Важно не терять коммуникации и заявки. Когда поток обращений постоянный и легко что-то упустить. Например:

• Клиентский сервис — «Проверить нерешенные обращения и подвести итоги недели» каждую пятницу.
• HR — «Проверить результаты адаптации новых сотрудников» каждый понедельник.

Нужна актуальность документов и шаблонов. Законы меняются, внутренние правила обновляются. Например, задача юристам — «Проверить и обновить шаблоны договоров» раз в три месяца.

Требуется сверка данных из разных систем. Чтобы отчетность сходилась и руководитель видел реальную картину. Например, задача для финансового отдела — «Сверить остатки по расчетным счетам и движение средств» каждую неделю.

Как работают регулярные задачи

Регулярная задача настраивается один раз — вы указываете описание, срок выполнения, ответственного, условия повторения и любые другие детали. После этого задачи автоматически создаются по вашему расписанию: каждый день, неделю, месяц или год. Битрикс24 копирует структуру исходной задачи: чек-листы, файлы, подзадачи и участников. Так команда работает в стабильном ритме, руководителю не нужно вручную напоминать о задачах, а процессы идут без перебоев.

Например, на производстве каждые две недели автоматически появляется задача «Проверить оборудование и обновить журнал обслуживания». Сотрудник отмечает выполнение в Битрикс24, а руководитель видит историю проверок — без ручного контроля и таблиц.

Как настроить регулярную задачу

В регулярной задаче вы задаете расписание, исполнителя, срок выполнения и другие параметры — дальше задачи будут создаваться автоматически по этим настройкам.

Основные параметры. Заполните основные поля задачи — название, описание, исполнителя и другие. При необходимости добавьте дополнительные детали, например, файлы, чек-лист и напоминания. Все эти параметры будут отображаться в каждой новой задаче.
Как правильно ставить задачу в Битрикс24

Повторения. Настройте, как часто должна создаваться задача:

• Частота повторения — ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Например, менеджеру по продажам еженедельно автоматически создается задача «Проверить новые заявки в CRM».
• Интервал — шаг между повторениями: через день, раз в две недели, раз в два месяца и так далее. Например, раз в две недели руководителю приходит задача «Проверить задачи отдела» — удобно для регулярного контроля и планирования.
• Конкретные дни — выберите дату или день недели: например, каждую среду, 20 числа месяца или 15 апреля.

Дата начала повторения. По умолчанию регулярные задачи начинают создаваться сразу после настройки, но можно задать дату, когда они должны стартовать. Например, маркетолог планирует запуск новой рекламной кампании с 1 ноября и настраивает создание задачи «Проверить креативы и тексты для рекламы» с этой даты. До наступления 1 ноября задачи не появятся — они начнут создаваться точно по расписанию. Это удобно, если нужно заранее запланировать старт работы и не держать дату в голове.

Дата завершения. Если задачи актуальны только до определенного срока, можно указать дату, когда повторения должны остановиться. Это помогает поддерживать актуальность процессов и не создавать лишние задачи. Завершить повторение задачи можно по нескольким условиям:

• По дате. Например, отчетность нужна только до конца года — укажите 31 декабря.
• По количеству повторов. Например, маркетинговая акция длится три недели — установите три повторения, после чего задачи перестанут создаваться.
• Без ограничений. Для постоянных процессов задача будет автоматически создаваться, пока вы не остановите повторение вручную.

Крайний срок задачи. Укажите, через какое время после постановки, задача должна быть выполнена. Исполнитель сразу увидит, когда нужно закончить работу. Например, для задачи «Подготовить отчет по продажам» можно указать срок — через два дня после создания. Менеджер видит конкретную дату в карточке задачи и планирует время так, чтобы успеть подготовить отчет без спешки.

После создания регулярной задачи Битрикс24 автоматически сохраняет шаблон со всеми условиями и деталями: описанием, участниками, файлами, чек-листами и расписанием. Шаблон нужен, чтобы корректно создавать новые задачи по вашим настройкам. Его можно отредактировать в любой момент:

• Изменить расписание или удалить повторы.
• Изменить условия самой задачи: описание, сроки, участников и другие параметры.

Это удобно, если изменились условия работы, процесс временно приостановлен или нужно добавить новые материалы.

Например, в отделе маркетинга шаблон задачи «Проверить рекламные кампании» можно удалить в низкий сезон. Когда начинается новый период активности, регулярные задачи настраивают снова — они автоматически создаются по расписанию.

В бухгалтерии шаблон «Сдать отчетность» обновляют в начале года — если меняются даты сдачи отчетов или добавляются новые формы документов. Благодаря этому задачи создаются с актуальными сроками и файлами, и бухгалтер не пропускает отчетность из-за устаревших данных.
Как настроить регулярные задачи

В шаблоне можно изменить параметры задачи и повторов