Когда задач становится много, легко запутаться: где нужный файл, кто отвечает за следующий шаг и что уже сделано. Задачи в Битрикс24 — это не просто список поручений, а набор инструментов, которые помогают держать процесс под контролем, работать слаженно и завершать все вовремя.

Эти возможности делают работу команды прозрачной: руководитель видит прогресс, участники понимают свои роли, а информация не теряется между чатами и письмами.

Например, вы готовитесь к запуску новой рекламной кампании. Нужно придумать концепцию, написать тексты, подготовить макеты и запустить рекламу.

• Без задач Битрикс24 все быстро превращается в хаос: бриф теряется в переписке, дизайнер ждет материалы, копирайтер не знает сроков, а руководитель тратит время на уточнения.
• С задачами Битрикс24 процесс становится прозрачным. Руководитель создает задачу и связывает ее с проектом «Кампания весна 2025». В описании — цель и срок, в чек-листе — шаги: идея, тексты, макеты, запуск. Каждый пункт закреплен за своим исполнителем, к задаче прикреплены материалы и медиаплан. Команда видит общий прогресс, а руководитель — реальную картину без лишних уточнений.

Так задачи в Битрикс24 превращают обычное поручение в управляемый процесс — с понятной структурой, ответственностью и зафиксированным результатом.

В статье расскажем, какие возможности задач помогают команде работать слаженно и доводить работу до результата.

Крайний срок — чтобы выполнять задачи вовремя

Крайний срок показывает дату, к которой задача должна быть выполнена. Он помогает исполнителю правильно расставить приоритеты и понять, за что взяться в первую очередь. Для руководителя — это способ увидеть, успевает ли команда: какие задачи уже «горят», где есть риск задержки и кому может потребоваться помощь. Сроки в связке с количеством задач на сотруднике позволяют понять общую нагрузку и вовремя отреагировать.

Чтобы сроки оставались выполнимыми и понятными для всех, в Битрикс24 можно запретить переносить сроки или настроить, кто и как может их менять:

• разрешить сотруднику менять срок самостоятельно — полностью или с ограничениями: задать, до какой даты можно переносить срок или сколько раз это разрешено сделать,
• включить опцию «Запрашивать причину изменения срока», чтобы понимать, почему дедлайн сдвигается.

Такая настройка помогает сохранять прозрачность и ответственность без постоянных напоминаний. Руководитель видит изменения сроков и может вовремя скорректировать план, а сотрудники — управлять своими задачами и не пропускать дедлайны, если они жесткие.

Например, в отделе маркетинга руководитель создает задачу «Подготовить баннеры для рекламной кампании» с крайним сроком — 15 октября и разрешает изменить его один раз с указанием причины. Дизайнер переносит срок на день позже из-за задержки согласования макета и добавляет комментарий. Руководителю не нужно уточнять причину — она сразу видна в задаче.

В юридическом отделе есть задача «Проверить договор» с крайним сроком — 10 октября. Руководитель разрешает переносить дедлайн только до 20 октября. Это помогает держать процесс под контролем — сотрудники могут адаптировать сроки, но не откладывать задачу слишком далеко.

Файлы и документы — чтобы видеть актуальные версии

Текст задачи не всегда передает все детали. Файлы с макетами, инструкциями или договорами помогут исполнителю точно понять, что нужно сделать и каким должен быть результат.

В новой карточке задачи появился отдельный блок «Файлы». Он общий для всех — любой участник может загрузить файл, и он сразу появится в этом списке. Так все материалы находятся перед глазами и поддерживают совместную работу — их не надо искать в почте или мессенджере.

Если нужно что-то быстро обсудить — можно отправить файл прямо в чат задачи.

Например:

• Менеджер прикладывает проект договора, а юрист проверяет документ прямо в задаче. Все правки и версии сохраняются в одном месте — не нужно пересылать файл по почте.
• Дизайнер загружает баннер в задачу «Подготовить рекламный макет» — менеджер может сразу проверить готовый файл и отправить его клиенту.

Если прикрепить файл, созданный в Битрикс24, он будет доступен в других инструментах: на диске, в проектах и так далее. При изменении файла на диске новая версия сразу появится в задаче и наоборот. Для файлов можно включить общий доступ и поделиться ими с коллегами или внешними партнерами.

Так команда всегда работает с актуальными материалами и не тратит время на поиск нужных файлов.

Чек-листы — чтобы не упустить детали

Чек-лист помогает структурировать задачу и контролировать ее выполнение. Он превращает большую задачу в понятный список шагов, показывает прогресс и помогает не забыть важные детали.

Как можно использовать чек-листы:

• Для поэтапной работы — когда задача состоит из нескольких шагов. Например, маркетолог добавляет чек-лист в задачу «Подготовить рассылку»: собрать материалы, согласовать текст, утвердить макет и отправить рассылку.
• Для распределения маленьких задач внутри большой — когда над задачей работают несколько человек или нужно точно разделить обязанности. В чек-лист можно добавлять подпункты, назначать ответственных и прикреплять файлы. Например, в задаче по подготовке мероприятия можно добавить подпункты «Пригласить участников», «Подготовить площадку», «Создать презентацию» и назначить ответственного на каждый шаг.

Так исполнителю проще планировать работу, а руководителю — видеть, что уже сделано, а что еще в процессе.

Напоминания — чтобы ничего не забыть

Напоминания помогают выполнять задачи вовремя и не срывать сроки. Их можно установить для любого участника — исполнителя, соисполнителя или наблюдателя. Исполнителям напоминания подскажут, когда пора приступить к задаче или завершить этап. Постановщику — помогут проверить результат в нужный момент, без постоянных уточнений и напоминаний вручную.

Например, менеджер ставит напоминание себе за три дня до дедлайна, чтобы успеть подготовить предложение клиенту, а руководителю — за день до завершения, чтобы проверить успевает ли менеджер.

Результаты — чтобы зафиксировать итоги работы

Результаты помогают зафиксировать итоги задачи и сохранить их в одном месте. Исполнитель может прикрепить файл, отчет, презентацию или коротко описать, что было сделано.

Чтобы избежать формального закрытия задачи, можно включить опцию «Результаты». В этом случае Битрикс24 напомнит добавить итог и не даст завершить задачу, пока результат не зафиксирован. Так руководитель сразу видит, чем закончилась работа, а команда — не теряет итог в чате.

Проекты — чтобы видеть общую картину

Проект объединяет задачи, которые ведут к одной цели. Все поручения и материалы находятся в одном месте, поэтому участники понимают общий контекст и быстрее ориентируются в работе. В каждом проекте можно настроить свой канбан с этапами, чтобы удобно отслеживать процесс работы. Команда двигает задачи по колонкам — видно, что уже сделано, что в работе и какие задачи требуют внимания.

Например, при запуске нового продукта задачи по дизайну, маркетингу, тестированию и продажам входят в один проект. Руководитель видит, на каком этапе каждая часть, а если где-то появляется задержка, ее можно быстро заметить и скорректировать.
Как создать группу и проект