В Битрикс24.Docs — это встроенный онлайн-редактор для работы с документами. Вы можете создавать документы и редактировать их совместно с коллегами прямо в Битрикс24.

Чтобы несколько сотрудников могли работать с документом, нужно настроить права доступа. Их можно выдать на отдельный документ, папку или весь диск.
Как настроить права доступа к Моему диску

В статье расскажем:

• как выбрать режим работы с документом,
• работать с комментариями и правками,
• следить за изменениями в документе,
• объединять и сравнивать документы.

Выбираем режим работы с документом

В Битрикс24.Docs сотрудники могут работать с документом в нескольких режимах: редактирование, рецензирование, просмотр и комментирование.

Сотрудники могут одновременно работать в разных режимах. Например, один сотрудник редактирует документ, второй — оставляет комментарии.

Чтобы выбрать нужный режим, нажмите кнопку в правом верхнем углу.

Редактирование — режим, в котором изменения сразу отображаются в тексте и видны всем участникам. Этот способ подойдет, если нужно быстро внести правки без дополнительных подтверждений.

Так отображаются изменения, когда сотрудник редактирует документ

Рецензирование — позволяет предлагать изменения без их автоматического применения. Начните исправлять слово или предложение — ваша правка отобразится в тексте другим цветом. Автор документа может принять ее или отклонить.

Комментирование — можно оставлять заметки и предложения по тексту, не изменяя его.

Чтобы оставить комментарий:

1. Выделите нужное слово или предложение в тексте.
2. Нажмите правую кнопку мыши и выберите Добавить комментарий.
3. Напишите комментарий и нажмите Добавить.

Текст, к которому оставили комментарий, выделен желтым цветом

Работаем с комментариями и правками

Вы можете просмотреть изменения, отсортировать комментарии или добавить новые. Нажмите Комментарии > Три точки (...) и выберите нужный вариант.

Чтобы быстро переключаться между комментариями и правками, отклонять или принимать их, используйте вкладку Совместная работа.

Отслеживаем исправления в документе

C помощью режимов можно выбрать способ просмотра правок и их отображения в тексте.

Отслеживать изменения. Можно выбрать, кто будет видеть изменения в документе: только вы или все сотрудники. Это удобно, когда важно видеть все правки в тексте. Если правок слишком много, их можно временно скрыть.

Чтобы включить режим отслеживания, перейдите на вкладку Совместная работа > Отслеживание изменений и выберите нужный режим.

Включить отслеживание:

• Только для меня — изменения будут видны только вам пока документ открыт.
• Для всех — правки увидят все сотрудники. Если один из сотрудников включит отслеживание, этот режим автоматически применится для всех сотрудников.

Отключить отслеживание:

• Только для меня — скрывает правки только для вас.
• Для всех — скрывает изменения для всех сотрудников. Если один из сотрудников отключит отслеживание, оно отключится у всех.

Просматривать исправления. На вкладке Cовместная работа > Отображение можно выбрать, как правки будут отображаться в тексте.

• Исправления и выноски — подходит для анализа и обсуждения правок с коллегами. Показывает все изменения: добавленный, исправленный и удаленный текст.
• Только исправления — показывает правки в тексте без полей с комментариями.
• Измененный документ — показывает, как будет выглядеть документ после принятия всех правок.
• Исходный документ — показывает первоначальную версию документа, чтобы сравнить с текущей и оценить объем изменений.

Объединяем и сравниваем версии документа

Чтобы работать с разными версиями документов, используйте опции:

• Сравнить — показывает различия между двумя версиями документа.
• Объединить — позволяет объединить изменения из нескольких версий документа в один файл. Можно выбрать, какие правки сохранить.
• Слияние — помогает объединить изменения, если несколько сотрудников редактировали документ одновременно. Можно принять или отклонить каждое исправление.

Рассмотрим пример, как объединить две версии документа.

1-3. Нажмите Совместная работа > Объединить > Документ с URL-адреса. Это документ, который хранится на диске в Битрикс24, и доступен по ссылке.
4. Вставьте ссылку на документ. Ее нужно предварительно запросить у коллеги. Он может прислать вам внутреннюю ссылку на документ.
Как использовать публичные и внутренние ссылки на файлы в Битрикс24

Готово. Две версии документа объединены

• Безопасность данных в Битрикс24.Docs
• Как работать с таблицами в Битрикс24.Docs