Теперь кадровые документы, созданные в 1С, можно сразу отправлять на подпись в Битрикс24 КЭДО. Сотрудники автоматически получат уведомления и смогут подписать документы прямо в Битрикс24.

В статье расскажем, как:

• отправить документ из 1С,
• посмотреть документ в Битрикс24 КЭДО,
• отследить статусы документов в Битрикс24 КЭДО и 1С.

Отправить документ из 1С

Кадровые документы, созданные в 1С — например, приказ о приеме на работу или трудовой договор — можно сразу отправить на подпись в Битрикс24 КЭДО. Перед отправкой настройте в 1С маршрут подписания и выберите участников. Отправить можно как один документ, так и сразу несколько.

Отправить один документ одному сотруднику.

1. Перейдите в 1С в раздел Приемы на работу, переводы и увольнения.
2. Выберите документ нужного сотрудника — для этого выделите строку в списке. Рядом с его фамилией будет иконка — она показывает, что данные сотрудника синхронизированы между 1С и Битрикс24.
3. Нажмите Печатные формы который нужно отправить на подпись — например, приказ о приеме. Откроется печатная форма документа.
4. Выберите Перейти к отправке на подпись в Битрикс24.
5. Заполните поля:

• Применить настройки: Только для меня — настройки сохранятся в 1С только для вас, Для всех — настройки применятся для всех сотрудников, которые отправляют документы из 1С в Битрикс24 КЭДО.
• Код документа. Укажите код на основании приказа Минтруда РФ №578н. Код нужен для хранения кадровых документов.
  Приказ Минтруда РФ №578н
• Провайдер подписи. Это может быть Битрикс24 КЭДО или внешний провайдер, например Госключ.
  Как выбрать провайдера электронной подписи в Битрикс24 КЭДО
• Кто будет подписывать от лица компании. Укажите представителя компании — например, генерального директора.
• Кто будет согласовывать. Если нужно согласовать документ, выберите сотрудника — например, руководителя сотрудника. Если согласовывать не нужно – оставьте поле пустым. В 1С можно выбрать только одного согласовывающего. Если их несколько — документ нужно отправлять из Битрикс24 КЭДО.
• Кто будет ответственным. Выберите Я — если уведомления о статусе документа в Битрикс24 КЭДО должны приходить вам, или Другой — если контролировать процесс будет другой сотрудник.
• К чему привязать в 1С файл подписанного документа. Выберите, к какому элементу в 1С прикрепить документ, чтобы его было легко найти позже — например, к карточке сотрудника.

Отправить несколько документов одному сотруднику.

1. Перейдите в 1С в раздел Приемы на работу, переводы, увольнения.
2. Выберите документ нужного сотрудника — для этого выделите строку в списке.
3. Нажмите Печатные формы.
4. Выберите Комплект документов при приеме на работу.
5. Поставьте галочки рядом с документами, которые нужно отправить сотруднику.
6. Нажмите Перейти к отправке на подпись в Битрикс24.
7. Заполните поля: Применить настройки, Код документа, Провайдер подписи и так далее.
   Как заполнить поля
8. Нажмите Отправить на подпись в Битрикс24.

Отправить документы разным сотрудникам. Например, когда нужно принять на работу несколько новых сотрудников.

1. Перейдите в 1С в раздел Приемы на работу, переводы, увольнения.
2. Выберите документы нужных сотрудников — для этого выделите строки в списке.
3. Нажмите Печатные формы.
4. Выберите тип документа — можно отправить конкретный документ или сразу комплект.
5. Нажмите Перейти к отправке на подпись в Битрикс24.
6. Заполните поля: Применить настройки, Код документа, Провайдер подписи и так далее.
   Как заполнить поля
7. Выберите сотрудника, которому нужно отправить документ. Каждый документ нужно отправлять отдельно.
8. Нажмите Отправить на подпись в Битрикс24.
9. Повторите действия с каждым сотрудником и документом, если отправляли комплект.

Посмотреть документ в Битрикс24 КЭДО

После отправки из 1С документ автоматически появится в Битрикс24 КЭДО. Здесь сотрудники могут согласовать и подписать его.

В Битрикс24 КЭДО можно отслеживать процесс подписания документов — контролировать сроки, проверять статусы и получать напоминания. Срок подписания можно изменить вручную, а частота напоминаний задается автоматически при создании документа в 1С.

Напоминания помогают вовремя подписывать документы и избегать задержек. По умолчанию представителю компании будет приходить одно напоминание в день, сотрудникам — два.

Срок помогает контролировать процесс и подписывать документы вовремя. По умолчанию каждому документу автоматически назначается максимальный срок подписания — три месяца, но вы можете его изменить. Минимальный срок — пять минут.
Как установить срок подписания документа

1. Перейдите в карточку нужного документа. В таймлайне в поле Крайний срок нажмите на дату.
2–3. Укажите новую дату и нажмите Выбрать.

Отследить статусы документов в Битрикс24 КЭДО и 1С

Статусы документов отображаются в Битрикс24 КЭДО и в 1С.

Битрикс24 КЭДО. Статусы документов можно отслеживать в карточке документа и на канбане. В карточке отображается подробная информация — кто согласовал, подписал документ или задерживает подписание.

На канбане можно посмотреть, на какой стадии находится каждый документ. А у карточек на финальной стадии отображается статус подписания. Это помогает быстро оценить общую картину.

Статусы документов в канбане

Статус документа в карточке

1С. Статус документа указан рядом с именем сотрудника:

• синий — документ доставлен в Битрикс24,
• красный — документ не доставлен, например, потому что данные сотрудника не синхронизированы между 1С и Битрикс24,
• зеленый — документ подписан.

Статусы документов в 1С

• HR-бот в Битрикс24 КЭДО
• Как работать с разделом Мои документы